Характеристики учетной информации

В настоящее время информация рассматривается как один из основных ресурсов развития общества. Информация разнообразна и подразделяется по виду обслуживаемой ею человеческой деятельности на научную, техническую, производственную, управленческую, экономическую, социальную, правовую и т. д.

Экономическая деятельность хозяйствующего субъекта связана с экономической информацией, которая сопровождает и отражает процессы производства, распределения, обмена и потребления материальных благ и услуг. Экономическая информация является важнейшей составной частью управленческой информации.

Экономическая информация может быть классифицирована по разным признакам. По функциям управления она подразделяется на плановую, нормативно-справочную и аналитическую.

Плановая информация описывает явления и события, которые должны быть совершены в будущем. Плановая информация в системе управления реализует прямую связь и по мере продвижения от верхних уровней управления к нижним становится более детальной, объемной, охватывает более короткие временные периоды. В зависимости от уровней управления плановая информация бывает прогнозной, перспективной, технико-экономической и оперативно-календарной.

Учетная информация отражает уже совершившиеся события, явления, хозяйственные процессы. Ее разделяют на оперативную, бухгалтерскую и статистическую информацию. На долю учетной информации приходится более 70% общего объема экономической информации. В системе управления учетная информация реализует обратную связь и по мере перемещения с нижних уровней управления на верхние обобщается, укрупняется. На оперативном уровне управления учетная информация представляется количественными показателями: количеством производственной и сданной на склад продукции, количеством израсходованных материальных ресурсов и т. п. здесь же учетные объекты идентифицируются в разрезе объектов аналитического учета. На уровне бухгалтерского учета оперативная информация получает стоимостную оценку, идентифицируется, накапливается и обобщается в разрезе синтетических счетов и субсчетов, а при составлении отчетности — в разрезе показателей форм отчетности.

К нормативной информации относятся нормы и нормативы, рассчитываемые при решении задач конструкторско-технологической подготовки производства. К ним относятся, например, подетальные нормы расхода материальных ресурсов, подетально-пооперационные нормы расхода трудовых затрат. Кроме того, к этой информации относятся такие данные, как тарифные ставки, оклады, ставки отчислений во внебюджетные фонды от заработной платы, ставки налогообложения, адресные и банковские данные контрагентов предприятия и многие другие подобные данные, которые активно используются при решении задач учета. Значительный удельный вес нормативной информации приходится на задачи управленческого учета.

Аналитическая информация возникает в процессе оценки показателей производственнохозяйственной и финансовой деятельности предприятия. На ее основе вырабатываются управленческие решения.

По отношению к информационной системе бухгалтерского учета информация подразделяется на входную и выходную. Входная информация по источникам поступления разделяется на внутреннюю и внешнюю информацию экономического объекта. Внутренняя включает первичную информацию, полученную в ходе повседневного оперативного учета при регистрации фактов производственнохозяйственной деятельности, а так же информацию других функциональных систем предприятия, например плановую, нормативную и разного рода справочную информацию. Внешняя информация и внешней среде, например различные директивы вышестоящей организации, информация от поставщиков и покупателей, информация банка, информация о ценах на продукцию на рынках сбыта и т. д. Если внешняя информация часто имеет вероятностный характер, она бывает противоречива, неполна и неточна, то внутренняя информация должна отличаться полнотой, точностью, достоверностью и своевременностью. Особо следует выделить информацию, содержащуюся в законодательных документах, нормативных актах, инструкциях по бухгалтерскому учету. Такая информация не подлежит обработке, но бухгалтер руководствуется ею в своей работе, на нее опираются при разработке алгоритмов решения задач в АИС-БУ.

По отношению к процессам обработки входная информация подразделяется на обрабатываемую и необрабатываемую, т. е. ту, которая проходит «транзитом» через информационную систему учета, не используется и не обрабатывается ею, но содержится в поступающих документах. Такая информация встречается, как правило, в документах, которые используются не только бухгалтерией, но и другими функциональными службами.

Входящая обрабатываемая информация вместе с промежуточной информацией образуют исходную для обработки информацию. Результатом обработки является производная информация, которая участвует в дальнейшей обработке и подлежит хранению, например остатки на счетах в течение отчетного периода, результатную информацию, которая рассматривается как окончательный итог обработки, например, данные отчетности. Как промежуточная, так и результатная информация отражаются в выходных документах — отчетах.

Результатная информация вместе с необрабатываемой информацией составляют выходную информацию. По назначению она разделяется на внутреннюю информацию, которую использует бухгалтерия и другие функциональные службы предприятия для анализа, контроля, при выработке и принятии управленческих решений, и внешнюю информацию, предназначенную для внешних пользователей: банков, инвесторов, контрагентов, государственных органов управления и т. п.

Важным классификационным признаком является стабильность, в соответствии с которым выделяется постоянная (условно-постоянная) и переменная информация. Постоянная информация не изменяется и многократно используется в течение длительного времени. Она может быть справочной, нормативной и плановой. Выделение ее важно для организации различных справочников, используемых при решении учетных задач, формировании первичных документов и отчетов. Переменная информация отражает количественные и качественные характеристики производственнохозяйственной деятельности предприятия. Так, каждый зарегистрированный факт хозяйственной деятельности относится к переменной информации.

Учетная информация должна соответствовать некоторым требования. Она должна быть достоверной и полной, актуальной и своевременной, достаточной и полезной. Первичная информация должна быть документально подтвержденной и юридически правильно оформленной. Последнее относится и к результатной выходной информации, представляемой в виде отчетов. Особые требования предъявляются к информации бухгалтерской отчетности, так как она используется многочисленными внешними и внутренними пользователями при принятии особо важных решений. Международными стандартами к этой информации предъявляются такие требования, как уместность (возможность оказывать влияние на экономические решения), понятность (доступность для понимания экономически подготовленными лицами), надежность (предполагает исключение существенных ошибок), сопоставимость (возможность сравнения с данными предшествующих периодов, либо данными аналогичных экономических субъектов).

Обладая всеми свойствами, характерными для экономической информации, учетная информация имеет и свои особенности.

Учетную информацию отличают следующие свойства:

• — большие объемы и разнообразие;
• — многократное повторение циклов получения и преобразования в установленные временные периоды (месяц, квартал, год);
• — значительный удельный вес и сложность логических операций при относительной простоте арифметической обработки; реквизитами;
• — массовый характер вычислений, выполняемых по типовым алгоритмам с определенной периодичностью;
• — «сжатие» информации при продвижении ее вверх. Так, аналитический учет в бухгалтерии ведется в разрезе объектов, как в количественных, так и в стоимостных показателях, а в синтетическом учете — только в разрезе счетов в стоимостных показателях;
• — многообразие ее источников и потребителей;
• — длительное хранение некоторых видов результатной информации.

Учетная информация, как категория экономической информации, имеет сложную иерархическую структуру, которая представлена реквизитами, показателями, документами.

Реквизиты — элементарные информационные единицы, которые не поддаются дальнейшему логическому членению. Они отражают определенные свойства объекта, процесса, явления и имеют определенное смысловое значение.

Различают: реквизиты-основания, которые характеризуют количественную сторону объекта, процесса, явления, и реквизиты-признаки, которые характеризуют качественные стороны описываемого объекта или процесса (время и место действия, фамилию исполнителя, наименование работы и т. д.). Например, количество поступившего материала — это реквизит-основание, а наименование материала, единица измерения, наименование поставщика — это реквизиты-признаки.

При обработке над реквизитами-основаниями выполняются арифметические операции, а над реквизитами-признаками — логические (группировка, сортировка и др.).

Отдельно взятые реквизиты-основания и реквизиты-признаки экономического смысла не имеют. Поэтому применяются они только в сочетании. Из них компонуются более сложные информационные конструкции — составные единицы информации (СЕИ).

Показатель — составная единица информации, которая включает один реквизит-основание и один или несколько реквизитов-признаков.

Показатель, с одной стороны, является сложной СЕИ, которая характеризует количественную и качественную стороны объекта. С другой стороны, это минимальная СЕИ, которая обладает информативностью и поэтому способна образовать документ. Например, любой однострочный документ включает один показатель. Но документы могут содержать и несколько показателей. Любой документ должен содержать также указание лица, ответственного за содержащуюся в нем информацию.

Информация может быть оценена как на качественном, так и количественном уровнях по специально разработанным методикам. Такая оценка имеет большое значение при организации и технологии ее обработки.