Цели и задачи автоматизации

В рамках работы специалиста АХО необходимо, чтобы АИС выполняла следующие основные операции:

хранение организационной структуры предприятия (подразделения, рабочие места);

учет техники по рабочим местам, а также техники общего пользования;

перемещение техники с одного рабочего места на другое;

учет прихода и списания техники;

учет нерабочей и неиспользуемой техники;

учет заявок пользователей на ремонт, обслуживание, списание, модернизацию или закупку техники;

ведение хроники обслуживания и ремонта каждого экземпляра техники:

ведение хроники перемещения техники по подразделениям и рабочим местам;

ведение хроники оснащения рабочего места техникой;

подготовка выходных документов:

перечень рабочих мест;

карточка устройства;

инвентарный лист;

списанная техника;

техника, подлежащая списанию;

перечень заявок за период времени;

перечень приходов техники за период времени.

Существующие системы автоматизации учета офисной техники

Существует множество платных и бесплатных программных продуктов, автоматизирующих учет на предприятии компьютеров и любой прочей офисной техники. Больш? я часть их них разработана на базе «1С:Предприятие», что удобно для клиента в случае, если он уже использует данную платформу для бухгалтерского и управленческого учета. Для разработки остальных систем использованы самые различные среды разработки. Рассмотрим несколько примеров.

Для автоматизации учета оборудования в средних и крупных организациях предлагается прикладное решение «Бизнес-Плюс:Оборудование» [2]. Данный программный продукт разработан на платформе «1С:Предприятие 8» и позволяет организовать учет производственного, торгового, офисного и ИТ-оборудования.

В программе предусмотрена возможность создавать наглядные планы размещения оборудования на территории предприятия, автоматизирована инвентаризация парка оборудования с использованием штрихкодирования. Жизненный цикл единицы учета в программе включает ввод в эксплуатацию, перемещение, обслуживание, ремонт и вывод из эксплуатации. Предусмотрен расчет совокупной стоимости владения (TCO — Total Cost of Ownership). Рассмотрим основные возможности программы.

В системе реализовано хранение иерархического списка рабочих мест — мест использования или хранения оборудования. Группировка рабочих мест отражает их территориальное расположение, например город/адрес/этаж/кабинет. К каждому рабочему месту можно прикрепить иерархический список оборудования, отражающий взаимосвязь объектов учета. Список оборудования рабочего места кассира может содержать, например, «Денежный ящик Posiflex», «Клавиатуру LPOS со считывателем магнитных карт», «Монитор 15″ Samsung», «Сканер штрихкода Metrologic» и «Фискальный регистратор ФЕЛИКС».

Для каждого рабочего места можно задать произвольное количество параметров: инвентарный номер, номер розетки, IP-адрес, напряжение электросети и т. д. За каждым рабочим местом закрепляется ответственный.

Программа содержит инструменты, которые позволяют создавать в графическом виде планы помещений и указывать на них расположение конкретных рабочих мест. Можно создавать иерархию планов, например здание/этаж/магазин, здание/этаж/офис и т. д. Таким образом, в случае если на плане территории завода отражено здание цеха, то возможен быстрый переход к работе с планом этого цеха.

Планы помещений тесно взаимосвязаны с иерархией рабочих мест и списком оборудования. При выборе рабочего места выводятся список установленного оборудования и расположение рабочего места на плане.

Для регистрации операций с оборудованием в программе используются документы «Поступление оборудования», «Перемещение оборудования», «Передача в ремонт», «Приемка из ремонта» и др. Программа позволяет отслеживать жизненный цикл каждой учетной единицы. В карточке единицы оборудования можно посмотреть историю операций и при необходимости открыть соответствующий документ.

Планирование и регистрация факта обслуживания оборудования выполняются с помощью документа «Обслуживание». Реализованы два вида нормативов обслуживания — «по периоду» и «по выработке». Норматив «по периоду» используется, например, для станка, который необходимо обслуживать периодически, каждые полгода. Для планирования обслуживания принтера, например после печати на нем 15 000 страниц, применяется норматив «по выработке».

В программе предусмотрена возможность хранения параметров моделей оборудования, а также отдельных экземпляров оборудования. Можно хранить, например, такие параметры, как «гарантийный срок обслуживания», «серийный номер», «инвентарный номер», «емкость жесткого диска» и т. д.

Реализовано ведение учета «по экземплярам» и «по партиям». Учет «по экземплярам» применяется для учета компьютеров, оргтехники, мебели и т. д. Для расходных материалов используется укрупненный учет «по партиям».

Для анализа данных об оборудовании используется гибкий отчет. Параметры данного отчета, а также оформление можно настроить. Есть предустановленные наборы настроек, позволяющие сформировать, например, отчет по остаткам, отчет по движениям за период, отчет по совокупной стоимости владения (TCO).

В процессе инвентаризации оборудования выполняется сверка учетных и фактических данных. Для облегчения операции массового пересчета в программе предусмотрено использование технологии штрихкодирования.

Штрихкодирование также удобно использовать для оформления операций с отдельными единицами оборудования при передаче в ремонт и приемке из ремонта, при переоценке, планировании и регистрации факта обслуживания и т. д. Например, при поступлении в ремонт вышедшего из строя кассового аппарата достаточно отсканировать его штрихкод, чтобы определить рабочее место, на котором он был установлен.

