Организация и технология функционирования автоматизированных информационных систем бухгалтерского учета

Состояние бухгалтерского учета в ЧП «Карабеков»

ЧП «Карабеков» информация о предприятии.

Основная деятельность — производство и реализация ювелирных изделий из серебра с добавлением золота и полудрагоценных камней под торговой маркой «ЧП „Карабеков“».

Структурно предприятие состоит из головного офиса, который занимается закупкой и распределением сырья и продажей готовой продукции, и четырех производственных цехов, которые занимаются непосредственно изготовлением продукции.

Общая численность сотрудников — 55 чел.

Состояние учета на конец 2009 г.

Бухгалтерский учет велся по упрощенной схеме. Во-первых, производственные цеха ведут обособленный учет, не как подразделения фирмы, а как независимые партнеры — покупатели сырья и поставщики готовой продукции. Таким образом, головной офис ведет следующие операции: закуп сырья — лома драгоценных металлов и камней; распределение (продажа) сырья между цехами; получение (покупка) готовых изделий от цехов; продажа в розницу и оптом; учитываются движения и остатки по следующим регистрам: касса; товарно-материальные запасы; расчеты с поставщиками и покупателями; расчеты с партнерами (цехами); расчеты с сотрудниками (зп) На предприятии использовалась конфигурация «1С:Торговля и склад» по учету товарно-материальных запасов, реализации и покупкам.

Типовая конфигурация — это вариант реализации задачи автоматизации торговой деятельности на базе системы «1С:Торговля «.

Краткая характеристика конфигурации. Типовая конфигурация реализует следующую модель торгового предприятия (компании):

• 1. Торговое предприятие состоит из нескольких фирм, которые фактически представляют собой единую компанию, просто торговое предприятие может выступать под именем любой из нескольких фирм. Все фирмы, представляющие компанию описываются в Справочнике «Фирмы». Собственность компании (товары, склады, касса, кредиты, взаиморасчеты с клиентами) не разделяется по принадлежности к конкретной фирме, т. е. все фирмы работают «на один карман». В компании может быть произвольное число фирм, но хотя бы одна должна быть обязательно.
• 2. Торговля и учет товаров ведется на складах компании. Все склады, имеющиеся в компании описываются в Справочнике «Склады». В компании может быть произвольное число складов, но хотя бы один должен быть обязательно.
• 3. Клиенты компании — это общее понятие, куда включаются покупатели, поставщики, дилеры, дистрибьюторы, партнеры, частные лица и т. п. Справочник «Клиенты» сделан двухуровневым, так что в нем можно завести соответствующие группы клиентов для удобства поиска. Компания может иметь дела с произвольным числом клиентов, но хотя бы двух — покупателя и поставщика желательно иметь с самого начала.
• 4. Типовая конфигурация поддерживает многовалютность. Описания валют ведется в Справочнике «Валюты». Каждая валюта поддерживает свой текущий курс (который желательно вводить при каждом его изменении). Компания может иметь дела с произвольным числом валют, но хотя бы две — Базовую и Основную необходимо завести с самого начала. Под Базовой валютой (для КР это сом) понимается та валюта, курс которой всегда равен 1.00, т. е. курсы всех других валют выражаются в единицах Базовой валюты. Основная валюта (чаще всего это доллары) — это мировая валюта, курс которой некоторым образом характеризует индекс цен.

Следует обратить внимание, что в типовой конфигурации документы, учитывающие движение денег по б/н расчету (платежные поручения, Счета, Приход денег на счет) реализованы только в Базовой валюте.

