Информационные технологии в современном менеджменте

Главным направлением перестройки менеджмента и его радикального усовершенствования, приспособления к современным условиям стало массовое использование новейшей компьютерной и телекоммуникационной техники, формирование на ее основе высокоэффективных информационно-управленческих технологий. Средства и методы прикладной информатики используются в менеджменте и маркетинге. Новые технологии, основанные на компьютерной технике, требуют радикальных изменений организационных структур менеджмента, его регламента, кадрового потенциала, системы документации, фиксирования и передачи информации. Особое значение имеет внедрение информационного менеджмента, значительно расширяющее возможности использования компаниями информационных ресурсов. Развитие информационного менеджмента связано с организацией системы обработки данных и знаний, последовательного их развития до уровня интегрированных автоматизированных систем управления, охватывающих по вертикали и горизонтали все уровни и звенья производства и сбыта.

Технология — это комплекс научных и инженерных знаний, реализованных в приемах труда, наборах материальных, технических, энергетических, трудовых факторов производства, способах их соединения для создания продукта или услуги, отвечающих определенным требованиям.

Технология неразрывно связана с машинизацией производственного или непроизводственного, прежде всего управленческого процесса. Управленческие технологии основываются на применении компьютеров и телекоммуникационной техники.

Согласно определению, принятому ЮНЕСКО, информационная технология — это комплекс взаимосвязанных, научных, технологических, инженерных дисциплин, изучающих методы эффективной организации труда людей, занятых обработкой и хранением информации; вычислительную технику и методы организации и взаимодействия с людьми и производственным оборудованием, их практические приложения, а также связанные со всем этим социальные, экономические и культурные проблемы. Сами информационные технологии требуют сложной подготовки, больших первоначальных затрат и наукоемкой техники. Их введение должно начинаться с создания математического обеспечения, формирования информационных потоков в системах подготовки специалистов.

В последние десятилетия менеджменты в наиболее развитых странах, в частности, в США и Японии, на творческие (созидающие) информационные технологии так называемого третьего (высшего) уровня. Они охватывают полный информационный цикл — выработку информации (новых знаний), их передачу, переработку, использование для преобразования объекта, достижения новых более высших целей.

Информационные технологии третьего уровня означают высший этап компьютеризации менеджмента, позволяют задействовать ЭВМ в творческом процессе, соединить силу человеческого ума и мощь электронной техники.

Полная интегрированная автоматизация менеджмента предполагает охват следующих информационно-управленческих процессов: связь, сбор, хранение и доступ к необходимой информации, анализ информации, подготовка текста, поддержка индивидуальной деятельности, программирование и решение специальных задач. Основные направления автоматизации информационно-управленческой деятельности компаний следующие: автоматизация процесса обмена информацией, включая учрежденческую АТС, «электронную почту». К современным техническим средствам автоматизации информационно-управленческой деятельности относятся:

• 1. персональные компьютеры, объединенные в сети;
• 2. электронные пишущие машинки;
• 3. текстообрабатывающие системы (проблемноориентированные компьютерные системы, имеющие большие функциональные возможности);
• 4. копировальные машины;
• 5. коммуникационные средства, телефонную технику;
• 6. средства для автоматизации ввода архивных документов и поиска информации (к ним относятся нетрадиционные носители информации: магнитные диски и ленты, микрофильмы, диски с оптическими записями);
• 7. средства для обмена информацией — «электронная почта»;
• 8. видеоинформационные системы;
• 9. локальные компьютерные сети;
• 10. интегрированные сети учреждений.

Системы управления базами данных выполняют следующие две основные функции:

• а) хранение и ведение представления структурной информации (данных);
• б) преобразование по некоторому запросу хранимого представления в структурную информацию.

Термин «структурная информация» используется для противопоставления неструктурной текстовой информации, являющейся объектом информационно-поисковых систем. Структурной информации соответствует понятие форматных данных. В современных системах управления базами данных пользователь имеет дело с содержательной стороной своих данных, а не с деталями их представления в памяти ЭВМ. Ответственность за выбор представления информации лежит на СУБД, причем представление того или иного факта реального мира может в общем случае измениться без ведома пользователя. Явления реального мира зачастую могут быть описаны с помощью структурных взаимосвязей между совокупностями фактов. Для представления информации о подобного рода явлениях может быть использована структурная модель данных. В общем случае можно выделить два типа связей данных:

• а) связь между атрибутами одного и того же объекта;
• б) связь между объектами.

Связь атрибутов представляется типом записей, которые в свою очередь являются поименованной совокупностью элементов данных. Связи между объектами могут быть представлены некоторым графом или диаграммой структуры данных.

СУБД основывается на определенной модели данных, которая отражает взаимосвязи между объектами. Большинство современных реализаций применяют иерархическую или сетевую модель, а также приобретающую популярность реляционную модель. С помощью модели данных могут быть представлены объекты предметной области и взаимосвязи между ними. Взаимосвязь в модели данных выражает отображение или связь между двумя множествами данных. Различают взаимосвязи типа «один к одному», «один ко многим».

Задача № 1

В MS EXCEL создать электронную таблицу расчета платежей за коммунальные услуги по упрощенной схеме.

Вначале пару слов о файле Excel. Файл Excel называется книгой. В рамках книги (файла) есть листы Excel. Как в обычной бумажной книге есть листы, так и в файле Excel придумали: открываешь книгу, а там есть листы и их можно переворачивать. В целом удобно, наглядно и понятно. Каждый лист в отдельности — это здоровенная таблица. После создания файла или листа, эта исходная таблица пустая. Затем в неё вносятся некоторые данные. Это как детская мозаика — есть пустое полотно, которое заполняется нужным узором из фишек. Только в Excel вместо полотна используется пустой лист, а вместо фишек — данные, которые вносятся в ячейки таблицы Рассказывать про таблицы словами можно очень долго и толку от этого никакого не будет. Поэтому переходим к наглядным примерам.

Услуги.	Прошлый месяц.	Текущий месяц.	Кол-во.	Тарифы.	Сумма.
Ход.вода.				26.82.	80,00р.
Гор.вода.				121.89.	244,00р.
Электроэнерг.				фев.51.	151,00р.

Сумму рассчитывали по формуле: =(E3-C3) *G3.

Задача№ 2.

Создать в MS Access создать однотабличную базу данных в выбранной предметной области. К базе добавить: а) запрос с условием б) форму в) отчет Технология разработки базы данных Определим цель создания данной базы — хранение сведений об учащихся. В качестве базового объекта базы данных определим таблицу, в которой будут храниться следующие данные об учащихся: номер личного дела, фамилия, имя, отчество, дата рождения, домашний адрес, класс.

Создание и использование формы Чтобы упростить просмотр, ввод и модификацию данных в конкретной таблице, можно создать для нее одну или несколько форм. Форма — это документ, в окне которого отображается, как правило, одна запись таблицы, причем пользователь имеет возможность по своему усмотрению разместить поля на форме.

Создание и использование запроса Для просмотра, изменения и анализа данных используются запросы. Запросы также можно использовать в качестве источников записей для форм, отчетов и страниц доступа к данным. В общем случае запрос — это вопрос о данных. В запросе отображались данные об учащихся, родившихся летом 1988 г.

Создание отчета Отчет представляет собой эффективный способ представления данных в печатном формате. Данные в нашем отчете будут сгруппированы по классам.