Понятие и структура научно-справочного аппарата к документам архивного фонда Российской Федерации

Курсовая работа

Понятие и структура научно-справочного аппарата к документам архивного фонда Российской Федерации

Данная исследовательская работа посвящена изучению научно-справочного аппарата в современных государственных архивах.

Актуальность данной работы заключается в значении научно-справочного аппарата для архивных учреждений и правильности его составления, ведь без справочно-поисковых средств (СПС) архив, из упорядоченного хранилища документной информации, превратится в «информационную свалку», в которой найти необходимые данные будет практически невозможно.

Объект исследования — архивное дело Предмет исследования — научно-справочный аппарат Цель данной работы: изучить систему научно-справочного аппарата к документам Архивного фонда Российской Федерации Для достижения данной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Определить понятие «научно-справочный аппарат»

2. Изучить принципы построения научно-справочного аппарата

3. Изучить структуру научно-справочного аппарата

4. Проанализировать научно-справочный аппарат в архивах, хранящих документы Архивного фонда Российской Федерации

1. Научно-справочный аппарат: понятие, принципы построения, структура

1.1 Понятие и принципы построения научно справочного аппарата

Система справочно-поисковых средств (система научно-справочного аппарата) к документам архива — это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников о составе и содержании архивных документов, создаваемых на единой методической основе для поиска архивных документов и архивной информации в целях эффективного использования Архивные справочники бывают традиционными, т. е. на бумажных носителях, и автоматизированными, т. е. реализуемые с помощью вычислительной техники. Основная цель архивных справочников — оперативный поиск необходимой документной информации.

Создание научно-справочного аппарата к архивным документам — деятельность по обеспечению документной информацией граждан, юридических лиц и других потребителей информации.

При работе с информацией необходимо различать первоисточники и вторичную документную информацию.

Первичная документная информация — архивные документы, содержащие сведения об объективных явлениях и мыслительной деятельности человека.

Вторичная документная информация — это «информация об информации», то есть сведения, содержащие описательную информацию о первоисточнике.

Архивные справочники и первичная документная информация, то есть документы, в общей сложности составляют архивную информационную среду.

Архивные справочники делятся на обязательные и дополнительные. Обязательные архивные справочники есть в каждом государственном и муниципальном архиве. К ним относятся описи дел, каталоги и путеводители. Дополнительные архивные создаются по мере необходимости, которая определяется спецификой того или иного архивного учреждения, либо складываются исторически. К ним относятся Обзоры документов, указатели, тематические перечни и базы данных.

Система научно-справочного аппарата каждого федерального архива была подробно представлена в издании «Федеральные архивы России и их научно-справочный аппарат». Уникальность этого справочники заключается в том, что впервые в истории отечественного архивоведения воедино сведены данные об основных элементах справочного аппарата каждого федерального архива.

1.2 Принципы построения системы научно-справочного аппарата

Основные принципы построения системы научно-справочного аппарата:

1. Взаимосвязь и взаимодополняемость архивных справочников, описывающих первичную документную информацию

2. Избежание дублирования информации в различных архивных справочниках

3. Преемственность системы научно-справочного аппарата (НСА) организаций с НСА архивных учреждений Преемственность научно-справочного аппарата организаций и архивных учреждений достигается единством требований и принципов построения. Это условие предполагает обязательность составления в делопроизводстве организаций описей дел и научно-справочного аппарата к ним. Утвержденные экспертно-проверочной комиссией архивных учреждений формы описей хранятся в архиве как контрольные экземпляры до передачи организацией документов на постоянное хранение. После поступления документов на постоянное хранение описи становятся частью научно-справочного аппарата архива.

Различные средства научно-справочного аппарата архива организации принимаются в архив как самостоятельные единицы, либо интегрируются в соответствующие разделы каталогов.

Соблюдение первых двух принципов необходимо для эффективности поиска и сокращения трудозатрат архивистов на дублирование информации.

Если при создании описаний документов и их каталогов соблюдается принцип взаимосвязи и взаимодополняемости, то исследователь, ознакомившись с описью дел и выписав из нее необходимые номера единиц хранения, может обратиться к соответствующим разделам каталога для более детального поиска. В каталоге исследователь сможет найти названия единиц хранения, заголовки дел, и более детальную информацию.

