Программные технологии в автоматизации бухгалтерского учета

Сущность автоматизированных систем бухгалтерского учета

Любой экономический объект — предприятие, организация, фирма, производственно-хозяйственная и финансовая деятельность, которая является объектом познания и отражения бухгалтерского учета, — представляет собой сложную, динамичную и управляемую систему.

Система — это упорядоченная совокупность разнородных элементов или частей, взаимодействующих между собой и с внешней средой, объединенных в единое целое и функционирующих в интересах достижения цели/ целей.

Экономический объект, как управляемая система, включает объект и субъект управления. Объектом управления экономического объекта является производственный коллектив, выполняющий комплекс работ, направленных на достижение определенных целей, и располагающий для этого материальными, финансовыми и иными видами ресурсов. Субъект или система управления, экономического объекта формирует цели его функционирования и осуществляет контроль их выполнения.

Целенаправленное воздействие на объект управления, ведущее к изменению, либо сохранению его состояния обеспечивается управлением. Основными функциями управления экономическим объектом являются планирование, учет анализ, контроль и регулирование.

Выполнение функции управления возлагаются на аппарат управления, включающий службы и отделы, выполняющие отдельные функции: плановый отдел, финансовый отдел, бухгалтерия, отдел сбыта, снабжения и т. д. Совокупность взаимосвязанных органов, выполняющих частные функции управления, определяет организационную структуру системы управления. В системе управления экономическим объектом выделяются стратегический, тактический (функциональный) и оперативный уровни.

Управление базируется на информации. В процессе управления возникают информационные потоки между объектом и субъектом управления экономического объекта, а так же между ним и внешней средой. Направленность внутренних информационных потоков характеризует прямую и обратную связь в системе управления.

В процессе управления необходимая информация регистрируется, передается, хранится, накапливается и обрабатывается. Комплекс этих процедур составляет информационный процесс управления. Информация в этом процессе рассматривается и как предмет (исходная информация), и как продукт труда (результатная информация) системы управления. Исходная, первичная информация преобразуется в результатную, пригодную для формирования управленческих решений. Поэтому информационный процесс является частью управленческой деятельности.

Для организации и реализации информационного процесса необходимы соответствующие средства и методы обработки информации, а так же персонал, способный выполнять процедуры информационного процесса. Информация, взаимосвязанная совокупность средств и методов ее обработки и персонал, реализующий информационный процесс, образуют информационную систему (ИС). Ее назначение является преобразование исходной информации в результатную, пригодную для принятия управленческих решений. Экономическая информационная система (ЭИС) имеет дело, прежде всего, с экономической информацией. Любому экономическому объекту присуща экономическая информационная система.

Процедуры информационного процесса могут выполняться в ИС вручную и с использованием различных технических средств: компьютеров, средств телекоммуникации, периферийных и организационнотехнических средств. Компьютеры и соответствующее программное обеспечение радикально изменяют методы и технологию обработки информации. Поэтому различают неавтоматизированные и автоматизированные информационные системы.

В неавтоматизированных ИС все операции по обработке информации выполняются самими управленческими работниками без использования технических средств переработки информации. В автоматизированных ИС (АИС) значительная часть рутинных операций информационного процесса осуществляется специальными методами с помощью технических средств, без или при минимальном вмешательстве человека.

Автоматизированная информационная система (АИС) — это система, в которой информационный процесс управления автоматизирован за счет применения специальных методов обработки данных, использующих комплекс вычислительных, коммуникационных и других технических средств, в целях получения и доставки результатной информации пользователюспециалисту для выполнения возложенных на него функций управления.

Решения в системе управления принимаются людьми на основе информации, являющейся продуктом ИС. На ее входе находиться первичная информация обо всех изменениях, происходящих в объекте управления. Она фиксируется в результате выполнения функций оперативного учета. В ИС первичная информация преобразуется в результатную, пригодную для принятия решений. В автоматизированных ИС часть процедур формального преобразования первичной информации в результатную автоматически выполняются техническими средствами по заранее заданным алгоритмам, без непосредственного вмешательства человека.

