Информационная технология управления

Характеристика и назначение

Целью ИТ управления является удовлетворение информационных потребностей всех без исключения сотрудников фирмы. имеющих дело с принятием решений. Она может быть полезна на любом уровне управления.

Эта технология ориентирована на работу в среде ИС управления и используется при худшей структурированности решаемых задач, если их сравнивать с задачами, решаемыми с помощью ИТ обработки данных.

ИС управления идеально подходит для удовлетворения сходных информационных потребностей работников различных функциональных подсистем (подразделений) или уровней управления фирмой. Поставляемая ими информация содержит сведения о прошлом, настоящем или вероятном будущем фирмы. Эта информация имеет вид регулярных или специальных управленческих отчётов.

Для принятия решений на уровне управленческого контроля информация должна быть представлена в агрегированном виде так. Чтобы просматривались тенденции изменения данных, причины возникших отклонений и возможные решения. На этом этапе решаются следующие задачи обработки данных:

• • оценка планируемого состояния объекта управления;
• • оценка отклонений от планируемого состояния;
• • выявление причин отклонения;
• • анализ возможных решений и действий.

ИТ управления направлена на создание различных видов отчётов.

Регулярные отчёты создаются в соответствии с установленным графиком, определяющим время их создания, например месячный анализ продаж компании.

Специальные отчёты создаются по запросам управленцев или когда в компании произошло что-то незапланированное.

И те, и другие виды отчётов могут иметь форму суммирующих, сравнительных и чрезвычайных отчётов.

В суммирующих отчётах данные объединены в отдельные группы, отсортированы и представлены в виде промежуточных и окончательных итогов по отдельным полям.

Сравнительные отчёты содержат данные, полученные из различных источников, или классифицированные по различным признакам и используемые для целей сравнения.

Чрезвычайные отчёты содержат данные исключительного (чрезвычайного) характера.

Использование отчётов для поддержки управления оказывается особенно эффективным при реализации так называемого управления по отклонения.

Управление по отклонениям предполагает, что главным содержанием получаемым менеджером данных должны являться отклонения состояния хозяйственной деятельности фирмы от некоторых установленных стандартов (например, от запланированного состояния). При использовании на фирме принципов управления по отклонениям к создаваемым отчётам предъявляются следующие требования:

• • отчёт должен создаваться только тогда, когда отклонение произошло;
• • сведения в отчёте должны быть отсортированы по значению критического для данного отклонения показателя;
• • все отклонения желательно показать вместе. Чтобы менеджер мог уловить существующую между ними связь;
• • в отчёте необходимо показать количественное отклонение от нормы.

Основные компоненты

Основные компоненты ИТ управления показаны на рис. 3.13.

Входная информация поступает из систем операционного уровня. Выходная информация формируется в виде управленческих отчётов в удобном для принятия решений виде.

Содержимое базы данных при помощи соответствующего программного обеспечения преобразуется в периодические и специальные отчёты, поступающие к специалистам, участвующим в принятии решений в организации. База данных, используемая для получения указанной информации, должна состоять из двух элементов:

• 1) данных, накапливаемых на основе оценки операций, проводимых фирмой;
• 2) планов, стандартов, бюджетов и других нормативных документов, определяющих планируемое состояние объекта управления (подразделения фирмы)