Виды и формы расчетов с поставщиками и подрядчиками

Денежные расчеты с поставщиками и подрядчиками производятся либо в виде безналичных платежей, либо наличными деньгами. Использование наличных денег при расчетах регламентируется Положением о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации, Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденных Центральным банком РФ, и др. Эти нормативные документы предусматривают:

наличие специально оборудованного помещения кассы, оснащенного охранной сигнализацией;

ведение кассовой книги и других кассовых документов установленной формы;

прием наличных денег организациями при осуществлении расчетов с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин (Правительством РФ утвержден перечень отдельных категорий организаций, которые в силу специфики своей деятельности либо местонахождения могут осуществлять денежные расчеты с населением без применения контрольно-кассовых машин);

хранение свободных денежных средств в учреждениях банков;

расходование наличных денег, полученных из банков, строго на цели, указанные в чеке;

хранение наличных денег в кассе в пределах лимитов, установленных обслуживающим банком после согласования с руководством организации.

Все кассовые операции должны оформляться унифицированными формами первичной учетной документации, утвержденными Госкомстатом РФ и согласованными с Министерством финансов РФ и Министерством экономики РФ.

В кассу организации наличные деньги поступают с расчетного счета в банке в результате платежей за товарно-материальные ценности и услуги, при возврате ранее выданных сумм и пр. Для получения денег со своего расчетного счета в банке организации выдается чековая книжка. Чтобы снять наличные деньги с расчетного счета, бухгалтер заполняет денежный чек, подписывает его вместе с руководителем и передает кассиру. В чеке указывается назначение получаемой суммы. Отрывная часть чека остается в банке, а корешок чека (с указанием суммы) служит оправдательным документом для записи данной операции в учетных регистрах организации.

Факт получения денежных средств оформляется приходным кассовым ордером (форма № КО-1). Приходный кассовый ордер подписывается главным бухгалтером или уполномоченным им лицом, заверяется печатью и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма № КО-3). Журнал регистрации построен таким образом, что по его данным контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств, по нему присваиваются номера кассовым документам, проверяется полнота произведенных кассиром операций. Далее приходный кассовый ордер передается кассиру, который получает наличные деньги, подписывает ордер и квитанцию к нему и регистрирует операцию в кассовой книге. При внесении наличных денег в кассу лицу, внесшему их, выдается квитанция от приходного кассового ордера, заверенная подписями главного бухгалтера и кассира, печатью или оттиском кассового аппарата.

Наличные деньги из кассы выдаются по расходным кассовым ордерам (форма № КО-2) или по другим документам (платежным ведомостям, счетам, заявлениям на выдачу денег и пр.) с наложением на них специального штампа, заменяющего расходный кассовый ордер. Документы на выдачу должны быть подписаны руководителем организации и главным бухгалтером (или лицами, ими уполномоченными). Выдача денег по кассовым ордерам производится на основании документов, удостоверяющих личность получателя. В кассовом ордере отражаются основные реквизиты этого документа, и получатель расписывается в получении выданной суммы.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам производится только в день их составления. Все кассовые ордера после их исполнения погашаются штампом (или надписью) «Получено» или «Оплачено». При выдаче заработной платы, стипендий, премий и т. д. основанием для выплат служат расчетно-платежные или платежные ведомости. В этих случаях на каждого получателя расходный кассовый ордер не составляется. По истечении срока выдачи денег по ведомостям (трех рабочих дней) против фамилий лиц, не получивших причитающихся им денег, кассир ставит штамп «Депонировано» и составляет реестр депонированных сумм. На всю сумму, выданную по ведомости, составляется расходный кассовый ордер.

Учет движения денег в кассе ведется кассиром в кассовой книге (форма № КО-4). Каждая организация ведет только одну кассовую книгу. Эта книга должна быть прошнурована и опечатана печатью организации, а страницы в ней пронумерованы. Записи в кассовой книге обычно производятся кассиром в двух экземплярах через копировальную бумагу сразу после получения или выдачи денег по каждому ордеру или документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию второй отрывной лист кассовой книги (с приложенными к нему приходными и расходными кассовыми документами) под расписку в кассовой книге. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.