Учет IT-оборудования в программе в некоторой степени отличается от учета прочего оборудования. Так, программа позволяет автоматизировать дистанционный сбор данных об IT-оборудовании, которое находится в сети. При оформлении операции ответственный работник должен только выбрать тип документа движения. Заполнение документов производится автоматически, поэтому вероятность ошибки в данных сведена к минимуму.

В программе реализованы различные варианты разграничения прав доступа пользователей в работе с данными. Можно разграничить доступ к спискам оборудования, например по подразделениям. Подразделения могут самостоятельно вести учет, при этом данные всех подразделений доступны в головной организации.

Для ситуации, в которой разные сотрудники отвечают за учет различных типов оборудования, можно разграничить права доступа к данным по типу оборудования. Например, учетом торгового оборудования может заниматься один работник, а учетом компьютеров и оргтехники — другой.

Перед началом работы с программой «Бизнес-Плюс:Оборудование» заполняются списки ответственных за оборудование, рабочих мест и моделей оборудования. Затем оборудование приходуется на рабочие места и закрепляется за материально ответственными лицами.

Для упрощения внедрения в программе предусмотрено использование таких встроенных технологий операционных систем Windows, как Active Directory и WMI (Windows Management Instrumentation). Это позволило автоматизировать загрузку списка ответственных, первоначальное заполнение сведений о парке ИТ-оборудования, а также создание списка рабочих мест.

Программу «Бизнес-Плюс:Оборудование» можно использовать как отдельный продукт. Ее можно также интегрировать с программами «1С:Управление производственным предприятием 8» или «1С:Управление торговлей 8».

При интеграции повышается удобство работы, все операции регистрируются в одной информационной базе. Еще одно преимущество интеграции с «1С:Управление производственным предприятием 8» заключается в возможности настройки совместного использования «Бизнес-Плюс:Оборудование» с подсистемой учета основных средств.

Сегодня программный продукт «Бизнес-Плюс:Оборудование» успешно используют более десяти компаний в г. Челябинске и других городах России. В результате его внедрения на предприятиях поставлен управленческий учет оборудования, упорядочено закрепление материальной ответственности, ведется учет ремонтов и технического обслуживания, автоматизирован сбор данных об ИТ-оборудовании. Стали также доступны для анализа данные о составе и стоимости парка оборудования.

Программный продукт «Бизнес-Плюс: Оборудование» получил от фирмы «1С» сертификат «Совместимо! 1С: Предприятие».

Программный продукт «Учет оборудования» (Конфигурация для «1С: Предприятие 8.1») [3] специализированное решение для автоматизации учета оборудования на предприятии.

Учет оборудования основан главные образом на штрихкодировании, таким образом, любая операция поиска, подбора или техники становится гораздо проще. С помощью данного программного продукта удобно учитывать и проводить инвентаризации компьютеров, оргтехники и любых других материальных ценностей (оборудование, телефоны, мебель), а так же автоматизировать другие сферы деятельности.

Основные характеристики продукта:

максимально удобный пользовательский интерфейс. Чтобы вести учёт — необязательно владеть навыками работы в 1С (как того требуют практически все конфигурации фирмы 1С и ее партнеров);

учёт любой техники, мебели, программного обеспечения;

учёт серийных, инвентарных номеров оборудования;

импорт из системы аппаратного аудита Everest (Everest автоматически собирает данные о конфигурации компьютеров по сети, затем данные импортируются);

возможность отслеживать оборудование находящееся в ремонте и на складе;

учёт заявок поставщикам, учёт заявок пользователей и работы с ними;

работа со штрих-кодами;

учёт расходных материалов;

учёт как отдельных комплектующих, так и «рабочие места» целиком;

АС «КОРУС» (компьютеры, оргтехника, расходные материалы — учет и сопровождение) [4] ориентирована на учет на предприятии вычислительного оборудования и техники. Данная программа предназначена для решения широкого круга разнообразных задач, связанных с учетом компьютеров и оргтехники и расчетом тех или иных параметров по ним. Это могут быть:

учет закупки техники;

постановка ее на учет и списание;

учет перемещения техники по подразделениям организации;

учет производимых ремонтов, замены частей и производимой профилактики учитываемого оборудования;

учет закупки программного обеспечения и установки его на компьютеры;

заправка принтеров, ксероксов и другого печатающего оборудования;

учет картриджей и их заправок;

учет закупки и выдачи расходного материала в подразделения предприятия;

получение всевозможных отчетов.

Программный продукт настраивается на работу в сети и разных филиалах одной организации.

Сравнение рассмотренных программных продуктов, а также еще некоторых существующих представлено в таблице 1.1.

Таблица 1.1 Сравнение готовых программных продуктов и разработки.

Рассмотрев вышеописанные программы и многие другие, можно сделать вывод, что они не подходят для автоматизации предметной области по ряду причин.

Во-первых, они имеют недостаточный, либо, наоборот, избыточный функционал, который никогда не понадобится.

Во-вторых, во многих из них нет самого главного (с точки зрения руководителей организации и начальника АХО) аналитики. Большинство из них очень неплохие программы, для системных администраторов, но со слабым механизмом отчетности и наглядным представлением, для руководителей.