Третий принцип не менее важен для организации поиска. Он означает, что при создании всех типов архивных справочников в организациях, государственных и муниципальных архивах будут предъявляться единые требования и единые методы. Так, правильность оформления описей дел в организации контролирует архив организации. Сводные описи (годовые разделы) описей документов дел постоянного хранения согласовываются и утверждаются государственными и муниципальными архивами. Также важно осуществлять контроль и за другими средствами научно-справочного аппарата. Каждый архивный справочник организации должен быть составлен в соответствии с правилами работы государственных, муниципальных архивов и архивов организаций.

2 Структура научно-справочного аппарата

2.1 Описи дел

Опись дел, документов — архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения / единиц учета, закрепления из внутрифондовой систематизации и учета; состоит из описательных статей единиц хранения / единиц учета, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи Опись выполняет три основные функции:

· Информационная (раскрывает состав и содержание документов)

· Учетная (осуществляет учет документов)

· Классификационная (классифицирует документы) Информационная функция реализуется следующим образом: при составлении описи дел и занесения в нее заголовков документов, которые дают информацию о виде и содержании документа. Правильно оформленная опись дел позволяет получить информацию о составе документов фонда.

Учетная функция реализуется при нумерации документов и указании количества документов в описи. Это обеспечивает сохранность документов, позволяет отслеживать изменение объема фонда и способствует оперативному поиску нужного документа.

Классификационная функция состоит в наиболее рациональном расположением дел внутри фонда. Под классификацией в данном случае понимается группировка документов в соответствии со структурой фондообразователя или основными вопросами его деятельности.

Описи бывают трех видов: внутренняя опись, опись структурного подразделения (сдаточная), сводная опись на дела фонда.

Внутренняя опись предназначена для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т. д.), а также для дел, состоящих из таких разновидностей документов, заголовки которых не содержат информации об их содержании.

Описи структурных подразделений (сдаточные) и сводные описи составляются по одной методике. Они составляются для описания следующих видов дел:

· временного хранения (например, 5 лет и выше, 10 лет и выше, свыше 10 лет (по усмотрению организации);

· по личному составу.

Рассмотрим методику составления описи дел постоянного хранения.

Опись состоит из двух частей: собственно описи и научно-справочного аппарата к ней. Опись, как правило, составляется в организации. Но в случае неудовлетворительного качества описи она заново составляется в архивном учреждении, куда ее передали.

Составление описи включает следующие виды работ:

· описание дел;

· организация документов и дел в пределах архивного фонда (разработки классификационной схемы дел фонда и классификации дел фонда);

· составление собственно описи документов;

· составление справочного аппарата и оформления описи.

· Опись дел состоит из описательных данных о каждой единицы хранения, которые представляют собой совокупность следующих элементов:

· порядковый номер;

· делопроизводственный индекс

· заголовок дела и в ряде случаев аннотация документа;

· крайние даты документов в деле;

· количество листов в деле;

· примечания.

Каждому элементу описательной статьи соответствует графа в листе описи:

Графа 1 — «Порядковый номер» — выполняет учетную функцию, закрепляет последовательность единиц хранения в листе описи. Номер последней единицы хранения указывает на количество дел в описи. Изменение количества дел должно отражаться в конце описи (в «Итоговой записи»).

Графа 2 — «Делопроизводственный номер» — это номер документа, присвоенный ему в организации-фондообразователе, когда документ был еще действующий. Может использоваться в качестве дополнительного поискового сведения.

Графа 3 — «Заголовок дела» отражает информационную функцию описи, раскрывая состав и содержание документов каждого дела.

В данной графе не допускается использование произвольных сокращений, только принятые закрепленные в соответствующих документах. При первом упоминании организации, предприятия, учреждения, государственного органа и так далее заголовок пишется полностью, а в скобках сокращенно. При дальнейшем упоминании заголовок пишется сокращенно. Например: ОАО «Российские железные дороги» (ОАО «РЖД»)".