Приходные и расходные кассовые документы, журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров и кассовая книга могут вестись как ручным, так и автоматизированным способами.

Для учета наличия и движения денежных средств в кассе используется активный счет 50 «Касса». К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета: 50−1 «Касса организации»; 50−2 «Операционная касса»; 50−3 «Денежные документы» и др.

Например, на первом субсчете к счету 50 «Касса» учитываются наличные деньги организации. Если организация производит операции с наличной иностранной валютой, то к счету 50 должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной валюты. На втором субсчете к счету 50 «Касса» учитывается наличие и движение денежных средств в кассах отделений связи и транспортных организаций, этот субсчет открывается при необходимости для удаленных касс организации. Сальдо счета указывает на наличие суммы свободных денег в кассе на начало месяца, оборот по дебету — суммы, поступившие в кассу, а по кредиту — суммы, выданные из кассы. По окончании месяца путем сопоставления итогов оборотов по дебету и кредиту счета 50 «Касса» выводится сальдо наличных денег на конец месяца. Его сверяют с остатком в кассовой книге.

В сроки, определенные руководством, но не реже, чем установлено действующими нормативными документами, в кассе проводят инвентаризацию наличности. Результаты такой инвентаризации оформляют актом. Излишки денег, выявленные инвентаризацией, приходуют в кассу и зачисляют в доход организации. На счетах это отражается следующей записью:

Д-т 50 «Касса».

К-т 91 «Прочие доходы и расходы».

Недостача денег в кассе подлежит взысканию с материально ответственного лица (кассира), что и отражается бухгалтерской записью:

Д-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

К-т 50 «Касса».

И одновременно:

Д-т 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

К-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

В случае, если во взыскании с виновных лиц отказано судом, или они не найдены, убытки списываются на финансовые результаты организации:

Д-т 91 «Прочие доходы и расходы».

К-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Наличные деньги, полученные с расчетного счета в кассу организации, расходуются строго по целевому назначению (цели, на которые получены деньги, указываются на оборотной стороне чека). Неиспользованный остаток денег сдается в кассу банка. Возврат денег на расчетный счет оформляется расходным кассовым ордером.

Иногда в финансово-хозяйственной деятельности организации возникает разрыв во времени между зачислением денег на расчетный счет в учреждении банка и списанием их из кассы (инкассация, сдача денег в кассы почтовых отделений для зачисления на счета организации и т. д.). Для этих целей используют счет 57 «Переводы в пути». Основанием для принятия на учет сумм по этому счету являются квитанции учреждений банков и почтовых отделений; копии сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторами банка и пр. На счетах бухгалтерского учета эти операции отражаются следующим образом:

Д-т 57 «Переводы в пути».

К-т 50 «Касса» — сделан денежный перевод Д-т 51 «Расчетные счета».

К-т 57 «Переводы в пути» — зачислены деньги на счет в банке В кассе могут храниться не только наличные денежные средства, но и ценные бумаги, и денежные документы. К ним относятся оплаченные путевки в дома отдыха и санатории, акции акционерных обществ, почтовые и вексельные марки, марки госпошлины, оплаченные авиабилеты, проездные билеты и т. д. Денежные документы учитывают по номинальной стоимости. Поступление и выдача ценных бумаг производится по приходным и расходным ордерам с последующим составлением кассиром отчета по их движению.

Аналитический учет денежных документов ведут по их видам, а синтетический — на самостоятельном субсчете к синтетическому счету 50 «Касса». По дебету этого счета отражается стоимость приобретенных документов в корреспонденции со счетами денежных средств и расчетов.

Оплаченные наличными деньгами путевки в санатории, пансионаты отражаются бухгалтерской записью:

Д-т 50 «Касса», субсчет 50—3 «Денежные документы».

К-т 50 «Касса», субсчет 50—1 «Касса организации».

