Учёт кассовых операций и денежных документов

Предприятия торговли в процессе своей деятельности устанавливает экономические связи с поставщиками товарно-материальных ценностей и их покупателями (потребителями, плательщиками). Отношения между сторонами оформляются договорами. Чёткое выполнение договорных обязательств и правильная организация расчётов между сторонами ведут к своевременному поступлению денежных средств. Вместе с тем у торгового предприятия в процессе деятельности происходят денежные расчёты с работниками предприятия, с органами социального обеспечения и другими организациями и лицами.

Расчёты между предприятиями осуществляются в безналичном порядке через банки (государственные, коммерческие), а также наличными через кассу предприятия в пределах установленных в законодательном порядке лимитов.

Размер сумм наличных денег в кассе предприятия ограничен лимитом, устанавливаемым кредитным учреждением по согласованию с предприятием. Сверх установленных норм наличные деньги могут храниться в кассе только в дни выплаты заработной платы, пенсий, пособий, стипендий в течении трех дней, включая день получения денег в кредитном учреждении.

Предприятие торговли, как любое юридическое лицо, само выбирает банк для кредитно-расчётного обслуживания. Кроме расчётных счетов в банках могут открываться текущие и специальные счета для хранения средств строго целевого назначения (приватизационный фонд, аккредитивы и чековые книжки). Кредитные отношения предприятия с банками оформляются кредитными договорами.

Основными задачами организации учёта денежных средств и расчётов являются:

• · Своевременное, полное и точное отражение операций по учёту денежных средств и расчётов;
• · Постоянный контроль за наличием и сохранностью денежных средств в кассе, на расчётном и других счетах в банках;
• · Контроль за использованием денежных средств;
• · Контроль за правильностью договорных расчётов с поставщиками и покупателями;
• · Контроль за своевременным и правильным расчётом с бюджетом, банками, работниками;
• · Контроль за расчётными операциями с целью предупреждения образования кредиторской и дебиторской задолженности;
• · Контроль за правильным использованием банковского кредита и срокам его возврата.

Для учета наличия и движения денежных средств в кассе предприятия используется активный счет 50 «Касса». Сальдо счета указывает на наличие суммы свободных денег в кассе предприятия на начало месяца; оборот по дебету — суммы, поступившие наличными в кассу, а по кредиту — суммы, выданные наличными. Кассовые операции записываются по кредиту счета 50 и отражаются в журнале-ордере № 1. Обороты по дебету этого счета записываются в разных журналах-ордерах и, кроме того, контролируются ведомостью № 1.

Основанием для заполнения журнала-ордера № 1 и в ведомости № 1 служат отчеты кассира. Каждому отчету в регистре отводится одна строка независимо от периода, за который составлен кассовый отчет. Количество занятых строк в журнале-ордере и в ведомости должно соответствовать количеству сданных кассиром отчетов.

В кассе предприятия могут храниться, кроме денежных средств, ценные бумаги и бланки строгой отчетности. К ценным бумагам относятся путевки в дома отдыха и санатории, приобретенные за счет средств фонда специального назначения, почтовые марки, марки госпошлины, единые и проездные билеты. Ценные бумаги учитываются на счете 50−3 «Денежные документы» в журнале-ордере № 3. Поступление и выдача ценных бумаг производятся по приходным и расходным кассовым ордерам с последующим составлением кассиром отчета по движению ценных бумаг. Бланки строгой отчетности (трудовые книжки и вкладные листы к ним, квитанции путевых листов автотранспорта и т. п.) учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности».

Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за всякий причиненный в связи с неправильным их хранением ущерб предприятию.

Инвентаризация (ревизия) наличия денежных средств в кассе производится согласно Положению о бухгалтерском учете и отчетности не менее одного раза в месяц. Ревизия кассы проводится внезапно комиссией, назначенной приказом руководителя предприятия, в присутствии кассира. При этом полистно проверяются наличные деньги, денежные документы, ценные бумаги и бланки строгой отчетности.

Расписки на выданные суммы наличными, не оформленные расходными кассовыми ордерами, в остаток по кассе не включаются. Результаты инвентаризации оформляются актом (ф. № инв. 15).

