Классификация бухгалтерских документов и их назначение

Факт совершения хозяйственных операций, проводимых организацией, подтверждается первичными учетными документами. Первичный учётный документ — документ, подтверждающий факт совершения хозяйственной операции, составленный в момент ее совершения или непосредственно после ее совершения и предназначенный для отражения результата хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета. Они имеют юридическую силу и составляются ответственным исполнителем совместно с другими участниками операции.

Первичный учетный документ в обязательном порядке должен заполняться в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, — непосредственно после ее совершения. Он должен заполняться в соответствии с предъявленными требованиями и подтверждаться уполномоченными на это лицами. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, согласовывается с главным бухгалтером и утверждается руководителем организации.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции, связанные с поступлением или выплатой денежных средств, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером.

Первичные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. Оформляются они обычно в нескольких экземплярах, свободные строки в них прочеркиваются.

К первичным учетным документам предъявляются определенные требования. Документ должен содержать обязательные реквизиты:

ь наименование, номер, дату и место его составления;

ь содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее измерение и оценку в натуральных, количественных и денежных показателях;

ь должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и личные подписи.

В зависимости от характера хозяйственных операций и системы обработки данных в первичные учётные документы могут включаться дополнительные реквизиты.

Документы должны заполняться четко, разборчиво, в них не допускаются неоговоренные исправления и стирание записей. Неправильные записи в первичных учетных документах исправляются путем их зачеркивания и написания правильных. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается.

Лица, составившие и подписавшие первичные учётные документы, обеспечивают своевременное и качественное оформление этих документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учёте, а также достоверность содержащихся в них данных.

Бухгалтерские документы классифицируются по однородным признакам: по назначению, порядку составления, способу охвата операций, по месту составления, содержанию хозяйственных операций, по порядку заполнения По назначению документы подразделяются на распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления и комбинированные. Распорядительными называются документы, которые содержат распоряжение, указание на совершение хозяйственной операции. Они разрешают произвести операцию, но не могут служить основанием для отражения операций в учете. Например, платежное поручение, доверенность, чек на получение наличных денег с расчетного счета, распоряжение о проведении инвентаризации. Оправдательными (исполнительными) называются документы, подтверждающие факт совершения хозяйственной операции и служат основанием для отражения хозяйственной операции в учете.

К их числу относятся: инвентаризационная опись, акт на оприходование пастбищных кормов, учтенных зоотехническим методом, журнал учета надоя молока, акт на оприходование приплода животных, акт приема-передачи грубых и сочных кормов. Документы бухгалтерского оформления составляются в бухгалтерии организации в основном для подготовки распорядительных и оправдательных документов и отражения их в бухгалтерском учете. Например, ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, коммерческих расходов, начисления и распределения амортизационных расходов. Комбинированными называются документы, которые сочетают функции распорядительных и оправдательных, оправдательных и бухгалтерского оформления. Такими документами являются: расходный кассовый ордер в первой части содержит распоряжение о выдаче денег, а во второй оформляется выдача денег, что подтверждается подписями получателя и кассира, авансовый отчет содержит перечень произведенных расходов со ссылкой на подтверждающие их документы, а также указание на какие счета необходимо их отнести.

По порядку формирования документы бывают первичными и сводными. Первичные составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения, а если это невозможно, то непосредственно после ее совершения. Формы первичных документов разрабатываются и утверждаются государственными органами. Типовые формы первичных учетных документов содержатся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Сводные документы оформляются на основании первичных учетных документов. К таким документам относят: отчет о движении скота и птицы на ферме, отчет о процессах инкубации, отчет о переработке птицы и выходе продукции.

По способу составления и использования первичные документы подразделяются на разовые и накопительные. Разовые применяются для отражения одной или нескольких одновременно совершаемых операций. Например, приходные и расходные кассовые ордера, счета-фактуры, платежные поручения. Накопительные документы используют для оформления однородных хозяйственных операций по мере их совершения за определенное время (недели, декады месяца). В конце каждого периода в них подводятся итоги по соответствующим показателям. Например, путевой лист трактора, учетный лист тракториста-машиниста, наряд на сдельную работу.