Графа 4 — «Крайние даты» — даты начала и окончание дела. Месяц, как правило, пишется словами. Дата обозначается в формате число, месяц, год.

Графа 5 — «Количество листов» — объем единицы хранения.

В конце описи делается итоговая запись, в которой указываются следующие сведения: количество единиц хранения, номера первой и последней единицы хранения, оговариваются имеющиеся прописи номеров, литерные номера, выбывшие единицы хранения и основания их выбытия.

Заверительная надпись подшивается в конец дел. В ней указываются количество подшитых и пронумерованных листов в описи, литерные номера, а также информация о пропущенных номерах и об особенностях физического состояния листов описи.

Методика составления справочного аппарата к описи

После составления собственно описи, к ней составляется справочный аппарат, выполняющий две функции: ускорение поиска по описи и предоставление дополнительной информации о фонде.

Состав справочного аппарата к описи включает в себя:

· титульный лист;

· содержание;

· предисловие;

· список сокращений;

· указатель.

Также опись может содержать переводные таблицы, библиографию, терминологический словарь.

Титульный лист — содержит полное название государственного архива, полное название фонда с перечислением всех его переименований (в скобках), если они были, также указывается номер фонда, номер описи и название описи.

Содержание разделов описи и справочного аппарата к ней. В нем перечисляются: предисловие, список сокращений, названия всех разделов, подразделов, включенных в опись, указатели, переводные таблицы шифров. Против каждого названия ставятся номера соответствующих листов описи.

Например: см. приложение 2.

Предисловие включает в себя историю организации-фондообразователя, историю фонда, аннотацию состава и содержания документов в описи и состава справочного аппарата к описи.

Список сокращений — отсортированные в алфавитном порядке встречающиеся в описи, сокращенно написанные слова и аббревиатуры с полным наименованием слов. Сокращения используются в тексте в целях экономии места для часто встречающихся слов.

Общепринятые сокращения, не требующие специальных разъяснений (т.е., т.д., пр. и другие), обозначающие название мер массы, времени, пространства, относящиеся к цифрам или каким-либо наименованиям и не вызывающим двоякого толкования (кг, мин., см, м), а также вошедшие в разговорную и письменную речь сокращения слов, подобно таким, как, профком, в список сокращений не включаются. Если при составлении описи были использованы такие сокращения, как «р. — родился», «ум. — умер», «п. — протокол», «м. — материалы» и тому подобные, то необходимо пересоставить опись, а не включать эти слова в список сокращений.

Указатель к описи содержит список понятий, встречающихся в описи, и необходимых пояснений к ним. Указатели могут быть именными, предметными, географическими и так далее. Также указатель может быть отдельным дополнительным справочно-поисковым средством.

Для примера рассмотрим одну из описей дел Российского государственного исторического архива.

Ф. 13 Оп. 3. 1798−1811 гг., 53 eд.xр. Журналы входящих и исходящих бумаг. Фонд 13: Департамент министра коммерции (см. приложение 3)

Данная опись начинается с титульного листа и переводной таблицы. Далее идет перечень дел, включающий порядковый номер, делопроизводственный номер, заголовок дела, крайние даты, количество листов и примечание. Заверительная надпись (лист-заверитель) составляется на отдельном листе-заверителе и подшивается в конце описи.

Данная опись составлена верно, однако с 1984, года ее составления, изменилась форма листа-заверителя (приведена в приложении 9 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г.).

2.2 Система каталогов в архиве

Система хранения архивных документов на уровне фонда закрепляется описью, но для поиска документной информации это недостаточно. Зачастую поисковые запросы формируются по таким критериям как предмет, вопрос, тема либо какое-то событие. Для удовлетворения поисковых запросов такого типа составляются архивные каталоги, в которых информация сгруппирована по предметам (темам, отраслям). Данное средство научно-справочного аппарата архива позволяет исследователям осуществлять многоаспектный поиск документной информации.

