Внедрение и эксплуатация программных технологий бухгалтерского учета на примере ЧП «Карабеков»

Жизненный цикл автоматизированной информационной системы бухгалтерского учета включает три основные стадии:

приобретение /создание системы;

ввод системы в эксплуатацию;

эксплуатация, сопровождение и развитие системы.

Различные стадии следует рассматривать во взаимосвязи, поскольку они тесно переплетены друг с другом. Это связано с тем, что часто АИС-БУ создается и вводится в эксплуатацию поэтапно. В этом случае создание и внедрение новых модулей проводится совместно с эксплуатацией уже существующих. Порядок ввода в эксплуатацию зависит от состава используемых технических средств и выбранного программного обеспечения, а развитие системы предполагает преемственность технологии эксплуатации.

Разработка и внедрение автоматизированной системы бухгалтерского учета

Создание Автоматизированной информационной системы бухгалтерского учета (АИС-БУ) требует приобретения, установки, наладки и обеспечения нормального функционирования:

технических средств;

системного и вспомогательного программного обеспечения;

специализированного программно обеспечения.

Помимо этого уже на этапе внедрения должны быть выработаны регламентные работы сотрудников бухгалтерии с компьютерной системой.

АИС-БУ может создаваться как:

• 1) система автоматизации решения бухгалтерского учета;
• 2) система комплексной автоматизации бухгалтерского учета;
• 3) составная часть интегрированной системы автоматизации управления предприятием.

Первый вариант. На рабочие места устанавливаются разрозненные программы, обеспечивающие решение отдельных задач учета. Сроки и затраты на создание такой компьютерной системы минимальны. При несистемном подходе к внедрению отдельных компонент АИС-БУ в ходе эксплуатации может возникать ряд проблем по взаимоувязке учетных данных. Прежде всего, они связаны с возможными рассогласованиями при введении общих справочников, поскольку один и тот же объект учета на разных рабочих местах может кодироваться по-разному.

Того при объединении данных программа будет рассматривать один и тот же объект как два разных. Часто такие ошибки очень трудно обнаружить и исправить.

Второй вариант. При создании комплексной системы автоматизации бухгалтерского учета, помимо установки компьютеров и программного обеспечения на рабочие места всех или большей части сотрудников, необходима выработка регламентов коллективной работы бухгалтерии. Эти документы должны определять порядок работы с общими данными, правила и сроки выполнения регламентных работ, операций объединения данных и т. д. Регламентирование сроков, условий и порядка выполнения отдельных операций нужны потому, что некоторые действия можно выполнять только в определенной последовательности. Например, нельзя выполнять только операций формирования проводок по списанию себестоимости материалов на производство, если не введены или не обработаны должным образом все документы по приходу материальных ценностей, списание которых производится, поскольку себестоимость определяется данным прихода. До ввода всех проводок по начислению общепроизводственных расходов нельзя выполнять их распределение по объектам аналитического учета счета основного производства и т. д. перечень регламентных работ может быть очень велик, а его конкретное содержание в значительной степени зависит от используемых программных средств и порядка разделения служебных функций между сотрудниками бухгалтерии.

Третий вариант. При создании АИС-БУ как составной части интегрированной системы автоматизации управления предприятием требуется выработка еще большего числа регламентов, в особенности, по выполнению работ обмена данными с подразделениями, решающими задачи оперативно-технического учета, планирования, анализа и т. д. при этом, чем крупнее предприятие и чем больше его сотрудников занято в системе управления, тем сложнее задача составления регламентов, обеспечивающих их согласованную работу.

Например, для того, чтобы разным объектам учета разные сотрудники не присвоили один и тот же код, каждому из них выделяют диапазон значений кодов, которые они могут использовать. Для того чтобы избежать присвоения разных кодов к одним объектам, заносимым в справочник, отдельные копии которого ведутся на различных рабочих местах, в регламенте оговариваются определенные правила присвоения кодов новым элементам справочников, определяются порядок и периодичность выполнения процедур информационного обмена между рабочими местами и т. д.

