Планирование времени. 
Теоретические основы рабочего времени

Основным методом, помогающим эффективно использовать рабочее время, является планирование времени. Планирование есть структурирование времени для наиболее хозяйственного его использования при достижении каких-либо задач и целей, стоящих перед руководителем или организацией. Планирование может быть долгосрочным, среднесрочным и краткосрочным.

Главное преимущество, достигаемое с помощью планирования работы, заключается в том, что планирование приносит выигрыш во времени. Опыт показывает, что увеличение затрат времени на планирование приводит в конечном счете к экономии времени в целом Интернетресурс http://lawdiss.org.ua/books/244.doc.html.

Очевидно, что затраты времени на планирование не могут бесконечно увеличиваться, существует оптимум, после которого дальнейшее увеличение времени на планирование становится неэффективным. Не следует тратить на планирование более 1% общего планового времени.

Планирование всегда осуществляется исходя из поставленных целей. Основой для любого планирования служит долгосрочная цель или долгосрочные цели. На основе долгосрочных целей устанавливаются цели среднесрочные и краткосрочные. Это происходит следующим образом: исходя из цели жизни или цели организации, выделяется ряд подцелей, достижение которых должно способствовать достижению основной цели жизни или основной цели организации. Это цели долгосрочного характера. В каждой из этих целей выделяется ряд подцелей, желательно по временному признаку, достижение которых должно способствовать достижению целей долгосрочного характера. Подобным образом на основе целей на год выделяются цели на месяц, декаду, день. Далее осуществляется анализ сильных и слабых сторон человека или организации, которые могут иметь отношение к достижению целей. Это делается для того, чтобы поощрять сильные стороны и работать над слабыми сторонами. Этот анализ служит хорошей основой для среднесрочного и краткосрочного планирования Интернетресурс http://lawdiss.org.ua/books/244.doc.html.

Сам процесс планирования состоит в том, что сначала формулируются результаты, затем устанавливаются сроки, которые отводятся для их достижения. Результаты должны соответствовать целям. При этом следует соблюдать некоторые правила планирования.

• 1. Следует осуществлять планирование в письменном виде. Чтобы намеченный план был не просто перечнем дел, которые необходимо выполнить за день, а стоит его превратить в мотивирующий инструмент. Например, писать в списке не «сделать то-то», а «то-то сделано», чтобы по окончанию дела можно было поставить рядом с этой записью большую галочку. Это одно из сильных мотивирующих средств.
• 2. Следует учитывать результаты предшествовавшего анализа использования рабочего времени. В процессе данного анализа выявляются ошибки, присущие данному руководителю в планировании своего рабочего времени и необходимо найти способы нейтрализации последствий этих ошибок.
• 3. Не следует планировать полностью весь свой рабочий день. Достаточно спланировать не более 60% своего времени, а 40% оставить незапланированным: 20% спонтанное время и 20% непредвиденное время.
• 4. Следует устанавливать четкие временные нормы на выполнение дел и решение проблем, которые не допускали бы дополнительной работы по завершению начатого в незапланированное время, если изначально эти дела и вопросы должны были быть решены в запланированное время. Практика показывает, что на любое дело тратится ровно столько времени, сколько его есть в распоряжении, поэтому следует устанавливать четкие временные рамки, которые позволяли бы выполнить необходимое, и при этом не превышали установленное для выполнения время.
• 5. Для решения вопроса о перепоручении дел следует разделить дела по степени их срочности и важности. При этом наиболее срочные и важные задачи следует решать руководителю немедленно. Но не срочные можно отложить, остальные же 2 категории дел (неважные, но срочные и неважные и несрочные) следует передавать для решения подчиненным. Несрочные дела следует проранжировать по времени, необходимому для каждого из них и при появлении свободного времени можно заняться сокращением этого списка — для этого желательно всегда иметь его под рукой.
• 6. Следует регулярно пересматривать планы, так как в виду постоянного изменения окружающей среды может оказаться, что некоторые намеченные планы руководства организации или менеджера уже не соответствуют целям организации и, следовательно, нуждаются в корректировке.
• 7. Планы должны быть реалистичными и согласованными, причем согласованными не только друг с другом, но и с планами коллег, подчиненных, более высокого уровня руководства Интернет-ресурс http://www.smartcat.ru/Personnel/UpravleniePersonalomTeoriyaIPraktikaFR.shtml.