Архивный каталог — архивный справочник, в котором информация об архивных документах расположена в соответствии с выбранной схемой классификации Цит. По Е. М. Буровой: «Система каталогов в отечественных архивах начала складываться в начале 60-х гг. XX в. За прошедший период государственные архивы накопили значительный опыт по созданию и ведению различных видов каталогов. Однако „массовая“ каталогизация, проводившаяся в 70−80-е гг. XX в. в отечественных архивах привела к тому, что в традиционном виде каталоги содержали миллионы карточек, но эффективность их использования была низкая. Это объясняется рядом факторов: во-первых, традиционной формой поиска в каталоге информации; во-вторых, их „непубличным“ характером, т. е. обслуживали запросы исследователей только сотрудники архива. Все это привело в 90-е гг. XX в. к приостановке каталогизации документной информации».

В отличие от описи каталог:

1) Охватывает большинство фондов архива, так как структура каталога не зависит от структуры хранения документов в архиве, и отражает классификацию документов по различным признакам, опись же составляется на документы одного архивного фонда или его части;

2) Предоставляет более подробную информацию, чем опись, так как может включать в себя отрывок документа, и содержать информацию не только одного дела.

3) Не выполняет учетную функцию и не подсчитывает количество дел, его основная функция — обеспечение информационного поиска.

4) Если каждая опись строится на основе собственной схемы систематизации материалов данного фонда, то каталожные карточки всех фондов архива упорядочиваются в соответствии с единой схемой, основы построения которой являются общими для всех архивов.

В архивах организаций вместо каталогов используются картотеки.

В делопроизводстве важно уметь быстро найти ту или иную документную информацию. С этой целью ведутся регистрационные и учетно-регистрационные картотеки документов, картотеки писем и заявлений граждан и др. При этом необходимо помнить, что эти картотеки имеют не только сиюминутное значение: в дальнейшем вместе с документами они должны будут поступить в архив организации.

процесс подготовки, составления и ведения архивных каталогов называется каталогизацией архивных документов:

Каталогизация архивных документов — процесс подготовки, составления и ведения архивных каталогов Каталогизация включает в себя следующие виды работ:

· определение вида каталога;

· разработка схемы классификации документной информации в каталоге;

· выявление и отбор документной информации для каталогизации;

· описание документной информации на каталожных карточках;

· индексирование каталожных карточек;

· систематизация карточек и ведение каталога Определение вида каталога. Вид каталога зависит от содержания документов и наличия в архиве других каталогов.

Определяя состав каталогов конкретного государственного или муниципального архива учитываются: ранг и профиль архива; структура, состав и содержание фондов архива; степень разработанности фондов; интенсивность и задачи использования документов; наличие и качественный уровень других типов архивных справочников; материально-технические возможности архива.

По структуре каталоги разделяют на логические и алфавитные.

Логическая структура предполагает метод дедукции, то есть поиск информации от общего к частному.

Каталоги логической структуры подразделяются на систематические, тематические и их разновидности (каталог по истории учреждений и каталог по истории административно-территориального деления) и хронологические, а каталоги алфавитной структуры — на предметные и их разновидности, именной и географический.

В государственных и муниципальных архивах широкое распространение получили систематические каталоги.

Структура архивных каталогов представлена в приложении 4.

Разработка схемы классификации документной информации в каталогах. Цит. по Е. М. Буровой «Архивоведение: теория и методика»: «Научная разработка проблемы классификации архивной документной информации, находящаяся в тесной связи с развитием общей теории классификации, относится к началу XIX в., ко времени складывания предметной области архивоведения, системы архивов, выделения архивного дела в самостоятельную область государственного управления, когда начали разрабатываться классификационные схемы в родственных с архивоведением областях — документоведении и источниковедении.

В результате теоретических исследований были определены основные виды классификации документной информации, отраженной в справочно-информационных средствах: структурная, предметно-тематическая, типологическая, в основе которых лежат структурный элемент (структура), предмет (тема) или характерный (присущий данному объекту или его части) типический признак. Первые два вида классификации определяют специфику НСА архивов как традиционного, так и действующего в автоматизированном режиме.

