Отражение в учете сумм недостач, хищений и потерь от порчи ценностей

Информация о наличии сумм недостач, хищений и потерь от порчи ценностей, выявленных в процессе их заготовления, хранения и реализации (независимо от того, подлежат ли они отнесению на счета учета издержек обращения (производства), финансовые результаты или виновных лиц), первоначально отражается по учетным ценам по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в корреспонденции со счетом 41 «Товары». При этом исключение составляют:

• — не компенсируемые потери товарно-материальных ценностей, возникшие в результате стихийных бедствий (уничтожение, порча товарных запасов и пр.), не компенсируемые убытки в результате пожаров, аварий, других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями. Такие потери относятся на счет 80 «Прибыли и убытки» и признаются внереализационными убытками, что отражается проводкой: Дт 99 «Прибыли и убытки» — Кт 41 «Товары»;
• — недостачи и потери от порчи ценностей, выявленные при приемке товаров и образовавшиеся по вине поставщиков или транспортных организаций. Эти суммы учитываются по дебету счета 63 «Расчеты по претензиям» при приемке товаров проводкой: Дт 63 «Расчеты по претензиям» — Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». При отказе органами арбитража во взыскании данных сумм они списываются со счета 63 на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» При вынесении органами арбитража решения о взыскании с поставщика сумм недостач и потерь товарно-материальных ценностей сверх норм естественной убыли в бухгалтерском учете поставщика сумма реализации, ранее отраженная по дебету счетов 51 «Расчетный счет», 52 «Валютный счет» или 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» и кредиту счета 40 «Выпуск продукции (работ, услуг)», сторнируются на взысканную покупателем сумму недостач и потерь. Одновременно указанная сумма отражается обычной записью по дебету счетов 51 «Расчетный счет», 52 «Валютный счет» или 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» и кредиту счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», При перечислении сумм покупателю счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» дебетуется в корреспонденции со счетом 51 «Расчетный счет». Поставщик должен также сторнировать обороты по дебету счета 40 «Выпуск продукции (работ, услуг)» и кредиту счета 43 «Готовая продукция».

Восстановленная таким образом на счете 43 «Готовая продукция» сумма списывается затем в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Итак, на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» относят все потери независимо от характера, причины возникновения и источника возмещения. По дебету этого счета отражают:

• — потери в пределах норм естественной убыли при перевозке, хранении и реализации;
• — потери от понижения качества плодоовощной продукции при соблюдении нормальных условий хранения;
• — потери от недостачи и порчи ценностей сверх норм естественной убыли в случае, когда конкретные виновники не установлены;
• — потери товаров, а также денежных средств, подлежащие взысканию с материально ответственных лиц;
• — потери от списания долгов по недостачам товарно-материальных ценностей, во взыскании которых полностью или частично отказано судом вследствие необоснованности исков;
• — потери от списания задолженности по претензиям к поставщикам транспортным организациям за выявленную при приемке недостачу или порчу товаров в случае отказа арбитража в удовлетворении предъявленных исков.

По дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» приводятся:

• — по недостающим (похищенным) или полностью испорченным товарно-материальным ценностям — их фактическая себестоимость;
• — по недостающим (похищенным) или полностью испорченным основным средствам — их остаточная стоимость;
• — по частично испорченным материальным ценностям — сумма определившихся потерь.

По недостачам (хищениям) и порче материальных ценностей записи производятся по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» с кредита счетов учета названных ценностей.

В соответствии с Инструкцией Госналогслужбы РФ от 11.10.95 № 39 «О порядке исчисления и уплаты налога на добавленную стоимость» в действующей редакции организации оптовой торговли в тех случаях, когда недостача, порча или хищение материальных ценностей отражаются в учете до списания суммы НДС, уплаченной при приобретении, они фиксируются по кредиту счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» в установленном для списания недостач порядке без возмещения (зачета) соответствующего НДС из бюджета, что можно отразить проводкой: Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» — Кт 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям».

Порядок списания определен п. 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации и п. 2.13 Методических рекомендаций по бухгалтерскому учету затрат, включаемых в издержки обращения и производства, и финансовых результатах на предприятиях торговли и общественного питания. По кредиту счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» списываются:

• — недостачи и потери от порчи ценностей в пределах норм естественной убыли (при наличии норм) — на счета учета материальных ценностей (когда они выявлены при заготовлении) или издержки обращения (когда они выявлены при хранении или реализации);
• — недостачи ценностей сверх норм убыли (при наличии норм) и потери от порчи и похищенных ценностей — в дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»;
• — недостачи ценностей сверх норм убыли при отсутствии конкретных виновников, а также недостачи и хищения товарно-материальных ценностей, во взыскании которых отказано судом вследствие необоснованности исков — на финансовый результат, что отражается проводкой: Дт 99 «прибыли и убытки» — Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Также в соответствии с изменениями, внесенными Постановлением Правительства РФ от 01.07.95 № 661 в Положении о составе затрат (п. 15, абзац 12), суммы убытков от хищений, виновники которых по решениям суда не установлены, включаются в состав внереализационных расходов, что должно фиксироваться бухгалтерской записью: Дт 99 «прибыли и убытки» — Кт94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

По кредиту счета 94 Недостачи и потери от порчи ценностей" отражаются суммы в размерах и величинах, принятых на учет по дебету указанного счета. При этом на счета учета издержек обращения списываются недостающие ценности по их фактической себестоимости.

Недостачи сверх норм убыли и потери от порчи ценностей, а также похищенных ценностей за счет материально ответственных лиц учитываются по дебету субсчета 73/2 «Расчеты по возмещению материального ущерба», при этом на сумму недостачи по учетным ценам делается проводка: Дт 73/2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» — Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

По решению руководителя организации с виновного лица может быть взыскана стоимость недостающих ценностей по рыночным ценам.

При этом на сумму разницы между стоимостью недостающих ценностей, отнесенных на счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», и их стоимостью, отраженной на счете 94, делается запись: Дт 73/2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» — Кт 98/4 «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей».

По мере взыскания с виновного лица причитающейся с него суммы указанная разница списывается со счета 98 «Доходы будущих периодов».

Недостачи ценностей, выявленные в текущем году, но относящиеся к прошлым периодам, признанные материально ответственными лицами или на которые имеются решения судебных органов о взыскании с виновных лиц, отражаются по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и кредиту счета 98 «Доходы будущих периодов». Одновременно на эти суммы дебетуется счет 73 «расчеты с персоналом по прочим операциям» (субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба») и кредитуется счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». По мере погашения задолженности кредитуется счет 99 «Прибыли и убытки» и дебетуется счет 98 «Доходы будущих периодов».

При погашении недостачи материально ответственным лицом на сумму внесенных платежей делают проводки: Дт 50 «Касса» (51 «Расчетный счет») — Кт 73/2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».

Недостачи, так же, могут быть удержаны из заработной платы. Это отражается записью на соответствующую сумму: Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» — Кт 73/2 «Расчеты по возмещению материального ущерба». При этом следует помнить, что сумма удержания не должна превышать половины начисленной заработной платы.