Проектирование автоматической информационной системы по учету продаж бытовой техники

Введение

Информационная система (ИС) — система, предназначенная для сбора, передачи, обработки, хранения и выдачи информации для достижения поставленной цели.

ИС ориентированы на конечного пользователя. ИС обязана обладать простым, удобным, легко усваиваемым интерфейсом, который должен предоставить конечному пользователю все необходимые для его работы функции, но в то же время не дать ему возможность выполнять какие-то лишние действия.

Составной частью информационной системы является автоматизированное рабочее место персонала.

Автоматизированное рабочее место (АРМ) это место пользователя-специалиста той или иной профессии, оборудованное средствами, необходимыми для автоматизации выполнения им определенных функций (ПК, дополняемый по мере необходимости другими вспомогательными электронными устройствами: дисковыми накопителями, печатающими устройствами и т. д).

Принципы создания любых АРМ должны быть общими:

1). Системность. АРМ рассматриваются как системы, структура которых определяется функциональным назначением.

2). Гибкость. Система приспособлена к возможным перестройкам, благодаря модульности построения всех подсистем и стандартизации их элементов.

3). Устойчивость. Система АРМ должна выполнять основные функции независимо от воздействия на нее внутренних и внешних возмущающих факторов.

4). Эффективность. АРМ следует рассматривать как интегральный показатель уровня реализации приведенных выше принципов, отнесенного к затратам на создание и эксплуатацию системы.

Структура АРМ — это совокупность его подсистем и элементов. К обеспечивающим системам в первую очередь следует отнести:

Техническое обеспечение — представляет собой комплекс технических средств (средства телефонной связи, средства коммуникаций для связи различных АРМ в сетях), основой которого служит профессиональный персональный компьютер, предусматривающий работу специалиста без посредников.

Информационное обеспечение — это массивы информации, хранящиеся в локальных базах данных. Управление ею осуществляется с помощью программной системы управления базами данных, которая производит запись информации, поиск, считывание, корректировку и решение информационных задач.

Организационное обеспечение включает средства и методы организации функционирования, совершенствования и развития АРМ, а также подготовки и повышения квалификации кадров.

Программное обеспечение состоит из системного программного обеспечения и прикладного. Основой системного обеспечения является операционная система и системы программирования, например, алгоритмический язык Basic. Системные программы обеспечивают рациональную технологию обработки информации.

АРМ могут быть индивидуальными, групповыми, коллективными. Применительно к групповым и коллективным АРМ в целях эффективного функционирования системы ЭВМ — специалистам необходимо ужесточить требования к организации работы АРМ и чётко определить функции администрирования в такой системе. Система АРМ, являющаяся человеком — машиной, должна быть открытой, гибкой, приспособленной к постоянному развитию и совершенствованию.

Задачи, решаемые на АРМ, условно можно разделить на информационные и вычислительные.

К информационным задачам относятся кодирование, классификация, сбор, структурная организация, корректировка, хранение, поиск и выдача информации.

Вычислительные задачи являются как формализуемыми, так и не полностью формализуемыми. Формализуемые задачи решаются на базе формальных алгоритмов и делятся на две группы: задачи прямого счета и задачи на основе математических моделей. Задачи прямого счета решаются с помощью простейших алгоритмов. Таким образом, преимущество состоит в том, что при появлении АРМ упростилось хранение, поиск, а так же появилось больше возможностей обработки информации. Проделанная работа по внедрению АРМ увеличила скорость выполнения работ, а так же поиск необходимой, среди всей информации.

Цель работы и задачи Целью курсовой работы является разработка и проектирование автоматической информационной системы для учета продаж бытовой техники для автоматизации документооборота. При написании курсовой работы были поставлены следующие задачи:

1. Обследование предметной области учёта продаж бытовой техники, изучение и диагностический анализ структуры учёта продаж бытовой техники.

2. Выявление бизнес-процесса продаж бытовой техники.

3. Построение диаграммы действий бизнес-процесса, которая показывает участников процесса, выполняемые каждым участником операции и взаимосвязь между ними.

4. Разработка постановки задачи «Продажа бытовой техники».

5. Проектирование форм входных и выходных документов.

6. Проектирование классификаторов экономической информации.

7. Составление инструкции пользователя по эксплуатации разработанного программного продукта

1.Построение функциональной модели бизнес-процесса «Продажа бытовой техники»

1.1 Описание бизнес-процесса «Продажа бытовой техники»

автоматический информационный учет техника

1. Менеджер отдела продаж ежедневно оформляет заявки клиентов на покупку бытовой техники в соответствии с прайс-листом. Заявка регистрируется в журнале заявок.