Иногда формирование единой информационной среды при внедрении комплексной автоматизированной системы бывает не желательно. Это связано с тем, что цели и задачи бухгалтерского и оперативного учета существенным образом различаются, а менеджеры и бухгалтерия часто интерпретируют одну и ту же хозяйственную операцию по-разному. Например, взаимоотношения с одним и тем же покупателем бухгалтерия может отражать на разных счетах, но в целом, без особой детализации, а менеджеру нужно знать состояние взаиморасчетов по каждому договору, контракту. Поэтому, если бухгалтерия выполняет исключительно функции финансового учета и составления регламентированной отчетности, то ей нередко бывает целесообразным работать автономным программным обеспечением и вести автономные информационные массивы.

В идеале компьютерная система предприятия должна быть комплексной и охватывать все функции управления. Однако внедрение системы комплексной автоматизации управления — весьма длительный и достаточно дорогостоящий процесс. Кроме того, внедрение систем комплексной автоматизации управления «с нуля», когда отдельные подразделения не имеют достаточного опыта работы со средствами вычислительной техники и специализированным программным обеспечением, не всегда бывает гарантировано успешным. Это связано с тем, что применение комплексных систем, пронизывающих все функции управления, часто требует очень существенной перестройки привычной технологии функционирования бизнеса. А к этому сразу готовы не все предприятия.

Важно отметить и то, что во многих малых предприятиях не всегда требуется автоматизировать все, без исключения, управленческие функции. В то же время, финансовый учет и составление отчетности, представляемой государственным органам, учредителям, кредиторам, инвесторам — везде достаточно сложны, и потому создание АИС-БУ необходимо практически всем, даже относительно небольшим предприятиям.

Практика показывает, что внедрение компьютерных систем обычно осуществляется поэтапно. Сначала автоматизируется решение отдельных, наиболее сложных задач бухгалтерского и оперативного учета. Далее, автоматизация начинает охватывать учет в целом. И, конец, после накопления необходимого опыта работы с различными программами, производится их интеграция в комплексную систему, увязывающую воедино все или основные функции бухгалтерского и оперативного учета, планирования и анализа хозяйственной деятельности.

Для малых предприятий, где численность сотрудников бухгалтерии составляет 1−3 человека, наиболее целесообразным представляется применение программного обеспечения АИС-БУ, основанного на концепции универсальной модели учетных данных и построенного в виде единой программной системы. Этот вывод можно обосновать тем, что здесь обычно отсутствует значительная специализация сотрудников по участкам учета и ввод данных фактически ограничивается формированием расширенных проводок с минимальной аналитической информацией. Кроме того, использование набора специализированных модулей требует постоянного переключения между ними и нередко выполнения технологических процедур вспомогательного характера, связанных с обменом информацией. Такой порядок использования системы представляется менее эффективным, чем применение единой программной среды.

С другой стороны, при наличии явной специализации сотрудников бухгалтерии, ведущих различные участки учета, более адекватным представляется использование программных комплексов, включающих специализированные по функциям и данным модули, каждый из которых, вследствие их специфики, дает более технологичные решения по обслуживанию информационных потоков, возникающих на каждом участке. Кроме того, обычно в бухгалтериях более крупных предприятий выше потребность в разграничении прав пользователей по доступу к информации, которая бывает более выраженной и проще достигается при применении комплексов узкоспециализированных АРМ.

Для ввода АИС-БУ в эксплуатацию должны быть созданы соответствующие условия: гарантировано надежное функционирование технических средств, укомплектовано системное и прикладное программное обеспечение, подготовлена информационная база, разработан технологический процесс, составлены должностные инструкции учетного персонала и т. д. персонал бухгалтерии должен пройти специальную подготовку к работе на компьютере.

