Внутрихозяйственный контроль за поступлением и расходованием кассовой наличности

Внутрихозяйственный контроль сохранности и использования денежных средств в ООО «Чипра» осуществляют директор и главный бухгалтер. Как и все предприятия, ООО «Чипра» хранит свои денежные средства в учреждении банка.

Внутрихозяйственный контроль сохранности и использования денежных средств в кассе ведется в соответствии с Положением о ведении кассовых операций в Российской Федерации.

Главный бухгалтер подбирает на должность кассира, заключает с ним договор о полной материальной ответственности. Этот договор передают инспектору по кадрам, который включает его в личное дело кассира.

Кассиру запрещается передавать выполнение порученной ему работы другим лицам. В случае необходимости временной замены кассира, исполнение обязанностей кассира возлагаются на другого работника по письменному приказу руководителя ООО. С этим работником также заключается договор о его полной материальной ответственности.

Главный бухгалтер и его заместитель, пользующиеся правом подписи кассовых документов, не могут исполнять обязанности кассира. Руководитель хозяйства обеспечивает условия сохранности денег в кассе, а также при доставке их в банк или из банка.

Помещение кассы в хозяйстве изолировано, двери в кассу во время операций заперты с внутренней стороны. Часто в помещение кассы допускаются лица, не имеющие отношения к ее работе.

Все наличные деньги и ценные бумаги хранятся в несгораемом металлическом сейфе, сейф прикреплен к полу. Касса оборудована сигнализацией. По окончании работы кассы сейф закрывается ключом и опечатывается сургучной печатью кассира. У выхода из кассы кассир стелит коврик, пропитанный специальным составом. Ключи и печати хранятся у кассира. Дубликаты ключей в опечатанном кассиром пакете хранятся в сейфе главного бухгалтера.

Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих хозяйству, запрещается.

Перед открытием помещения кассы и металлического сейфа кассир осматривает сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей, убеждается в исправности охранной сигнализации.

Основным звеном в осуществлении внутрихозяйственного контроля денежных средств является инвентаризация денег в кассе. Ее проводят внезапно, один раз в месяц. Перед началом инвентаризации денег в кассе выполняется ряд предварительных правовых процедур: берут от кассира расписку в том, что во вверенной ему кассе наличные деньги частных лиц и посторонних организаций не хранятся. Этим предупреждается возможность перекрытия из других источников недостачи денег, изменения остатка денег, выведенного в кассовой книге. Последний кассовый отчет и документы по операциям кассир сдает в бухгалтерию для проверки. На отчете кассир делает отметку о том, что все приходные и расходные кассовые ордера и другие денежные документы включены в этот отчет и в кассе нет неоприходованных и не списанных в расход денег.

Проверяющий группирует наличные деньги по соответствующим купюрам и в присутствии кассира проводит полный полистный их пересчет, включая опечатанные в пачках деньги.

Частные расписки, якобы подтверждающие получение денег лично у кассира, или сдачу их на хранение, в оправдание остатка денег в кассе не принимаются. Результаты инвентаризации наличных денег сопоставляются с данными бухгалтерского учета. В случае установления в кассе излишних денег, они тут же приходуются, для чего выписывается приходный кассовый ордер на сумму излишка, который регистрируется в кассовой книге. Составляется проводка:

Дт 50 «Касса» .

Кт 80 «Прибыли и убытки» .

Выявленная недостача в кассе отражается следующим образом:

1. Отражена недостача денежных средств в кассе Дт 84 «Недостачи и потери от порчи ценностей» .

Кт 50 «Касса» .

2. Отражены суммы, подлежащие взысканию с виновных лиц за недостающие ценности Дт 73/3 «Расчеты по возмещению материального ущерба» .

Кт 84 «Недостачи и потери от порчи ценностей» .

3. Отражаются суммы погашенного ущерба, причиненного работниками.

Дт 50 «Касса» .

Дт 70 «Расчеты по оплате труда» .

Кт 73/3 «Расчеты по возмещению материального ущерба» .

Результаты инвентаризации денежных средств в кассе отражают актом типовой формы № Инв.-15.

Недостатки в организации внутрихозяйственного контроля сохранности и использования денежных средств в ООО «Чипра"следующие:

• 1. Нарушаются рекомендации по охране и транспортировке денежных средств из банка в кассу хозяйства. Кассиру не предоставляется охрана и специальное транспортное средство при доставке денег в хозяйство. В салон транспортного средства допускаются лица, попутно следующие, нарушается маршрут следования. Кассиру даются какие-либо поручения, не имеющие отношения к получению и доставке денег.
• 2. Дубликаты ключей от сейфа и кассы должны храниться по Положению в сейфе руководителя, в хозяйстве они хранятся в сейфе главного бухгалтера.
• 3. Имеются случаи подписи руководителем и главным бухгалтером незаполненных чеков и выдачи их кассиру для самостоятельного заполнения при получении денег в банке.
• 4. Разрешается производить прием и выдачу денег по кассовым ордерам до конца текущего месяца, в нарушение действующего порядка; выдача и прием денег должен производиться только день их составления.
• 5. Наличные деньги, полученные в учреждении банка должны расходоваться по строго целевому назначению. В хозяйстве практикуется, например, деньги, полученные на социальную сферу, расходовать на командировки и оплату труда.