• 5. Каталог товаров в типовой конфигурации реализован трехуровневым, т. е. для товаров можно завести группы и подгруппы товаров. Описания товаров ведется в Справочнике «Товары». Товар имеет четыре цены: три из них — цены реализации: розничная цена, мелкооптовая цена, оптовая цена. Приходная цена товара используется как цена по умолчанию для первоначальной подстановки в графу «Цена» при выписке закупочных накладных. При описании товара можно указать три значения валюты: валюту реализации, валюту закупки и валюту учета товара. Эти значения учитываются при пересчетах цен и стоимостей товаров. Кроме того, товар характеризуется базовой единицей измерения. Базовая единица измерения — это единица, в которой ведется учет наличия товара. Кроме базовой единицы измерения товар может иметь много других единиц измерения. Например, изделия могут иметь следующие единицы: штуки, граммы, партии и т. д. Каждая единица измерения товара имеет свой коэффициент пересчета к базовой единице. Таким образом, в типовой конфигурации товары можно выписывать в документах в любой единице измерения, которую завели для данного товара. Описания единиц измерения для товаров ведется в подчиненном Справочнике «Единицы» .
• 6. В типовой конфигурации реализованы следующие виды торговой деятельности: торговля за наличный расчет; торговля по б/н расчету; торговля по товарному кредиту; торговля на реализации.
• 6.1. Самый простой вид торговой деятельности (с точки зрения автоматизации) — торговля за наличный расчет. Здесь предполагается, что продажа или закупка товара производится по накладным, причем расчет с клиентом производится немедленно и наличными деньгами. Данный вид торговли оформляется специальными видами документов: «РасходнаяНал» и «ПриходнаяНал» — расходной и приходной накладными. При проведении данных документов кроме учета изменения остатков товара на складе автоматически формируется соответственно приход или расход наличности по кассе. Эти документы не оказывают влияния на взаиморасчеты с клиентами, поскольку предполагается, что расчеты производятся немедленно и полностью.
• 6.2. Несколько сложнее вид торговли — торговля по б/н расчету. Здесь предполагается, что продажа или закупка товара производится по накладным, но расчет с клиентом разнесен по времени с моментом отпуска товара, причем расчет производится в основном б/н деньгами. (Как будет описано ниже, расчет может быть проведен и наличными деньгами через Кассовые ордера). Данный вид торговли оформляется специальными видами документов: «РасходнаяБН» и «ПриходнаяБН» — расходной и приходной накладными. При проведении данных документов учитываются изменения остатков товара на складе и, кроме того, — изменения во взаиморасчетах с клиентами (Регистр «Взаиморасчеты»).

Эти документы не оказывают влияния на кассу наличности, поскольку предполагается, что расчеты и отпуск товара разнесены во времени. Оплата товара может оформляться при помощи банковских и кассовых документов («Платежка», «ПриходДенегНаСчет», «РасходныйКассовый», «ПриходныйКассовый»), которые также проводят изменения во взаиморасчетах с клиентами (взаиморасчеты с клиентами учитываются в Базовой валюте и дополнительно в выбранной заранее Валюте Взаиморасчетов).

6.3. Торговля по товарному кредиту — довольно часто используемый вид торговых отношений между торговыми партнерами. Предполагается, что компания заключает с клиентом договор о предоставлении кредитной линии, которая характеризуется суммой кредита, валютой кредита и глубиной кредита. Кредит предоставляется товарами. Суммарная стоимость товаров, полученных по кредиту (по неоплаченным накладным), не должна превышать сумму предоставляемого кредита. Кроме того, срок задолженности по кредиту, который исчисляется от даты выписки первой неоплаченной накладной до текущей даты не должен превышать глубину кредита (глубина кредита измеряется в днях). Кредитуемый должен вовремя оплачивать (погашать) задолженность по кредиту, при этом погашение задолженности производится от наиболее ранних неоплаченных накладных, уменьшая таким образом как сумму так и срок задолженности. Таким образом, при своевременной оплате кредитная линия может длиться бесконечно долго.

Описание торговых кредитов ведется в Справочнике «Кредиты». С каждым конкретным клиентом может быть заключен только один договор о торговом кредите, но самих кредитов может быть столько, сколько клиентов у компании. Если сумма кредита 0, то это значит компания дает торговый кредит клиенту. Кредит и Долг клиента имеют один знак, т. е. если Долг 0 — Клиент должен компании. Таким образом, если СуммаКредита=Долг, значит кредит исчерпан.

Если клиент предоставил кредит компании, то значит при продаже ему товара (по кредиту) компания как бы делает проплату товаром и Погашает этим свой Долг, а при закупке товара (по кредиту) компания начисляет свой Долг (увеличивает).

Если компания дает торговый кредит клиенту, то значит при продаже товара (по кредиту) компания начисляет Долг на клиента, а при закупке товара у клиента (по кредиту) компания как бы принимает проплату товаром и погашает Долг клиента.

Продажа или закупка товара по кредиту оформляется накладными, расчет с клиентом разнесен по времени с моментом отпуска товара, причем расчет производится в основном б/н деньгами. (Однако расчет может быть проведен и наличными деньгами через Кассовые ордера).

Данный вид торговли оформляется специальными видами документов: «РасходнаяКредит» и «ПриходнаяКредит» — расходной и приходной накладными. При проведении данных документов учитываются изменения остатков товара на складе, изменения во взаиморасчетах с клиентами (Регистр «Взаиморасчеты») и, кроме того — изменения в отдельном учете кредита (Регистр «УчетКредита»).

Эти документы не оказывают влияния на кассу наличности. Оплата товара может оформляться при помощи банковских и кассовых документов («Платежка», «ПриходДенегНаСчет», «РасходныйКассовый», «ПриходныйКассовый»), которые также проводят изменения во взаиморасчетах с клиентами и, если есть задолженность клиента по кредиту, то погашают задолженность начиная с самых ранних имеющихся неоплаченных накладных. Таким образом, в Регистре «Взаиморасчеты» всегда хранятся общие взаиморасчеты с клиентами, а в Регистре «УчетКредита» — только взаиморасчеты по операциям с торговым кредитом.

6.4. Торговля на реализации — вид торговли, который предполагает, что компания заключает с клиентом договор о предоставлении товаров на реализацию. Отношения торговых партнеров в данном случае следующие: реализатор имеет право вернуть непроданный товар поставщику; реализатор должен расплатиться за проданный товар после его реализации; непроданные товары, числящиеся за реализатором, составляют его долг поставщику; проплата проданного товара может осуществляться в любой форме (б/н, Нал), причем любыми порциями (не обязательно суммами, кратными ценам на предоставленные товары).

Список торговых партнеров по реализации товаров ведется в Справочнике «Реализаторы» .

С каждым конкретным клиентом может быть заключен только один договор о реализации, но реализаторов может быть столько, сколько клиентов у компании. Прием, возврат или выдача товара на реализацию оформляется специальными видами документов: «РасходнаяРеализ» и «ПриходнаяРеализ» — расходной и приходной накладными.

Расчет с клиентом разнесен по времени с моментом отпуска товара, причем расчет может производиться как в б/н форме так и наличными деньгами (через Кассовые ордера).

При проведении накладных по реализации учитываются изменения остатков товара на складе, изменения во взаиморасчетах с клиентами (Регистр «Взаиморасчеты») и, кроме того — изменения в отдельном учете реализации (Регистр «УчетРеализации») в разрезе каждого клиента и по каждому виду товаров.

Эти документы не оказывают влияния на кассу наличности. Оплата товара может оформляться при помощи банковских и кассовых документов («Платежка», «ПриходДенегНаСчет», «РасходныйКассовый», «ПриходныйКассовый»), которые проводят изменения во взаиморасчетах с клиентами. Таким образом, в Регистре «Взаиморасчеты» всегда хранятся общие взаиморасчеты с клиентами, а в Регистре «УчетРеализации» — только взаиморасчеты с клиентами по реализации каждого конкретного товара. Существенное значение имеет знак Долга клиента, если Долг 0 — Клиент должен компании. Долг клиента ведется в количестве единиц выданного товара и в деньгах по расходной цене в Валюте взаиморасчетов.

Поскольку проплата проданного реализатором товара может осуществляться не обязательно суммами, кратными ценам на предоставленные товары, то списание задолженности клиентов по Регистру «УчетРеализации» не осуществляется автоматически (при проводке банковских и кассовых документов). Для этой цели в типовой конфигурации реализован специальный вид документа — «ОтчетРеализатора». Данный документ заполняется менеджером компании, который ведет работу с реализаторами. В нем отмечаются товары и количество, за которые реализатор полностью расплатился и отчитался. Проводка этого документа списывает долги клиента по Регистру «УчетРеализации» .

Списанные с долга товары считаются проданными, поэтому предполагается, что они уже не будут возвращены поставщику. Документ — «ОтчетРеализатора» реализован так, что он может быть заполнен только на основании расходной или приходной накладной по реализации — во избежание путаницы с товарами (нельзя включить в спецификацию документа произвольный товар из каталога).

В спецификации данного документа подлежат редактированию только поля количества и единиц товара (можно удалить строку товара целиком). Поля Цена и Сумма играют только справочную роль, т.к. отмеченные в документе товары списываются с реализатора целиком и не зависимо от цены.

• 7. Кроме упомянутых выше типов документов в типовой конфигурации реализованы следующие вспомогательные документы, используемые в торговой деятельности:
  • — Перемещение;
  • — ВводОстатковТоваров;
  • — Счет.
• 8. Типовая конфигурация имеет следующие виды отчетов:
  • — Остатки товаров на складах;
  • — Оборотная ведомость движения товаров;
  • — Отчет по кассе;
  • — Взаиморасчеты с клиентами;
  • — Отчет по кредитам;
  • — Отчет по реализации.

Конфигурация «Бухгалтерский учет для Кыргызстана» предназначена для автоматизации бухгалтерского учета в хозрасчетных организациях Кыргызской Республики. В конфигурации реализована стандартная методология бухгалтерского и налогового учета для организаций, использующих «План счетов бухгалтерского учета финансово — хозяйственной деятельности субъектов» рекомендованный к применению постановлением Государственной комиссией при Правительстве Кыргызской Республики по стандартам финансовой отчетности и аудиту от 18.11.2002 года № 28.

Данная конфигурация включает: план счетов, содержащий типовые настройки аналитического, валютного и количественного учета; справочник валют, используемый для валютного учета; набор справочников для ведения списков объектов аналитического учета; набор документов, предназначенных для ввода, хранения и печати первичных документов и для автоматического формирования бухгалтерских операций; набор констант, используемых для настройки общих параметров ведения учета в конкретной организации; набор стандартных отчетов, позволяющих получать данные бухгалтерского учета в различных разрезах по любым счетам, любым объектам аналитики; специализированные отчеты по конкретным разделам бухгалтерского учета; набор налоговых отчетов; специальные режимы обработки документов и операций, выполняющие сервисные функции; план счетов и настройка аналитического учета реализованы практически для всех разделов бухгалтерского учета.

Набор документов, автоматизирующих ввод бухгалтерских операций, рассчитан на ведение наиболее важных разделов учета: учет операций по кассе, учет операций по банку, учет основных средств, учет нематериальных активов, учет МБП, учет товарно-материальных ценностей, учет расчетов с подотчетными лицами, учет взаиморасчетов с поставщиками и покупателями, учет расчетов с сотрудниками по заработной плате, учет расчетов с Социальным Фондом КР, учет расчетов с госбюджетом по налогам и сборам, расчет финансового результата деятельности предприятия.

Некоторые особенности конфигурации:

Учет товарно-материальных ценностей ведется методом «Средневзвешенной стоимости» .

Учет амортизации основных средств может вестись одним из методов: линейный, по сроку службы (прямолинейный), по сумме чисел лет срока полезного использования, уменьшаемого остатка.

Учет амортизации нематериальных активов ведется методом «По сроку службы (прямолинейный)» .

Начисление заработная плата сотрудников производится согласно установленных сотрудникам окладов и количеству отработанных дней по табелю.

Учет амортизации основных средств, в целях отнесения к вычетам при начислении налога на прибыль, ведется на забалансовых счетах группы «ОС» .

Учет поставок в разрезе видов поставок (облагаемые по стандартной ставке, облагаемые по нулевой ставке, освобожденные) ведется на забалансовых счетах группы «ПС» .