Помимо адаптации программ к особенностям ведения учета на предприятии, при внедрении АИС-БУ в эксплуатацию должны быть выполнены:

аудиторская проверка ведения бухгалтерского учета и инвентаризации товарно-материальных ценностей и расчетов;

установка программного обеспечения;

создание и заполнение справочников условно-постоянной информации;

ввод остатков по синтетическим и аналитическим счетам.

Аудиторская проверка ведения бухгалтерского учета. На этапе ввода системы в эксплуатацию следует провести аудиторскую проверку ведения бухгалтерского учета и инвентаризацию материальных ценностей и расчетов. Это позволит еще раз убедиться в правильности выбранной учетной политики предприятием и обеспечит правильную настройку параметров и справочников программы, а также избавит от ввода лишних и неправильных данных.

Установка системы. Программные продукты обычно поставляются на одной или нескольких дискетах или на компактдиска. Порядок установки всегда подробно описывается в документации. В процессе инсталляции его необходимо неукоснительно соблюдать.

Для предотвращения возможности незаконного копирования программных продуктов разработчиками используются различные методы защиты: ключевые дискеты, регистрационные номера, электронные ключи и другое.

Защита программ с помощью электронных ключей более надежна, чем другие методы. Возможно создание неограниченного числа резервных копий, но использовать можно только одну, работающую с ключом.

Некоторые программы позволяют вести на одном компьютере бухгалтерский учет нескольких фирм в разных директориях, что также требует соответствующей настройки.

Создание и заполнение справочников условно-постоянной информации. Работа любой бухгалтерии строится на использовании как оперативной (переменной), так и нормативно-справочной (условно-постоянной) информации. Если оперативная информация вводится в компьютер в процессе повседневной работы, то организация нормативносправочной информации выполняется на этапе внедрения системы автоматизированного учета. Эта процедура связана с созданием справочников, классификаторов, словарей, предназначенных для использования в повседневной работе бухгалтера при решении различных задач. Справочники нормативно-справочной информации могут пополняться и в процессе повседневной работы. Справочники подразделяются на пользовательские и системные.

Пользовательские справочники обеспечивают хранение условно-постоянной информации, необходимой при решении задач учета. Они настраиваются и модифицируются непосредственно самим бухгалтером применительно к собственным условиям работы. Например, справочник синтетических счетов — план счетов, справочники объектов аналитических учета — подразделений предприятия, подотчетные лица, контрагенты.

Системные справочники используются разработчиками для обеспечения функционирования системы. К ним относятся справочники со значениями параметров, определяющие технические стороны ее функционирования, справочник базы данных, групп пользователей и их полномочий. Они не могут быть удалены и скорректированы бухгалтером.

Ввод начальных остатков по синтетическим и аналитическим счетам. При внедрении АИС-БУ для обеспечения преемственности данных ручного и машинного учета необходимо ввести остатки по всем счетам (входящее сальдо) на начало того периода, с которого предполагается вести компьютерный учет, и сформировать вступительный баланс. Эта работа выполняется после или одновременно с созданием всех необходимых справочников.

Ввод начальных остатков в программах реализован, как правило, одним из следующих двух способов. Первый способ предполагает простое редактирование сальдо счета/субсчета. Когда по какому-то счету открыты аналитические счета, программа откроет их список и для каждого из них надо будет задать начальный остаток. При этом способе обычно в процессе ввода ведется контроль равенства суммы дебетовых и кредитовых сальдо по всем счетам. Если сальдо не сбалансировано, то программа выдаст предупредительное сообщение и не позволит выйти из режима работы с таблицей ввода сальдо.

При втором способе начальные остатки вводятся в виде так называемых фиктивных проводок. В такой проводке в качестве основного указывается счет, по которому вводится остаток, а в качестве корреспондирующего вводится фиктивный счет. Сумма проводки определяет сумму начального остатка. Если к счету были заведены аналитические счета, то программа выдаст список аналитических объектов и заставит ввести сальдо по каждому из них также в форме фиктивных проводок. По аналитическим объектам, для которых предусмотрен количественный учет, программа предложит ввести не только сумму, но и количество. Проверить правильность ввода начальных остатков при этом способе можно, составив оборотную сальдовую ведомость, в которой конечное сальдо по фиктивному счету должно быть нулевым, а дебетовый и кредитовый обороты равны.