При выдаче путевок персоналу бесплатно или с частичной оплатой делают запись:

Д-т 50 «Касса», субсчет 50—1 «Касса организации» — на сумму частичного платежа Д-т 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» — на суммы, оплаченные организацией К-т 50 «Касса», субсчет 50−3 «Денежные документы».

Бланки строгой отчетности (трудовые книжки и вкладные листы к ним, квитанции путевых листов автотранспорта и пр.) учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности».

Все операции с поставщиками по расчетному счету банк производит с согласия и по поручению владельца счета. Поэтому взаимоотношения между организацией и банком строятся на основании договора, в котором фиксируются перечень услуг банка, тарифы комиссионных вознаграждений за услуги, сроки обработки платежных документов, условия размещения средств, права, обязанности и ответственность сторон и др.

Списание денежных средств с расчетного счета может производиться только по распоряжению клиента. Без его согласия списание делается по решению суда или в случаях, установленных законом или предусмотренных договором между банком и клиентом. Возможно бесспорное списание со счета налоговыми органами сумм недоимок и пеней по налогам и сборам, а также таможенными органами — сумм платежей и пеней.

Списание средств с расчетного счета организации производится в порядке календарной очередности поступления расчетно-платежных документов. Но существуют некоторые приоритеты: в первую очередь списываются денежные средства по исполнительным документам, затем производится списание по платежным документам на перечисления платежей в бюджет и государственные внебюджетные фонды, после этого перечисляются средства для расчетов по оплате труда с лицами, работающими по трудовому договору (контракту) и по другим денежным требованиям.

Движение средств на расчетном счете оформляется банковскими платежными документами. К таким документам относятся: объявления о взносе наличными, платежные поручения, платежные требования, платежные требования-поручения, чеки и аккредитивы, банковские пластиковые карточки. Объявлением о взносе наличными оформляется сдача наличных денег в кассу банка. Банк в подтверждение приема денег выдает клиенту квитанцию.

Наиболее часто при осуществлении безналичных расчетов используются платежные поручения, которые являются поручением организации обслуживающему ее банку о перечислении определенной суммы со своего счета на счет получателя средств.

Платежное требование представляет собой расчетный документ, содержащий требование к плательщику об уплате организации-получателю определенной суммы через банк.

Платежное требование-поручение представляет собой требование поставщика к покупателю заплатить стоимость поставленной по договору продукции (работ, услуг) на основании направленных в обслуживающий банк покупателя расчетных и отгрузочных документов.

Чек используется организацией для получения наличных денег с расчетного счета; он выписывается в одном экземпляре на имя кассира или другого лица, которому доверяется получение денег. Бланк чека состоит из самого чека, корешка чека и контрольной марки. Все части имеют одинаковый номер; корешок чека остается в чековой книжке, чек отрезается и предъявляется в банк, а контрольная марка выдается банковским служащим представителю организации для получения денег в кассе банка.

Аккредитив представляет собой условное денежное обязательство банка, выдаваемое им по поручению клиента в пользу его контрагента по договору. Банк, открывший аккредитив, может произвести поставщику платеж (акцептовать или учесть переводной вексель) или предоставить полномочия другому банку производить такие платежи при условии представления им документов и выполнении условий, предусмотренных в аккредитиве. Аккредитив предназначен для расчетов только с одним поставщиком. Одновременно может быть открыто несколько аккредитивов.

Во всех платежных банковских документах кроме обязательных реквизитов указывается назначение платежа. Помарки и подчистки в платежных документах не допускаются.

В настоящее время широко используются для оформления расчетных отношений между организациями векселя, которые частично заменяют деньги в расчетах. Вексель может быть использован не только в расчетах, но и при оформлении товарных кредитов, в качестве залога для получения кредита или займа, как средство обеспечения обязательств третьего лица и пр. Вексель представляет собой письменное безусловное долговое денежное обязательство строго установленной формы, выданное одной стороной (векселедателем) другой стороне (векселедержателю) и дающее его владельцу право по окончании срока обязательства (или досрочно) требовать с должника указанной в векселе денежной суммы.