2. После оформления заявки менеджер отдела продаж выставляет счёт клиенту. Счёт регистрируется в реестре счетов.

3. Бухгалтер ежедневно получает и обрабатывает приходные кассовые ордера и выписки банка, содержащие сведения о поступлении денежных средств в кассу или на расчётный счёт организации. На основании этих документов бухгалтер определяет оплаченные счета и делает отметку об оплате счета в реестре счетов.

4. Менеджер отдела продаж ежедневно контролирует поступление платежей от клиентов. Если срок оплаты по заявке истёк, а платежи не поступили, то менеджер делает отметку о недействительности заявки в журнале заявок.

5 Менеджер отправляет данные в виде счёта о покупке продавцу консультанту.

6. Продавец консультант на основании счета выписывает товарную накладную на оплаченный товар, затем проверяет товар на качество и комплектность, выписывает (заполняет) гарантийный талон на приобретенный товар и выдает товар покупателю.

7. В конце каждого месяца менеджер на основании журнала заявок формирует сводку о количестве поступивших заявок на каждую модель бытовой техники.

1.2 Диаграмма действий бизнес-процесса «Продажа бытовой техники»

Таблица операций бизнес-процесса и таблица документов Таблица 1. Операции бизнес-процесса «Продажа бытовой техники»

Таблица 2. Документы бизнес-процесса «Продажа бытовой техники»

1.3 Модель IDEF0 бизнес-процесса «Продажа бытовой техники»

Основной из трех методологий, поддерживаемых BPWin, является IDEF0. Двумя наиболее важными компонентами, из которых строятся диаграммы IDEF0, являются бизнес-функции или работы (представленные на диаграммах в виде прямоугольников) и данные и объекты (изображаемые в виде стрелок), связывающие между собой работы. При этом стрелки, в зависимости от того в какую грань прямоугольника работы они входят или из какой грани выходят, делятся на пять видов:

— Стрелки входа (входят в левую грань работы) — изображают данные или объекты, изменяемые в ходе выполнения работы.

— Стрелки управления (входят в верхнюю грань работы) — изображают правила и ограничения, согласно которым выполняется работа.

— Стрелки выхода (выходят из правой грани работы) — изображают данные или объекты, появляющиеся в результате выполнения работы.

— Стрелки механизма (входят в нижнюю грань работы) — изображают ресурсы, необходимые для выполнения работы, но не изменяющиеся в процессе работы (например, оборудование, людские ресурсы)

— Стрелки вызова (выходят из нижней грани работы) — изображают связи между разными диаграммами или моделями, указывая на некоторую диаграмму, где данная работа рассмотрена более подробно.

Первая диаграмма в иерархии диаграмм IDEF0 всегда изображает функционирование системы в целом. Такие диаграммы называются контекстными. В контекст входит описание цели моделирования, области (описания того, что будет рассматриваться как компонент системы, а что как внешнее воздействие) и точки зрения (позиции, с которой будет строиться модель). Обычно в качестве точки зрения выбирается точка зрения лица или объекта, ответственного за работу моделируемой системы в целом.

После того как контекст описан, проводится построение следующих диаграмм в иерархии. Каждая последующая диаграмма является более подробным описанием (декомпозицией) одной из работ на вышестоящей диаграмме. Пример декомпозиции контекстной работы показан далее.

Для фирмы-провайдера входящей информацией будет являться заявка клиента на подключение.

Управляющая информация содержит в себе, прежде всего, федеральное законодательство (Постановление Правительства РФ «Об утверждении правил оказания услуг связи по передачи данных»), как основной элемент управления, без которого невозможна никакая деятельность. Далее регулирование проводиться на региональном уровне. Деятельность юридического лица невозможна без лицензии, а значит, этот элемент обязательно надо учесть. К второстепенным членам управления относится устав фирмы, регулирующий внутренний распорядок.

К механизму управления относятся: персонал; технические средства.

Чек/квитанция и договор являются исходящим потоком данных.

Рис. 1. Контекстная диаграмма На данном уровне декомпозиции (Рис.2) содержится 4 бизнес процесса, необходимых для достижения конечного результата, т. е. предоставления услуг как выходной информации.

Бизнес-процессы:

· Регистрация заявок и выставление счета

o Входная информация: устная заявка, журнал заявок регистр счетов.

o Выходная информация: счет, журнал заявок с отметкой о регистрации заявки, реестр счетов с отметкой о регистрации счета.

o Управление: правила оформления заявки, прайс-лист, ПБУ.

o Механизм управления: менеджер отдела продаж.