Теоретические достижения отечественного архивоведения в области классификации 70-80-х гг. были реализованы при разработке Схем единой классификации документной информации (СЕК) 1978, 1983 гг., а также Рубрикаторов и Тезаурусов АСНТИ по документам ГАФ СССР, позднее — Единого классификатора документной информации Архивного фонда Российской Федерации (ЕКДИ) 2007 г.

При разработке ЕКДИ АФ РФ были учтены системные изменения, произошедшие практически во всех сферах жизни Российской Федерации: новое политическое и государственное устройство, изменение форм собственности и многое другое, что нашло отражение в документах, информация о которых должна войти в каталоги. Важно отметить, что ЕКДИ АФ РФ на новом методическом уровне развивает подходы к каталогизации, заложенные в СЕК (М., 1978; М., 1983)"

Описание документной информации на каталожных карточках — создание архивной карточки, содержащей вторичную информацию о документе.

Каталожная карточка — карточка, включаемая в карточный каталог и содержащая сведения, соответствующие задачам и тематике архивного каталога Каталожная карточка имеет установленную форму и включает в себя следующие элементы:

· классификационные (индекс, рубрика, подрубрика, дата и место события);

· информационные (содержание документов);

· поисковые (название архива, название фонда, N фонда, N описи, N дела, листы);

· внешние (язык документа и способ воспроизведения);

· контрольные (должность и подпись составителя, дата составления карточки).

Индексирование вторичной документной информации имеет особое значение при создании каталожной карточки.

Индексирование — выбор и / или составление индекса (индексов) на основе системы индексов и его / их проставление на документах, делах, каталожных карточках

Индекс — условный знак (буква, цифра) или совокупность таких знаков, используемые в ИПЯ, АИПС, а в традиционных ИПС присеваемые соответствующим классификационным делениям схемы классификации документов (документной информации) и проставляемые на каталожных карточках (классификационный индекс) В целом индекс представляет собой условное обозначение в системе классификации.

Систематизация карточек и ведение каталога. Проиндексированные карточки необходимо систематизировать перед введением в каталог. Индексы систематизируются в порядке расположения цифр.

Например: см. приложение 5.

Карточки с одинаковыми индексами систематизируются по рубрикам и подрубрикам, указанным на карточках. Расположение самих карточек уже на уровне подрубрик производится по логическому принципу — от высшего к низшему, от общего к частному.

По сложившейся в отечественной теории и методике архивоведения практике, архивные каталоги традиционно относят к категории обязательных для ведения в архиве. (Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных, архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (далее — Правила 2007 г.) (с. 95).)

До сих пор в данной работе рассматривались только традиционные средства научно-справочного аппарата. Научно-технический прогресс, развитие IT затронули архивное дело, в частности, научно-справочный аппарат. Справочно-поисковые средства в архивах постепенно начинают дублироваться в электронном виде. Это позволяет быстро и, что важно, удаленно, находить необходимые архивные документы.

В декабре 2011 года был создан программный комплекс «Центральный фондовый каталог», доступный по адресу: http://cfc.rusarchives.ru/CFC-search/. Основное его предназначение — представление пользователям информации об архивных фондах. На настоящий момент содержит информацию о части фондов всех федеральных архивов и архивов 27 субъектов Российской Федерации.

Интерфейс программной оболочки Центрального фондового каталога представлен в приложении 6

Попробуем найти с помощью данной системы. архивные фонды о, например, конструкторских бюро машиностроения. Введя на главной странице в строку поиска необходимый запрос, нажмем на кнопку «поиск». На странице результатов поиска отображается информация о найденных фондах и о принадлежности каждого фонда к определенному архиву. Процесс работы с данной системой отображен в приложении 7 Открыв первый по списку результат поиска, получаем следующие данные: номер фонда, название фонда, крайние даты, аннотация и историческая справка (приложение 8)

На данный момент система показывает себя как эффективная, постоянно комплектуется и совершенствуется.

В рамках данной работы также рассмотрим электронную систему каталогов в Российском государственном историческом архиве. Ее особенность заключается в разделении каталога на именной, георграфичекий и предметный.