Векселя бывают простые и переводные. Простой вексель (соло) оформляет сделку двух сторон — векселедателя и векселедержателя. Векселедатель одновременно является и плательщиком указанной в векселе денежной суммы. Переводной вексель (тратта) имеет три стороны, участвующие в сделке: векселедатель (трассант), плательщик (трассат) и векселедержатель (ремитент). При использовании переводного векселя векселедатель не является плательщиком. Естественно, что между векселедателем и плательщиком на момент выдачи векселя должны существовать договорные отношения, позволяющие векселедателю выдать обязательство по уплате плательщиком денежной суммы, указанной в векселе. Но переводной вексель не содержит ссылки на эти договорные отношения, поскольку изначально вексель является ничем не обусловленным обязательством.

Переводной вексель требует акцепта — согласия плательщика на уплату денежной суммы, указанной в векселе. Поскольку согласие плательщика погасить вексель вытекает из договорных отношений между векселедателем и плательщиком, то векселедатель несет ответственность перед векселедержателем за выполнение плательщиком обязанности заплатить. И в случае отказа плательщика акцептовать вексель обязанность уплатить по переводному векселю переходит векселедателю. Таким образом, векселедатель по переводному векселю отвечает и за акцепт, и за платеж.

По переводному векселю права передаются путем совершения на нем передаточной надписи. Такая передаточная надпись называется индоссаментом. Лицо, передающее свои права по векселю, называется индоссатором, а лицо, приобретающее права по векселю, называется индоссатом. Индоссамент отражается на оборотной стороне векселя.

Учреждения банка ведут учет векселей, в котором показывается передаче или продажа векселедержателем векселей банку по индоссаменту до наступления срока платежа по векселю и получение указанной в векселе суммы за вычетом процента, причитающегося банку (учетный процент, дисконт).

Вексельное обращение — сложная сфера расчетов, которая требует участия в ней не только бухгалтеров, но и банковских работников, юристов, нотариусов.

Организация должна контролировать обоснованность операций по своему расчетному счету. Учреждение банка выдает владельцу счета выписки об остатках и движении средств на расчетном счете с приложением к ним всех первичных расчетных документов. Записи в выписке банка по дебету означают выдачу наличных денег по чекам или списание (уменьшение) по счету по безналичным расчетам, а по кредиту — взносы наличных денег по объявлениям или зачисление (увеличение) счета по безналичным расчетам.

В бухгалтерском учете организации для учета этих операций открывают самостоятельный активный синтетический счет 51 «Расчетные счета», в котором указанные в выписке банка операции записывают наоборот: поступления (увеличение количества денежных средств) — в дебет счета, а выбытие (уменьшение) — в кредит счета. Это вытекает из того, что для банка «Расчетные счета» имеют не денежный, а расчетный характер (банк по этому счету учитывает свои обязательства перед клиентами).

При получении банковской выписки в первую очередь проверяют тождество остатка средств, указанного в выписке, остатку по счету 51 «Расчетные счета». Затем проверяют приложенные к выписке платежные документы (основание их предъявления и суммы), полноту их отражения в выписке и отсутствие арифметических ошибок. Суммы, ошибочно отраженные по дебету или кредиту счета «Расчетные счета» и обнаруженные при проверке выписок банка, относят до выяснения причин на счет 76—2 «Расчеты по претензиям». Обо всех обнаруженных ошибках делается письменное сообщение учреждению банка.

Наряду с расчетными счетами организации могут иметь счета для учета денежных средств целевого назначения, находящихся в аккредитивах, платежных чековых книжках и иных платежных документах (кроме векселей) и предназначенных для финансирования капитального строительства и других текущих расходов.

Учет данных средств ведется в порядке, аналогичном порядку отражения операций по расчетному счету, но на активном синтетическом счете 55 «Специальные счета в банках», который имеет несколько субсчетов, открываемых для учета движения отдельных платежных документов.

Зачисление денежных средств на специальные счета отражается следующей бухгалтерской записью:

Д-т 55 «Специальные счета в банках».