Это означает, что ИС может полностью функционировать в автоматическом режиме. Персонал системы управления определяет состав и структуру первичной и результатной информации, порядок сбора и регистрации первичной информации, контролирует полноту и достоверность, определяет порядок выполнения преобразований первичной информации в результатную, контролирует ход выполнения процесса преобразований. К тому же до сих пор слабо автоматизирована процедура сбора первичной информации, поэтому ее ввод в технические средства также осуществляется персоналом ИС.

Одно из важнейших мест в информационных системах предприятий занимает функция бухгалтерского учета. Для выполнения в полном объеме функций бухгалтерского учета в управлении предприятием и для составления отчетности, предоставляемой внешним пользователям, необходимо осуществлять сбор, регистрацию, передачу, накопление, хранение и обработку учетных данных. Для реализации этого информационного процесса требуется соответствующие формы организации работы, технические средства, методы и способы преобразования данных, а так же персонал определенной квалификации. Все это составляет автоматизированную информационную систему бухгалтерского учета, которая является неотъемлемой частью АИС предприятия.

Автоматизированная информационная система бухгалтерского учета (АИС — БУ) — это система, в которой информационный процесс бухгалтерского учета автоматизирован за счет применения специальных методов обработки данных, использующих комплекс вычислительных, коммуникационных и других технических средств, в целях получения и доставки информации, необходимой специалистамбухгалтерам для выполнения функции управленческого и финансового учета.

По сравнению с определением АИС, здесь ограничивается предметная область, в качестве которой выступает бухгалтерский учет как функция управления предприятием.

АИС-БУ как составная часть АИС содержит три основные компоненты:

Информацию как предмет и продукт труда;

Средства, методы и способы переработки информации;

Персонал, который реализует информационный процесс учета, используя имеющиеся средства обработки информации.

С технологической точки зрения процедуры информационного процесса детализируются, выстраиваются в определенной последовательности в технологический процесс и реализуется посредством технических и программных средств, методов и способов преобразования информации, что и составляет информационную технологию конкретной предметной области. Для реализации информационной технологии АИС-БУ имеет набор компонентов, которые называются обеспечивающими. К обеспечивающим компонентам АИС-БУ относятся: информационное, техническое, математическое, программное, лингвистическое, организационное, технологическое, правовое и методическое обеспечение.

Организационно АИС-БУ реализуется через создание автоматизированных рабочих мест бухгалтерских и учетных работников, зависит от организации учета (централизованного и децентрализованного) и организационной структуры бухгалтерий предприятия.

АИС-БУ, обрабатывая информацию, решает задачи бухгалтерского учета. Совокупность этих задач составляет функциональную часть АИС-БУ.

Функциональная часть АИС-БУ отражает задачи, призванные формировать полную и достоверную информацию о производственно-хозяйственной деятельности предприятия и его имущественном положении, необходимую внутренним и внешним пользователям. Задачи, реализующие функцию бухгалтерского учета, разнообразны, как и объекты его наблюдения. Последние бывают двух видов. Это объекты, обеспечивающие производственнохозяйственную деятельность предприятия — его имущество (активы), кредиторская задолженность (пассивы), собственный капитал, и объекты, составляющие его производственнохозяйственную и финансовую деятельность — финансовые и хозяйственные процессы и их элементы: факты хозяйственно деятельности и финансовые результаты.

Отдельные задачи бухгалтерского учета распределяются по комплексам задач. Традиционно в информационной системе бухгалтерского учета выделяются комплексы задач учета: основных средств, материальных ценностей, труда и заработной платы, готовой продукции и ее реализации, финансоворасчетных операций, затрат на производство, сводного учета и составления отчетности. При выделении одних комплексов принимаются во внимание однородность объектов наблюдения первого типа, например при выделении комплекса задач учета материальных ценностей. В основе выделения других комплексов лежат производственные процессы, в частности производственного потребления при выделении комплекса учета затрат на производство. В третьем случае сочетаются оба признака, например при выделении комплекса учета основных средств: объекты наблюдения, с одной стороны, однородны, в то же время задачи этого комплекса отражают процессы воспроизводства основных средств.

В практике АИС-БУ часто присутствуют и иные подходы к выделению комплексов и составу их задач. Все зависит от функциональной структуры АИС предприятия в целом, разграничения задач между информационными системами разных служб управления и многих других факторов. Однако в любом случае информация об объектах наблюдения бухгалтерского учета должна быть полной и достоверной, а обобщенная результатная информация актуальной и достаточной для принятия управленческих решений.