Компьютер, оргтехника и операционная система компьютера

Развитие электронного документооборота и автоматизация делопроизводства предъявляют определенные требования к техническим средствам, которыми оборудуются рабочие места служащих организации (и, в частности, отделов ДОУ). Наиболее часто используемыми в офисах техническими средствами являются: персональный компьютер (с принтером, сканером и модемом), телефон, факс, уничтожитель бумаг и копировальный аппарат.

Пользователь (потребитель) информации — это субъект, обращающийся к информационной системе или посреднику за получением необходимой ему информации и пользующийся ею.

Компьютер в современных офисах стал незаменимым помощником. Использование компьютеров помогает выполнять широкий круг задач, таких как создание и редактирование документов, регистрация документов и контроль за их исполнением, хранение и поиск текущих документов. Осуществляется архивное храпение документов, поиск необходимой информации, прием и передача документов по сети (как локальной, так и глобальной), а также организация рабочего времени пользователя.

Основу компьютера составляют системный блок, монитор, клавиатура и мышь. Дополнительно могут быть подключены различные внешние (периферийные) устройства, в зависимости от специфики работы и задач пользователя (принтер, сканер, плоттер, модем, факс-модем, устройство архивации данных, и др.).

Принтер предназначен для вывода данных на печать (на бумажный носитель) из памяти компьютера. По способу печати различают матричные, струйные и лазерные принтеры. В матричных принтерах знаки на бумаге образуются при ударе иголок по красящей ленте. Работа струйных принтеров основана на управляемом нанесении на бумагу микрокапель чернил. Наилучшее качество и скорость печати обеспечивают лазерные принтеры.

В современных офисах используются струйные и лазерные принтеры (вместо устаревших матричных). В настоящее время широко применение в офисах получили принтеры фирмы Canon, HеwlePackard, Epson.

Сканер предназначен для ввода информации с бумажного носителя в память компьютера. По способу считывания информации различают сканеры планшетные, когда документ (как правило формат А4, либо A3) целиком укладывается на рабочую поверхность и рулонные сканеры, протягивающие лист бумаги. Наиболее используемыми являются планшетные сканеры фирм HewlettPackard.

Плоттер предназначен для вывода графической информации на бумажный лист, либо рулон. С его помощью делают макеты рекламных плакатов, машиностроительные чертежи. Распространены плоттеры форматов А1 и АО со струйным способом нанесения рисунка.

Модем предназначен для подключения компьютера к глобальным сетям и к всемирной сети Internet посредством телефонных линий. Модем может быть внутренним устройством (в виде платы внутри системного блока), или внешним, подключаемым к компьютеру через последовательный порт.

Факс-модем используется для осуществления передачи электронных документов, хранящихся в памяти компьютера по телефонным линиям связи. Как и модемы, факс-модемы также могут быть внутренними и внешними. Сейчас широко применяются факс-модем фирм Zyxel и Motorola.

Стример является устройством резервного копирования. Стримеры предназначены для архивации данных на жестком диске с помощью записи их на магнитную ленту. Объем памяти одной кассеты составляет 60 Мб.

Устройства архивации данных предназначены для храпения большого объема информации. Устройство архивации подключается к компьютеру через порт и производят запись па магнитооптические диски, диски ZipDrive (100 Мб) и JazzDrive (1 Гб). В локальной сети одно устройство архивации может обслуживать все компьютеры.

Компьютерная сеть предназначена для объединения нескольких компьютеров с целью обмена данными. Сеть дает возможность использовать общие ресурсы. Это могут быть базы данных, программы, внешние устройства. Компьютеры соединяются между собой с помощью кабеля (телефонного, коаксиального, оптоволоконного) или с помощью телефонной сети. Обычно в сети один компьютер является сервером, управляющим передачей данных и периферийными устройствами, а остальные — рабочими местами.

Различают локальные компьютерные сети (LAN), расположенные в одном офисе или здании, и глобальные компьютерные сети (WAN).

Информация может храниться в базе данных сервера, что позволяет обращаться к документам с рабочих мест пользователей. Также обмен электронными документами, как в локальных, так и в глобальных сетях, может производиться с помощью электронной почты.

Наиболее распространенным средством связи является телефон. Для передачи копии документа используют телефакс.

В качестве средств оргтехники широко используются уничтожители бумаги, переплетчики отчетов (с помощью пластиковых или металлических пружинок), ламинаторы для нанесения на документ прочной прозрачной пленки, копировальные машины (ксероксы).

Windows — это операционная система (ОС) персонального компьютера. Главное назначение системы — обеспечить работоспособность всех составных частей ЭВМ и прикладных программ пользователя. ОС загружается при включении компьютера и управляет всеми внутренними процессами его работы.

Когда включается компьютер, начинает выполняться программа начальной загрузки. Она тестирует компьютер и запускает программу, которая в свою очередь передает управление ОС. Windows сегодня — наиболее распространенная ОС на офисных компьютерах, но существуют и другие ОС, например, DOS, UNIX.

Различные ОС создаются для конкретных целей, по, тем не менее, большинство ОС выполняют одни и те же функции. В основе их выполнение элементарных операций без непосредственною участия пользователя. Удобство общения с ОС обеспечивает интерфейс — программные и технические средства (меню, окна, кнопки с манипулятором-мышью и др.). С помощью интерфейса пользователь запускает нужные прикладные программы: редакторы, игры, базы данных и др.

Основным объектом, над которым производятся действия пользователя и компьютера, является файл. Файловая система служит для организации и хранения информации на внутренних и внешних носителях. Отдельная порция информации, с которой можно выполнять действия создания, удаления, копирования, перенесения, переименования и т. д. называется файлом. Папка является ключевым понятием файловой системы (распространены синонимы папки-каталоги, директории). Папка может содержать файлы, другие папки. Диски, папки и файлы образуют иерархию файловой системы. Здесь уместна аналогия с описанием библиотеки (диск — библиотека, папка — книжная полка, файл — книга).

Данные, программы и пиктограммы, которые используются для изображения внешних устройств и программных продуктов — все это хранится в виде файла. Каждый элемент в файловой системе имеет свои атрибуты, которыми управляет ОС. Примерами атрибутов являются имя, размер, время последнего изменения файла. Действия, которые можно выполнять над файлами: создать, копировать, удалить, переименовать, перенести, распечатать.

Для управления различными типами устройств, которые могут быть подключены к компьютеру, как внутренними, так и внешними, Windows использует специальные программы — драйверы. Драйверы многих устройств Windows устанавливает сам, для других может понадобиться отдельная установка с дискет или компакт-диска, приложенных к принтеру, цифровой фотокамере и т. п. Драйверы используются прикладными программами без непосредственного участия пользователя.

Процесс общения с Windows осуществляется при помощи клавиатуры, мыши и монитора. После включения компьютера и загрузки Windows появляется графическая оболочка, которая позволяет работать с компьютером, манипулируя значками пиктограммами, окнами и ниспадающими меню. Вся эта облаем, экрана называется рабочим столом Windows — своеобразным рабочим местом пользователя.

На рабочем столе расположено множество значков. Каждый из них обозначает собой объект: папку или программу, пользовательский файл.

Практически любую операцию в Windows можно выполнить, начиная с обращения к кнопке «Пуск» или панели задач. Они всегда доступны пользователю на рабочем столе.

Для просмотра папок и файлов в виде иерархической структуры файловой системы можно использовать проводник Windows. Режим проводника позволяет перемещаться по каталогам в одном окне. Левая область проводника Windows содержит список дисков и папок, а справа отображается содержимое текущего объекта.