К-т 51 «Расчетные счета», 66 «Расчеты по краткосрочные кредитам и займам».

По мере использования этих средств (на основе выписок банка) производится запись:

Д-т 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

К-т 55 «Специальные счета в банках».

Оставшиеся (неиспользованные) средства возвращаются на тот счет в банке, с которого они были перечислены, и отражаются бухгалтерской записью:

Д-т 51 «Расчетные счета».

К-т 55 «Специальные счета в банках».

На отдельных субсчетах, открываемых к этому счету, отражают движение обособленно хранящихся в банках средств целевого финансирования. К ним можно отнести субсидии государственных органов, средства на финансирование учреждений социально-культурного назначения, средства на финансирование отдельных объектов капитальных вложений и пр.

Получение средств финансирования отражается записью:

Д-т 55 «Специальные счета в банках».

К-т 86 «Целевое финансирование».

При использовании средств делается проводка:

Д-т 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 76/1 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и др.

К-т 55 «Специальные счета в банках».

По окончании строительства или финансирования других расходов (на сумму использованных средств) составляется следующая бухгалтерская запись:

Д-т 86 «Целевое финансирование».

К-т 83 «Добавочный капитал».

В настоящее время в России активно распространяется новая для юридических и физических лиц форма расчетов — расчеты с использованием банковских корпоративных карт, или, как их еще называют, пластиковых карт. Банковская пластиковая карта — персонифицированное платежное средство, предназначенное для оплаты товаров, работ или услуг, а также получения наличных денег в банковских учреждениях и банкоматах.

Корпоративные банковские карты бывают двух видов — расчетные и кредитные.

Расчетная карта — это банковская карта, использование которой позволяет держателю (уполномоченному организацией) распоряжаться денежными средствами со счета организации в пределах расходного лимита (установленного договором банка и клиента). Кредитная карта позволяет ее держателю осуществлять операции в размере предоставленной банком кредитной линии, т. е. заемных средств (в пределах расходного лимита).

Чтобы стать держателем корпоративной банковской карты, организация должна представить в банк заявление на ее приобретение в соответствии с условиями использования. В заявлении обычно указывают тип карты, тип валюты, вносимой на специальный карточный счет, желаемый порядок получения выписок со счета, имя и паспортные данные будущего пользователя карты. Все условия пользования картой оговариваются затем в договоре между банком и держателем карты.

Для перечисления средств с расчетного счета на специальный карточный счет организация подает в свой обслуживающий банк платежное поручение на перевод средств. Тогда для учета средств, перечисленных на специальный карточный счет, необходимо открыть к счету «Специальные счета в банках» самостоятельный субсчет. Все записи на субсчете могут производиться только на основании выписок банка со специального карточного счета. По дебету этого субсчета будут показываться суммы, поступившие на карточный счет с расчетного счета держателя карты, а по кредиту — суммы, списанные в оплату расходов, произведенных по карте, и суммы комиссии, уплаченной банку за обслуживание. Сальдо по субсчету будет отражать остатки средств, не использованных по карте на конец месяца.

Сотрудник, которому выдали карту, получает возможность приобретать материальные ценности или услуги с оплатой через карту. При проведении операций с банковскими картами необходимо составлять документы на бумажном носителе — слип, квитанцию электронного терминала или банкомата (или иные документы, предусмотренные банковскими правилами и договорами между участниками расчетов). Слип или квитанции должны содержать следующие обязательные основные реквизиты: наименование (идентификатор банкомата, организации, обменного пункта и пр.), дату совершения операции, сумму операции, валюту операции, реквизиты банковской карты, допустимые правилами безопасности, подпись держателя карты.

При отражении выдачи под отчет работнику пластиковой карты на счетах бухгалтерского учета делается следующая запись:

Д-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

К-т 55 «Специальные счета в банках», субсчет «Корпоративные банковские карты».

После представления и утверждения авансового отчета подотчетного лица о произведенных расходах на счетах бухгалтерского учета делается запись:

Д-т 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» и др.

К-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами».