Государственный учет документов архивного фонда

Обеспечение сохранности и учет документов Архивного фонда

Определение количества и состава документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве в установленных единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах обеспечивает организационную упорядоченность и возможность адресного поиска архивных документов, контроля за их наличием и состоянием.

Архив осуществляет государственный учет архивных документов. Состав и порядок ведения документов государственного учета архивных документов, в том числе формы паспорта архива и паспорта источника комплектования архива, и порядок их представления устанавливаются Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

Учету подлежат:

• — хранящиеся в архиве архивные документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, а также страховые копии архивных документов и копии фонда пользования, описи дел и документов;
• — документы Архивного фонда Российской Федерации, а также документы по личному составу, хранящиеся в источниках комплектования архива.

Учет производится путем присвоения архивным документам (единицам хранения/единицам учета) учетных номеров, являющихся составной частью архивных шифров.

Архивный шифр (обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения её учета и идентификации) состоит из следующих элементов: сокращенного названия архива (его официальной аббревиатуры) и номеров: архивного фонда, описи дел, документов, единицы хранения, единицы учета. В состав архивного шифра единицы хранения аудиовизуальных документов включаются также обозначения (буквенные и цифровые) элемента комплекта, размера негатива, вида носителя звуковой информации; единицы хранения электронных документов — формата записи и вида носителя информации.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, одновременно входящие в состав Музейного фонда Российской Федерации, учитываются в соответствии с порядком, установленным настоящими Правилами и порядком, установленным специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти для Музейного фонда Российской Федерации.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, одновременно входящие в состав библиотечных фондов, учитываются в соответствии с настоящими Правилами и порядком, установленным специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти для библиотечных фондов Российской Федерации.

Учет архивных документов в государственном архиве, государственном и муниципальном музее, библиотеке, организации Российской академии наук осуществляется специальным подразделением.

В архивохранилище государственного архива, организации Российской академии наук назначается работник, ответственный за учет архивных документов архивохранилища.

Учет архивных документов, хранящихся в источниках комплектования архива, осуществляется специальным подразделением архива или возлагается на специально выделенного работника, ответственных за организацию комплектования архива архивными документами.

Учет архивных документов в муниципальном архиве и архивных документов, хранящихся в его источниках комплектования, осуществляют заведующий муниципальным архивом. Записи в учетные документы вносятся только работниками, ответственными за учет.

В архиве разрабатываются порядок и схема учета архивных документов.

Порядок учета архивных документов определяет состав учетных документов и учетных баз данных, ведущихся централизованно и в каждом архивохранилище; закрепляет последовательность выполнения работ по учету. Схема учета архивных документов в графической форме фиксирует порядок учета.

Учетные документы, кроме описей дел, документов, предназначены для служебного пользования и пользователям не выдаются. В отдельных случаях по решению руководства архива может быть выдано дело фонда.

В архиве ведутся основные и вспомогательные учетные документы. Состав и формы основных учетных документов определены настоящими Правилами. Состав и формы вспомогательных учетных документов определяются архивом самостоятельно.

В состав основных учетных документов архива входят:

• — книга учета поступлений документов — для учета каждого поступления архивных документов в архив, а также количества и состава архивных документов, поступивших на хранение за определенный хронологический период времени; состояния их описания;
• — список фондов — для регистрации принятых на хранение архивных фондов, присвоения им номеров;
• — лист фонда — для учета в рамках архивного фонда количества и состава описей дел, документов и их нумерации, количества архивных документов, состояния их описания, фиксации изменений в названии архивного фонда;
• — лист учета аудиовизуальных документов — для учета количества аудиовизуальных документов определенного вида при их нефондовой организации;
• — опись дел, документов — для поединичного и суммарного учета архивных документов, закрепления порядка их систематизации, учета изменений в составе и объеме архивных документов, включенных в данную опись;
• — реестр описей дел — для регистрации описей дел;
• — инвентарная книга учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни — для поединичного и суммарного учета состава и состояния таких дел;
• — паспорт архивохранилища — для суммарного учета архивных фондов и архивных документов данного архивохранилища;
• — лист учета и описания уникального документа;
• — список фондов, содержащих особо ценные документы;
• — опись особо ценных дел, документов или перечень номеров особо ценных дел;
• — реестр описей особо ценных дел, документов;
• — книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования;
• — опись страхового фонда;
• — дело фонда — комплекс документов по истории источника комплектования (фондообразователя) и архивного фонда, ведущийся на каждый архивный фонд, объединенный архивный фонд и архивную коллекцию;
• — лист-заверитель дела — для учета количества листов в деле;
• — внутренняя опись документов дела — для дел, в состав которых входят уникальные документы.

Архив вправе вести другие вспомогательные учетные документы, которые включаются в схему учета документов.

Учет поступления архивных документов в архив осуществляется на основании:

• — акта приема-передачи документов на хранение;
• — акта приема на хранение документов личного происхождения.

Архивные документы ставятся на учет также по результатам проведения отдельных видов архивных работ.

Все принятые в архив архивные документы вносятся в книгу учета поступлений документов. Каждый впервые поступивший в архив архивный фонд, объединенный архивный фонд, архивная коллекция записывается в список фондов, на него заполняются лист фонда, карточки указателя к листу фонда, заводится дело фонда.

Учет выбытия архивных документов из архива осуществляется на основании:

• — акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
• — акта о неисправимых повреждениях документов;
• — акта приема-передачи документов на хранение;
• — акта о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны;
• — акта возврата документов собственнику;
• — акта об изъятии подлинных единиц хранения, документов.

При передаче архивного фонда из одного архива в другой передаются 3 экземпляра описи дел, документов и дело фонда. Копия описи дел, документов остается в архиве-сдатчике и в качестве приложения к акту приема-передачи документов на хранение включается в архивный фонд архива-сдатчика.

При выделении к уничтожению всех архивных документов архивного фонда один экземпляр его описей дел, документов и лист фонда помещаются в дело фонда. Дело фонда включается в архивный фонд архива.

Количество архивных документов архива изменяется в результате:

• — выверки учетных документов, по итогам которой выявлены ошибки, допущенные при подсчете количества хранящихся архивных документов;
• — проверки наличия и состояния архивных документов, в ходе которой обнаружены неучтенные, за литерными или пропущенными номерами единицы хранения/единицы учета;
• — реставрации архивных документов, после которой одно дело разделено на несколько дел;
• — описания архивных документов, переработки описей дел, документов, в процессе которых возможно разделение или объединение единиц хранения/единиц учета.

Основанием для внесения изменений в учетные документы являются:

• — акт о технических ошибках в учетных документах;
• — акт об обнаружении документов, не относящихся к данному архиву, фонду, неучтенных и т. д.;
• — акт о разделении, объединении дел, включении в дело новых документов;
• — акт описания документов, переработки описей.

Современные правила учета базируются на регламенте государственного учета документов Архивного фонда РФ, зарегистрированном Министерством юстиции 8 июля 1997 года.