· Получение сведений об оплате

o Входная информация: выписка банка, приходный кассовый ордер.

o Выходная информация: реестр счетов с отметкой об оплате.

o Управление: ПБУ.

o Механизм управления: бухгалтер.

· Контроль поступления платежей, выдача товаров

o Входная информация: журнал заявок с отметкой о регистрации заявки, реестр счетов с отметкой об оплате.

o Выходная информация: гарантийный талон, проданный товар, отказ клиенту

o Управление: ПБУ.

o Механизм управления: Менеджер отдела продаж, продавец-консультант.

· Формирование сводки

o Выходная информация: Сводка о поступивших заказах.

o Управление: ПБУ, журнал заявок с отметкой об оплате.

o Механизм управления: продавец-консультант.

Рис. 2. Первый уровень детализации контекстной диаграммы Второй уровень декомпозиции контекстной диаграммы (Рис. 3).

Бизнес-процессы:

· Оформление заявки

o Входная информация: устная заявка, прайс-лист.

o Выходная информация: оформленная заявка.

o Управление: правила оформления заявки.

o Механизм управления: менеджер отдела продаж.

· Регистрация заявки

o Входная информация: оформленная заявка, журнал заявок.

o Выходная информация: журнал заявок с отметкой о регистрации заявки, зарегистрированная заявка.

o Управление: ПБУ.

o Механизм управления: менеджер отдела продаж.

· Выставление счета

o Входная информация: зарегистрированная заявка.

o Выходная информация: счет, информация о счете.

o Управление: ПБУ.

o Механизм управления: менеджер отдела продаж.

· Регистрация счета

o Входная информация: информация о счете, реестр счетов.

o Выходная информация: реестр счетов с отметкой о регистрации счета.

o Управление: ПБУ.

o Механизм управления: менеджер отдела продаж.

Рис. 3. Второй уровень детализации контекстной диаграммы

1.4 Модель DFD бизнес-процесса «Продаж бытовой техники»

Для того чтобы документировать механизмы передачи и обработки информации в моделируемой системе, используются диаграммы потоков данных DFD (Data Flow Diagrams). Диаграммы DFD обычно строятся для наглядного изображения текущей работы системы документооборота вашей организации. Чаще всего диаграммы DFD используют в качестве дополнения модели бизнес-процессов, выполненной в IDEF0.

Всего DFD использует четыре важных элемента:

1) Работы. Работы в DFD обозначают функции или процессы, которые обрабатывают и изменяют информацию. Работы представлены на диаграммах в виде прямоугольников со скругленными углами.

2) Стрелки. Стрелки идут от объекта-источника к объекту-приемнику, обозначая информационные потоки в системе документооборота.

3) Внешние ссылки. Внешние ссылки указывают на место, организацию или человека, которые участвуют в процессе обмена информацией с системой, но располагаются за рамками этой диаграммы.

4) Хранилища данных. Хранилища данных представляют собой собственно данные, к которым осуществляется доступ, эти данные также могут быть созданы или изменены работами. На одной диаграмме может присутствовать несколько копий одного и того же хранилища данных.

В диаграммах потоков данных все используемые символы складываются в общую картину, которая дает четкое представление о том, какие данные используются, и какие функции выполняются.

Рис. 4. Первый уровень детализации контекстной диаграммы Потоки данных формируются следующим образом: сведения об оплате могут поступать двумя путями: из кассы организации, если клиент произвел оплату наличными, либо из банка, если клиент оплатил товар через расчетный счет. Далее эти сведения обрабатываются и из них выделяются счета прошедшие оплату, в которых проставляется отметка об их оплате и далее эти счета записываются в реестр счетов.

Рис. 5. Второй уровень детализации диаграммы Потоки данных формируются следующим образом: в журнале заявок определяется общее количество заявок и количество действительных заявок. На основе этих данных формируется сводка, которая отправляется в отдел продаж.

1.5 Модель IDEF3 бизнес-процесса «Продаж бытовой техники»

Наличие в диаграммах DFD элементов для описания источников, приемников и хранилищ данных позволяет точно описать процесс документооборота. Однако для описания логики взаимодействия информационных потоков модель дополняют диаграммами еще одной методологии — IDEF3. Методология моделирования IDEF3 позволяет графически описать и задокументировать процессы, фокусируя внимание на течении этих процессов и на отношениях процессов и важных объектов, являющихся частями этих процессов.

С помощью диаграмм IDEF3 можно анализировать сценарии из реальной жизни, например, как закрывать магазин в экстренных случаях или какие действия должны выполнить менеджер и продавец при закрытии. Каждый такой сценарий содержит в себе описание процесса и может быть использован, что бы наглядно показать или лучше задокументировать бизнес-функции организации.

Модель, выполненная в IDEF3, может содержать следующие элементы:

1) Единицы работы (Unit of Work) — основной компонент диаграммы IDEF3 близкий по смыслу к работе IDEF0.

2) Связи (Links) — Связи, изображаемые стрелками, показывают взаимоотношения работ. В IDEF3 различают три типа связей:

3) Связь предшествования (Precedence) — показывает, что прежде чем начнется работа-приемник, должна завершиться работа-источник. Обозначается сплошной линией.

4) Связь отношения (Relational) — показывает связь между двумя работами или между работой и объектом ссылки. Обозначается пунктирной линией.

5) Поток объектов (Object Flow) — показывает участие некоторого объекта в двух или более работах, как, например, если объект производится в ходе выполнения одной работы и потребляется другой работой. Обозначается стрелкой с двумя наконечниками.

Рис. 6. Первый уровень детализации контекстной диаграммы Процесс контроля за поступлением платежей и выдачи товаров происходит следующим образом:

Необходимые данные поступают из реестра счетов и проходят проверку на оплату. В случае если счет не оплачен, проставляется отметка о недействительности заявки и следует отказ клиенту в выдаче товара. Если же счет прошел проверку на оплату, то проставляется отметка об этом и формируется счет на выдачу товара. После формирования счета, товар проходит проверку качества, оформляется гарантийный талон и выписывается товарная накладная на оплаченный товар. После чего происходит выдача товара покупателю.

2. Постановка задачи по разработке и проектированию АРМ менеджера по работе с клиентами

2.1 Организационно-экономическая сущность задачи

Наименование задачи — «Обработка данных продаж бытовой техники».

Цель задачи разработка и проектирование автоматической информационной системы для учета продаж бытовой техники для автоматизации документооборота.

Периодичность решения — ежемесячно.

Срок выполнения задачи — дата расчета — 2 число следующего месяца.

Информационная связь с другими задачами — результаты решения задачи используются специалистами, главным бухгалтером, директором, администратором.

2.2. Описание исходной информации

Исходной информацией для решения задачи «Обработка данных продаж бытовой техники» является:

— Журнал заявок (Приложение 1)

— Заявка (Приложение 2)

— Товарная накладная (Приложение 3)

Характеристика исходной информации приведена в таблице 3.

Таблица 3. Характеристика исходной информации

Таблица 4. Идентификаторы документа «Журнал заявок»

Таблица 5. Идентификаторы документа «Заявка»

Таблица 6. Идентификаторы документа «Товарная накладная»

2.3 Описание контроля исходной информации

Документ «Журнал заявок»

Контроль соответствия реквизитов «Номер», «Номер производителя», «Код покупателя», «Сумма» списку значений базы данных;

Документ «Заявка»

Контроль соответствия реквизитов «Номер наименования», «Наименование», «Сумма», «Кол-во на складе», «Цена» списку значений базы данных;

Документ «Товарная накладная»

Контроль соответствия реквизитов «Номер техники», «Дата выпуска», «Номер производителя», «Кол-во», «Цена», «Гарантия» списку значений базы данных;

2.4 Описание результатной информации

Результатной информацией для решения задачи является:

— Счёт (Приложение 4)

— Гарантийный талон (Приложение 5)

— Сводка о количестве заявок (Приложение 6)

Характеристика результатной информации приведена в таблице 7.

Таблица 7. Характеристика результатной информации

Таблица 8. Идентификаторы документа «Счёт»

Таблица 9. Идентификаторы документа «Гарантийный талон»

Таблица 10. Идентификаторы документа «Сводка о количестве заявок»

2.5 Описание контроля результатной информации

Документ «Счёт»

Контроль соответствия реквизитов «Номер», «Дата», «Сумма», «Номер покупателя» списку значений базы данных.

Арифметический контроль реквизитов «Сумма».

Документ «Гарантийный талон»

Контроль соответствия реквизитов «Номер», «Дата», «Имя покупателя», «Фамилия», «Имя сотрудника», «Фамилия сотрудника», «Цена», «Наименование» списку значений базы данных.

Арифметический контроль реквизитов «Цена».

Документ «Сводка о количестве заявок»

Контроль соответствия реквизитов «Номер», «Имя», «Фамилия», «Наименование «, «Цена», «Кол-во» списку значений базы данных.

2.6 Описание условно-постоянной информации

В качестве условно-постоянной информации, используемой при решении задачи по разработке и проектированию АРМ менеджера по работе с клиентами, являются следующие реквизиты:

— Правила оформления заявки

— Прайс-лист (Приложение 7)

— ПБУ (Положение по Бухгалтерскому Учёту)

3. Описание программного продукта

Данная инструкция предназначена для того, чтобы ускорить работу пользователя с информационной системой. ИС обладает простым, удобным интерфейсом, который предоставляет конечному пользователю все необходимые для его работы функции.

Чтобы пользователь мог перейти к необходимому документу (заполненному или его бланку) или к формам для заполнения документов существует главная форма, на которой расположены кнопки «Формы для заполнения документов», «Бланки документов», «Документы».

Рис. 7. Главная форма Нажав на кнопку «Формы для заполнения документов», переходим к списку форм, с помощью которых можно заносить данные о клиентах (ФИО, адрес, контактные телефоны), предоставляемых услугах (перечень услуг, стоимость товара), а так же данные о совершенных сделках, принятых заказах и т. д.

Рис 8 «Формы для заполнения документов»

Чтобы перейти обратно к главной форме — нужно нажать кнопку «Назад».

Принцип работы рассмотрим на примере формы «Журнал заявок» (рисунок 9).

Рис. 9 Форма «Журнал заявок»

На форме находятся кнопки, с помощью которых пользователь может добавлять новые данные, которые автоматически заносятся в таблицу.

Чтобы перейти форме с бланками документов, нужно нажать кнопку «Бланки» на главной форме, а перейти обратно к главной форме — нажать кнопку «Назад». Аналогично через главную форму можно перейти к форме «Бланки документов».

Рис. 10 Форма «Бланки документов»

На форме «Бланки документов» представлены следующие документы:

1. Журнал заявок;

2. Сводка;

3. Прайс-лист;

4. Заявка";

5. Гарантийный талон;

6. Товарная накладная;

7. Счёт;

Чтобы перейти к необходимому бланку документа, нужно нажать кнопку, соответствующую названию бланка документа.

Аналогично через главную форму можно перейти к форме «Документы».

Рис. 11 Форма «Документы»

На форме «Документы» представлены следующие документы:

1. Журнал заявок;

2. Сводка;

3. Прайс-лист;

4. Заявка";

5. Гарантийный талон;

6. Товарная накладная;

7. Счёт;

Заключение

По результатам проделанной работы можно сделать следующие выводы.

Для достижения главной цели были выполнены поставленные задачи. В итоге получилось приложение автоматизации обработки информации. Оно позволяет просматривать информацию, хранящуюся в базе данных, также предусмотрена возможность добавления, редактирования и удаления записей, а также реализация выходных документов с помощью отчетов Разработанная база данных, позволяет снизить затраты времени и существенно облегчает формирование результатных документов.

Также следует отметить, что спроектированная система не является совершенной, т.к. в ней содержится небольшой объем информации. В перспективе можно увеличить объем информации и модернизировать в соответствии с этим форму приложения с добавлением новых элементов управления.

Список используемой литературы

1. Мусина Т. В. Visual Foxpro 8.0. Учебный курс — К.: ВЕК+, СПб.: КОРОНА принт, К.: НТИ, 2004. — 464с.

2. Омельченко Л. Н. Самоучитель Visual Foxpro 8. — СПб.: БХВ-Петербург, 2003. — 688 с: ил.

3. Черемных С. В. Моделирование и анализ систем. IDEF-технологии: практикум / Черемных С. В., Семенов И. О., Ручкин В. С. — М.: Финансы и статистика, 2006. — 192с.: ил. — (Прикладные информационные технологии).

4. Теория экономических информационных систем. Электронный учебно-методический комплекс, 2006;2009 Миндалёв И. В., КрасГАУ

5. Visual FoxPro 9.0, Лебедев А. Н. — М.: НТ Пресс, 2005

Приложения

Приложение 1

Рис. Макет формы документа: «Журнал заявок «

Рис. Образец заполнения документа: «Журнал заявок «

Приложение 2

Рис. Макет формы документа: «Заявка «

Рис. Образец заполнения документа: «Заявка «

Приложение 3

Рис. Макет формы документа: «Товарная накладная «

Рис. Образец заполнения документа: «Товарная накладная «

Приложение 4

Рис. Макет формы документа: «Счёт «

Рис. Образец заполнения документа: «Счёт «

Приложение 5

Рис. Макет формы документа: «Гарантийный талон «

Рис. Образец заполнения документа: «Гарантийный талон «

Приложение 6

Итог Рис. Макет формы документа: «Сводка о количестве заявок «

Рис. Образец заполнения документа: «Сводка о количестве заявок «

Приложение 7

Рис. Макет формы документа: «Прайс-лист «

Рис. Образец заполнения документа: «Прайс-лист «

1.