Важно правильно установить дату ввода начального сальдо. При первом способе дата ввода остатков соответствует первому числу начала года или квартала (месяца) внедрения системы. При втором способе — остатки необходимо вводить «задним числом», т. е. в период, предшествующий внедрению системы. Часто в этом случае требуется закрыть предшествующий период. При закрытии периода в качестве рабочего автоматически устанавливается следующий период (начало года, квартал) — тот, с которого начинается внедрение системы. Все введенные остатки переносятся на его начало.

Независимо от способа ввода в программах должно быть обеспечено автоматическое формирование сальдо по цепочке: аналитические счета субсчета счет. Это означает, что при вводе остатков по объектам аналитического учета не следует вводить остатки по субсчету или счету, а при вводе остатков по субсчету — по счету, так как они будут рассчитаны автоматически. Если программа позволяет вводить данные, как по субсчету, так и по счету, а аналитические остатки заводятся в карточках каждого участка учета, то она должна обеспечивать контроль сходимости данных на всех указанных уровнях.

После того, как корректность ввода остатков не вызывает сомнений, можно сформировать и распечатать вступительный баланс на момент перехода на автоматизированный учет.

На этом ввод АИС-БУ в эксплуатацию заканчивается, и бухгалтер может приступить к повседневной текущей работе.

Помимо перечисленных работ на этапе внедрения выполняется ряд процедур технического характера для адаптации программных средств к конкретным техническим и операционным средам. Многие системы автоматизации учета предлагают пользователю разнообразные средства эргономической настройки, в числе которых установка желаемой цветовой палитры экранных форм, функции переопределения структуры меню системы, «горячих» клавиш, звуковых сигналов и некоторые другие. Эти вопросы хотя и важны, но носят частный характер.

Эксплуатация и сопровождение АИС-БУ При использовании АИС-БУ бухгалтеров выполняется определенная последовательность действий, направленных на получение полной и достоверной информации о фактическом состоянии производственно-хозяйственной и финансовой деятельности предприятия, необходимой и достаточной для принятия решения внутренними и внешними пользователями.

Информационная технология бухгалтерского учета на компьютере — это совокупность четко регламентированных человеко-машинных операций, выполняемых в определенной последовательности от создания первичных документов до формирования управленческих сводок и финансовой отчетности.

В работе бухгалтера на протяжении отчетного периода, выделяются четыре основные этапа:

формирование и обработка первичных документов, регистрация хозяйственных операций в базе учетных данных;

обобщение учетных данных;

получение выходной информации — справок, учетных регистров и отчетности;

завершение отчетного периода и переход к новому отчетному периоду.

При ведении компьютерного учета нужно хорошо понимать технологию решения конкретных учетных задач в используемой программе, порядок ее применения при отражении тех или иных фактов хозяйственной деятельности. Кроме того, бухгалтеру необходима оперативная информация об изменениях в нормативной базе учета. Все это требует непрерывной методической и правовой поддержки пользователей систем компьютерного учета, а также своевременного обновления программ.

2 Разработка программного обеспечения для производственных подразделений ЧП «Карабеков»

Для производственных подразделений ЧП «Карабеков» была разработана конфигурация Производство, содержащая такие документы как «Перемещение в производство», «Технологическая норма», «Выпуск готовой продукции». Данные документы позволяют рассчитывать фактическую себестоимость выпущенной продукции.

весь учетный цикл состоит из следующих шагов.

1. закуп сырья (у головного офиса) оформляется документ «Покупка», который формирует следующие проводки:

Дт 3110 Кт 1620.

Рис. 20. Отчет движения ТМЦ

Рис. 21. Печатная форма документа Реализация

Рис. 22. Печатная форма отчета по реализации