На оборотной стороне акта материально ответственное лицо пишет объяснение о причинах излишков или недостач, установленных инвентаризацией, а руководитель предприятия — решение по результатам инвентаризации. Выявленные излишки наличных денег приходуются с последующим перечислением в доход бюджета (на госпредприятиях) или перечисляются в доход предприятия:

Д-т сч.50 «Касса».

К-т сч.68 «Расчеты с бюджетом», 99 «Прибыли и убытки».

В случае выявления недостач их суммы подлежат взысканию с материально ответственного лица (кассира) и оформляются записью:

1. Д-т сч.94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

К-т сч.50 «Касса».

2. Д-т сч.73−2 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

К-т сч.94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

При работе с валютой по счету 52 «Валютный счет», учет движения наличной инвалюты производится в двух оценках: по видам валют и в рублях. Синтетический учет ведется только в рублях. Используются учетные регистры: журнал-ордер № 1/1 и ведомость № 1/1.

Прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя предприятия. При этом при приёме денег выдаётся квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.

Предприятия, осуществляющие приём средств от населения за различные услуги вне зоны действия главной кассы (точки розничной торговли), имеющие или не имеющие кассовые аппараты, могут приход денег оформлять в конце дня одним приходным ордером, с приложением к нему копий платежных квитанций (при работе без ККМ) или контрольных лент (при работе с ККМ).

Что касается выдаче наличных денег из кассы предприятий, то она производится по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным другим документам (платёжным ведомостям (расчётно-платёжным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на эти документы штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписании руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, на это уполномоченными.

Подотчетными лицами являются работники предприятия, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные и командировочные расходы. Список лиц, имеющих право получать в кассе наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, утверждается руководителем предприятия. Размер этих сумм ограничен, выдача наличных денежных средств на хозяйственные нужды предусмотрена сметой предприятия. Сумма выдачи на расходы, связанные со служебными командировками, зависит от срока командировки и ее места назначения. Командированному работнику выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда (в оба конца), суточных и расходов по найму жилого помещения.

Указанные суммы на командировочные расходы называются нормированными и включаются в расходы на продажу продукции. В случае превышения фактических расходов над нормой разрешается их оплата за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия с одновременным суммированием выплаченного превышения с суммой начисленной командируемому заработной платы для определения подоходного налога.

После проверки бухгалтером авансового отчета он утверждается руководителем предприятия и принимается к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается подотчетным лицом в кассу по приходному кассовому ордеру, а перерасход выдается из кассы по расходному кассовому ордеру в день сдачи авансового отчета.

Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это — активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму невозмещенного перерасхода. По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту — суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам (неиспользованные).

Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер № 7 — комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале-ордере одна строка (линейка) и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке.

Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты — на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера — на расхождения в суммах полученных и израсходованных. К учету принимаются авансовые отчеты, проверенные арифметически, по существу (в отношении целесообразности и необходимости расходов, соответствия их назначению аванса) и утвержденные руководителем предприятия. Бухгалтер обрабатывает авансовый отчет, проставляя на документах и на отчете корреспондирующие счета, отвечающие направлению расхода.

На предприятии ИП «Красовская Ж.В.» продажа товаров осуществляется через ККМ. Принятие к учёту наличных денежных средств на предприятии осуществляется на основании выписки кассира операциониста.

Например, в кассу ИП «Красовская» 20.01.04. г. поступила выручка от реализации товаров на сумму 30,0 тыс. рублей. При этом нужно сделать бухгалтерскую запись:

Дт 50 «Касса» — Кт 90 «Продажа» на 30 тыс. рублей.

Предприятия могут иметь в своих кассах наличные деньги только в пределах лимитов, установленных банками по согласованию с руководителями предприятий. При необходимости лимиты остатков касс пересматриваются.

Предприятие, имеющее постоянную денежную выручку, по согласованию с обслуживающими их банками могут расходовать её на оплату труда, закупку товаров и т. д.

Что касается выдаче наличных денег из кассы предприятия, то она производится по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным другим документам (платёжным ведомостям (расчётно-платёжным), заявлениям на выдачу денег и др.) с наложением на эти документы штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, на это уполномоченными.

Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитываются в кассовой книге. Предприятие ведёт только одну кассовую книгу, которая пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия.

Сдача денег в банк объявляется объявлением на взнос наличными.