Внедрение информационных технологий в архивном деле

Информатизация архивного дела имеет главной своей целью развитие рациональной системы формирования, обеспечения сохранности, всестороннего использования Архивного фонда России и защиту его информационных ресурсов. Информатизация архивного дела — это процесс усовершенствования технологий обработки архивных документов путем внедрения в архивное дело теоретических и прикладных разработок информатики, а также использование в работе архивов компьютерной техники и программного обеспечения.

Внедрение информационных систем в архивном деле позволяет перевести документы в электронную форму, оцифровать архивные документы, повысить сохранность документов, увеличить перечень платных услуг и повысить эффективность работы с архивом.

Информатизация архивного дела имеет главной своей целью развитие рациональной системы формирования, обеспечения сохранности, всестороннего использования Архивного фонда России и защиту его информационных ресурсов.

Архивы, начинающие информатизацию с работы в принятом для отрасли типовом программном обеспечении, автоматически используют стандартизированные наборы показателей и форматы данных. Состав типового ПО определяется существующими нормативно-методическими документами, регулирующими деятельность архивных учреждений.

Информационные системы для работы с традиционными документами в архиве:

• — по характеру данных: учетные, АУП, ИПС.
• — по стандартизации: общеотраслевые, коробочные, заказные.
• — по заказчикам: архивы организаций, государственные и муниципальные архивы.

Все базы данных, создаваемые в архиве, условно разделяются на учетные и информационно-поисковые. Эти две категории баз данных различаются структурой, методикой создания, применяемым программным обеспечением.

Учетные базы данных служат для обработки статистических массивов — учета документов и дел в архиве, учета использования, контроля за обеспечением сохранности и т. д.

Учетные базы данных в архиве учреждений предназначена для определения количества документов в единицах учета (единица хранения) и обеспечения сохранности документов при выдаче их во временное пользование в структурные подразделения. Учетные БД могут создаваться по функциональному или интеграционному (многофункциональному) принципу.

По функциональному принципу создаются базы данных для учета документов и дел, контроля за наличием и состоянием дел, учета использования, учета источников комплектования и т. д.

По функциям: комплектование и ЭЦД, учет документов, обеспечение со-хранности, использование, управление архивом, справочно-информационный фонд, интегрированные системы.

Государственный архив Пермской области использует программный комплекс «Архивный фонд 4», который является стандартным программным обеспечением для всех государственных архивов на территории Российской Федерации. Данный программный комплекс состоит из трех основных частей: подсистема «Тематические базы данных, указатели», подсистема «Учет базы данных, указатели» и подсистема «Межфондовый указатель». С помощью данных систем происходит автоматизация архивного дела.

К подсистеме «Учет базы данных, указатели» относится программа «Запросы», которая содержит полную информацию по этому запросу, в частности: дату поступления запроса, его регистрационный номер, адресат, тему, кем запрашивается, адрес, а также отражает данные ответа на этот запрос.

К подсистеме «Тематические базы данных, указатели» относятся программа «Справочник по истории предприятий и госучреждений», которая содержит данные о госучреждениях и предприятиях с историческими преобразованиями.

Подсистема «Межфондовый указатель» — это информационно-поисковый справочник по содержанию фондов архива и включает в себя такие программы как:

Программа «Картографические документы» (которая содержит информацию о картографических документах досоветского периода, хранящихся в ГАПО).

Программа «Метрические книги» (в которую включены метрические книги церквей Пермской епархии.).

Программа «История религий» (содержит информацию по истории рели-гии в Прикамье).

Программа «Календарь знаменательных дат» (содержит информацию о знаменательных датах с указанием места события, тематики).

Программа «АТД» (справочник по административно-территориальному делению).

Программа «Ревизские сказки» (поисковая система по сказкам Пермской губернии).

Программа «Документы ВОВ» (поисковая система по документам ВОВ).

В настоящее время использование информационных систем в архивном деле значительно ускоряет работу всего архива, к тому же, что не менее важно, обеспечивает сохранность документов с помощью программных обеспечений, а также обеспечивает защиту информационных ресурсов.

Разработанные и функционирующие в архивах автоматизированные информационные системы предназначены для хранения, поиска, учета документов, служат научно-справочным аппаратом к ним, способствуют созданию различных справочников, указателей, электронных картотек и предусматривают различные формы печати выходных документов.

При использовании информационных систем, уменьшаются общие затраты на управление архивом, его использования, увеличивается надежность за счет многократной его проверки, облегчается обучение и повышение квалификации пользователей. Ближайшие перспективы информатизации диктуют не только необходимость создания типового ПО для госархивов, но и взаимосвязанных комплексов типового ПО для архивных учреждений разного уровня.

Программный комплекс «Архивный фонд 4» обладает широкими возможностями для автоматизации архивного дела: обеспечивает ведение государственного учета, контроля за состоянием хранения документов, научно-справочного аппарата на уровнях; учет движения документов; формирование статистических отчетов (более 100); поиск информации; ведение каталогов; гибкое разграничение прав доступа к данным и функциям системы; протоколирование действий пользователей. К тому же ПК «Архивный комплекс 4» обеспечивает участие государственного архива в ЕАИС центрального государственного учета документов АФРФ.