В именном каталоге (приложение 9) информация классифицируется по фамилиям лиц, которые являются авторами документов. Особенность электронного именного каталога в Российскос государственном историческом архиве заключается в том, что документ, на который ссылается указатель, не содержит биографические материалы, а лицо, которое служило основой поиска, лишь упоминается в тексте документа.

В георграфическом каталоге информация классифицируется по алфавиту географических и топографических объектов (приложение 10).

В предметном каталоге информация классифицируется по теме документа, по его заголовку (приложение 11).

Запущенный в тестовом режиме электронный каталог Российского государственного исторического архива представляется удобным поисковым средством. Однако нужно понимать, что в данном каталоге представлена информация лишь о 2,5% архивных материалов, хранящихся в РГИА. Представленная система — первые шаги к созданию полноценного электронного каталога.

2.3 Путеводители

Путеводители относятся к обязательным архивным справочникам

Путеводитель по (архивным) фондам архива — архивный справочник, содержащий в систематизированном порядке характеристики или краткие сведения об архивных фондах и предназначенный для ознакомления с его составом и содержанием

Путеводитель — печатное издание, цель которого — дать пользователям представление о составе фондов конкретного архива.

Виды путеводителей:

· фондовый путеводитель;

· краткий справочник по фондам архива (архивов);

· тематический путеводитель по фондам архива (архивов).

Путеводители подразделяются также на архивные (внутриархивные) и межархивные.

Фондовый путеводитель — печатное издание, содержащее краткую информацию о фондах архива в систематизированном порядке и служит для ознакомления с содержанием архива.

Краткий справочник по фондам архива — путеводитель, содержащий список фондов архива. В свою очередь краткие справочники по фондам архивов подразделяются на аннотированные и неаннотированные. Аннотированные содержат информацию о фондах в систематизированном порядке с указанием всех переименований фондообразователей, также предоставляется краткая информация о содержании документов. Неаннотированные краткие справочники по фондам архива содержат только список фондов и справочную информацию по ним.

Тематический путеводитель по фондам архива — путеводитель, в котором содержится информация о фондах, соответствующих определенной тематике.

Все вышеперечисленные виды путеводителей могут создаваться как для отдельного архива, так и для группы архивов.

Путеводитель состоит из собственно путеводителя и справочного аппарата к нему.

Собственно путеводитель или, как его еще называют, характеристика фондов содержит следующие обязательные сведения: название фонда, справочные данные о нем, историю организации-фондообразователя (для фонда личного происхождения — основные биографические сведения о лице), информацию о составе и содержании документов фонда. Также может содержаться библиографический список фонда.

Название фонда — обязательный элемент путеводителя, который может дать информацию о:

· принадлежности фонда к определенной исторической эпохе;

· название фондообразователя и его месте в системе органов государственной власти, организации и т. д.;

· масштабах деятельности фондообразователя;

· его местонахождении.

Справочные данные о фонде составляет номер фонда.

Историческая справка дает представление о деятельности фондообразователя, его месте в системе органов государственной власти, организации, предприятия и т. д., периоде и масштабе его деятельности.

Историческая справка для фондов личного происхождения содержит биографические данные о фондообразователе: его фамилия, имя, отчество, период жизни, место рождения, смерти, личная жизнь, деятельность и т. д.

Аннотация состава и содержания документов — краткое описание состава и содержания документов.

Научно-справочный аппарат к путеводителю включает в себя следующие элементы: титульный лист, содержание (оглавление), предисловие, список сокращений, приложения, указатели.

Титульный лист является частью оформления путеводителя (не забываем, что речь идет о печатном издании) и дает информацию о названии архива, его подведомственности и месте в системе архивных органов Российской Федерации. Также указывает информация о месте и времени издания.

Оглавление дает информацию о структуре и содержании путеводителя.

В предисловии приводится краткая история архива, к документам которого составлен путеводитель.

Список сокращений, приложения и указатели несут те же функции, что и в описи дел. Методика их составления аналогична методике составления этих элементов для научно-справочного аппарата описи.

В приложения могут быть включены данные о ликвидированных, переданных в другие архивы и объединенных фондах, а также о составе научно-справочного аппарата архива.