По месту составления документы подразделяются на внутренние и внешние. Внутренние составляются в организации для отражения внутренних операций. К ним относятся: расчетно-платежная ведомость, требование-накладная, приходные и расходные кассовые ордера. Внешние документы составляются за пределами данной организации и поступают в оформленном виде. Это выписки банка, счета-фактуры, товарно-транспортные накладные.

По экономическому содержанию документы подразделяются на материальные, денежные и расчетные. Материальные предназначены для отражения операций по наличию и движению средств и предметов (акт на выбраковку продуктивных животных из основного стада, на списание основных средств, карточка складского учета). Денежные документы используют для учета движения денежных средств. С их помощью учитывают кассовые и банковские операции (чеки, выписки банка, облигации, сберегательные сертификаты). Расчетные документы предназначены для отражения расчетных взаимоотношений с юридическими и физическими лицами (платежное поручение, авансовый отчет).

По способу заполнения документы подразделяют на составляемые вручную и при помощи электронных средств вычислительной техники.

Первичные документы поступают в бухгалтерию, где проверяются. Проверка документов состоит из формальной, арифметической и по существу. При формальной проверке выясняют, выписан ли документ на бланках установленной формы, все ли реквизиты указаны и заполнены, есть ли подписи должностных лиц, участвующих в совершении операции и оформлении документа, нет ли в нем подчисток, помарок и неоговоренных исправлений.

Арифметическая проверка документов состоит в проверке правильности арифметических расчетов, результатов таксировки, а также правильности отражения количественных показателей.

Проверка документов по существу состоит в установлении законности и экономической целесообразности зафиксированной в документе хозяйственной операции и соответствия их действующему законодательству.

После проверки документы подвергаются приемке и бухгалтерской обработке. Правильность отражения хозяйственных операций в документах, их проверку и прием подтверждает подписью бухгалтер в копии реестра на сдачу документов или в копии отчета.

Проверенные и принятые документы подвергаются бухгалтерской обработке (группировке, таксировке и контировке). Группировка — это подборка документов в однородные по содержанию группы (кассовые документы, документы по учету производственных запасов, животных на выращивании и откорме. Таксировка — перевод натуральных показателей в денежные и подсчет сумм. Контировка заключается в записи на документе корреспондирующих счетов по данной хозяйственной операции. После записи и отражения в бухгалтерских регистрах производится их гашение. Денежные документы гасят штампом «получено» или «оплачено», другие документы — путем их перечеркивания.

После бухгалтерской обработки документы передают на хранение в архив. Они переплетаются в папки, на обложке указывают наименование организации, название и порядковый номер, год, месяц и количество листов. При передаче документов в архив и при их уничтожении составляются акты, которые хранятся в архиве. Руководитель организации несет ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и отчетности.

Первичные документы могут быть изъяты в соответствии с законодательством только органами которым предоставлены такие полномочия (дознания и предварительного следствия, прокуратурой, судами, органами налоговыми и финансовых расследований) на основании их постановлений.

Главный бухгалтер имеет право в присутствии представителя органа, проводящего изъятие первичных учетных документов, снять с них копии, а также с документа, являющегося основанием для изъятия. Изъятие документов оформляются актом с указанием даты изъятия.

В условиях рыночной экономики большое значение имеет своевременное поступление в бухгалтерию первичных документов, их обработка способствует получению необходимой информации для принятия эффективных управленческих решений и бухгалтерского контроля за использованием ресурсов организации.

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. Документооборотом называется движение документов от момента их составления или получения от других организаций до передачи в архив. В каждой организации он разрабатывается главным бухгалтером и утверждается ее руководителем. В нем указывают наименования всех первичных документов, количество их экземпляров, сроки и ответственного за представление документа в бухгалтерию, лицо, которое принимает, проверяет и обрабатывает документ, а также контролирует, как он используется в бухгалтерии. Каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота.

Обеспечение сохранности документов отчетности, а также документооборота возложено на руководство организации.