С развитием информационных технологий неразрывная связь между архивным путеводителем и печатным изданием начинает стираться. Появляются архивные путеводители в электронном виде. Например, на сайте Российского государственного архива литературы и искусства (РГАЛИ) представлен электронный путеводитель по фондам, доступный по следующей ссылке: http://www.rgali.ru/object/312 699 132? lc=ru.

2.4 Дополнительные справочно-поисковые средства

В архиве могут создаваться дополнительные справочники системы СПС — обзоры, указатели, тематические картотеки и тематические перечни документов и дел, аннотированные реестры описей.

Обзоры документов

Обзор как тип архивного справочника относится к группе дополнительных справочно-поисковых средств архива, но как и путеводитель предназначен для публикации с целью информирования пользователей о составе и содержании документов фонда или разных фондов, но по одной теме:

Обзор архивных документов — тип архивного справочника, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов, дополненные в необходимых случаях источниковедческим анализом этих документов Целесообразность составления обзоров определяется актуальностью и значимостью проблемы, которой он посвящен, степенью ее изученности, а также новизной включаемых в обзор документов.

Составление и издание (тиражирование) обзоров рекомендуется проводить в следующих случаях: когда объем фонда велик и в нем имеется много дел, однотипных по своему содержанию, или, наоборот, много дел со сложным, многопредметным содержанием, например: протоколы, переписка по нескольким не связанным между собой вопросам. При таком положении целесообразно выпускать обзоры архивных фондов, где содержание многопредметных дел может быть логически расчленено и классифицировано по однородным группам. Также обзоры можно составлять на документы, внесенные в описи без строгой системы или логической связи, или когда документы распылены по разным описям. Отмеченные недостатки проще устранить с помощью составления обзоров, а не пересоставления описей.

Опыт подготовки обзоров показывает, что они могут публиковаться как в виде самостоятельных изданий, так и отдельными статьями в периодических и продолжающихся изданиях, что актуально для подготовки обзоров по архивным документам в организациях.

Например, в Российском государственном военно-историческом архиве (РГВИА) обзоры документов разделены на фондовые и тематические:

Обзоры документов тематические:

· по истории общественно-политического движения;

· по истории зарубежных стран и городов России;

· по истории архитектуры и градостроительства;

· о развитии авиации;

· о культурных и экономических связях России с другими странами;

· о развитии русской военно-теоретической мысли;

· о жизни и деятельности выдающихся людей России;

· о месторождениях полезных ископаемых и др.

Обзоры документов фондовые:

· Военно-походной канцелярия е.и.в. (Ф. 26);

· Ивангородская крепость (Ф. 13 133);

· Секретное повытье Военной коллегии (Ф. 20);

· Кабинет военного министра (Ф. 366);

· Управление военного комиссара Временного правительства при Ставке (Ф. 2015);

· Воронов П. Н., генерал-лейтенанта, военного историка, редактора журнала «Русская старина», (Ф. 252) и др.

Указатели

Указатели могут быть самостоятельными архивными справочниками в архиве или элементом справочного аппарата других архивных справочников:

Указатель (архивный) — архивный справочник, содержащий систематизированный перечень наименований предметов или объектов, о которых содержатся сведения в архивных документах, с указанием их поисковых данных Методика составления указателя как элемента справочного аппарата была рассмотрена на примере описи документов и дел.

Указатели чаще всего входят в состав путеводителей. Однако с развитием информационных технологий указатели становятся популярным средством поиска на сайтах российских архивов.

Например, на сайте rusarchives.ru представлен указатель фондообразователей по архивам России (приложение 12)

При переходе по ссылке к искомому фондообразователю осуществляется переход на окно результата поиска, в котором предоставлена информация о фондообразователе, его справочных данных, разделе и справочнике, в котором содержится информация об искомом фондообразователе (приложение 13)

Таким образом, в данном случае архивный указатель неразрывно связан с архивным справочником (путеводителем).

Тематические перечни документов

В качестве дополнительного архивного справочника могут составляться тематические перечни документов и дел:

Тематический перечень документов — вид информационного документа архива, содержащий список заголовков дел или документов по определенной теме с указанием их дат и поисковых данных Перечни документов составляются по наиболее актуальным, востребованным, а также малоизученным темам для информирования широкого круга исследователей, публикаторов документов, архивистов, журналистов и других специалистов.

С развитием информационных технологий тематические перечни часто принимают электронный вид, и размещаются на сайтах соответствующих архивов. Например, тематические перечни Российского государственного исторического архива (РГАИ) (приложение 14)

Базы данных

Наряду с перечнем документов государственные, муниципальные и ведомственные архивы активно разрабатывают базы данных и размещают их на своих официальных сайтах, что обеспечивает возможность оперативного и многоаспектного поиска и представления документной информации в режиме удаленного доступа.

В рамках данной работы базы данных, размещаемые на сайтах государственных архивов Российской Федерации были не раз рассмотрены в виде архивных каталогов, указателей и тематических перечней. Тем не менее, базы данных можно выделить как отдельный вид справочно-поискового средства, позволяющий осуществлять многоаспектный поиск по архивным фондам.

Ярким примером базы данных и системой поиска к нему является сервис, размещенный на официальном сайте Российского государственного архива литературы и искусства (РГАЛИ).

Заключение

Научно-справочный аппарат к документам Архивного фонда Российской Федерации имеет большое значение для широкого круга потребителей документной информации. В рамках данной исследовательской работы мы посмотрели, каким образом создается и функционирует научно-справочный аппарат архивов.

Цель курсовой работы, а именно изучение системы научно-справочного аппарата к документам Архивного фонда Российской Федерации, достигнута.

В процессе достижения цели, мы решили следующие задачи:

Определили понятие «научно-справочный аппарат», которое приведено в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (- М., 2007).

Изучили принципы построения научно-справочного аппарата и их влияние на структуру и функционирование архивных справочников.

Изучили все обязательные и дополнительные справочно-поисковые средства, а также методику их составления.

Проанализировали научно-справочный аппарат в архивах, хранящих документы Архивного фонда Российской Федерации. Решая данную задачу, мы пошли по пути исследования электронного научно-справочного аппарата, размещенного на сайтах государственных архивов, а также на сайте Федерального архивного агентства.

В архивных учреждениях России научно-справочный аппарат по большей части представлен в традиционном виде. То есть, для получения документной информации необходимо приехать в архив, и уже с помощью справочно-поисковых средств, представленных на бумажных носителях, найти нужную информацию.

Архивная отрасль России в настоящее время идет по пути информатизации, перевода, дублирования документной информации на традиционных носителях в электронный вид, будь то оцифровка кино-фотодокументов, либо сканирование бумажных документов. Тем не менее, современный уровень информатизации архивных учреждений оставляет желать лучшего. Эта проблема решается на самом высшем государственном уровне. В 2011 году постановлением Правительства РФ от 15.04.2014 № 313 была утверждена государственная программа Российской Федерации «Информационное общество (2011;2020 годы)», одна из целей которой — переход на безбумажное хранением документов. Однако для полного перевода архивных документов и архивных справочников в электронный вид необходимо выделить необходимые ресурсы, в том числе технику, которая в современных условиях устаревает очень быстро, а также решить проблему хранения архивных документов в электронном виде, но это уже отдельная тема для исследования.

Источники и литература

справочный поисковый архив каталог

1. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации». ФЗ № 125 от 22.10.2004

2. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (- М., 2007).

3. ГОСТ Р 51 141−98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

4. Основные правила работы архивов организаций. М.: ВНИИДАД, 2002

5. Составление архивных описей: Методические рекомендации. — М., 2003.

6. Единый классификатор документной информации Архивного фонда Российской Федерации. — М., 2007.

7. Архивоведение: учебник / Е. В. Алексеева, Л. П. Афанасьева, Е.М. бурова; под ред. В. П. Козлова. — М. 2007.

8. Архивоведение (теория и методика): учебник для ВУЗов / Е. М. Бурова, Е. В. Алексеева, Л. П. Афанасьева; по ре. Е. М. Буровой. — М. 2012.

9. Словарь современной архивной терминологии социалистических стран. — М., 1988