Основные процессы МУ «Управление культуры Нефтекамского муниципального района» с точки зрения системного подхода

Системные процессы

Системный подход к менеджменту — это выявление, понимание и управление взаимосвязанными процессами как системой, что вносит вклад в результативность и эффективность организации при достижении её целей [1].

Чтобы осознать, как системный подход помогает лучше понять организацию, необходимо определить, что такое система.

Системой называется совокупность взаимозависимых элементов, образующих единое целое; целое выполняет некоторую функцию. Здесь существенно то, что элементы должны быть взаимозависимыми и/или взаимодействующими. Самые разные части могут быть объединены в «целое», но это «целое» еще не система, пока не сформирован, скажем, некий механизм. Любая система может рассматриваться как подсистема некоторой более крупной системы [12].

Системный подход — это подход к исследованию объекта (проблемы, явления, процесса) как к системе, в которой выделены элементы, внутренние и внешние связи, наиболее существенным образом влияющие на исследуемые результаты его функционирования, а цели каждого из элементов, исходя из общего предназначения объекта. Можно также сказать, что системный подход — это такое направление методологии научного познания и практической деятельности, в основе которого лежит исследование любого объекта как сложной целостной социально-экономической системы.

Процесс — последовательность действий, которые создают дополнительные ценности путем преобразования с помощью ресурсов входящих элементов в требуемые выходящие [2].

Прежде всего, о самом термине «процесс». Процесс определяется как «последовательность действий, которые создают дополнительные ценности путем преобразования с помощью ресурсов входящих элементов в выходящие», здесь четко отражается состав деятельности — последовательность действий, — требование к результатам деятельности — создавать дополнительные ценности — и, за счет чего входящие элементы превращаются в выходящие — с помощью ресурсов.

Ресурсы — материальные и нематериальные компоненты, необходимые для достижения целей процессов. Ресурсы не подлежат преобразованию в ходе процесса [7].

Рис. 2. 1. 1. Пример процессной модели организации

Данное МУ «Управление культуры Нефтекамского муниципального района» является некоммерческой организацией. Если основной целью коммерческих организаций является извлечение прибыли и ее распределение между участниками, то некоммерческие организации в свою очередь, создаются для достижения образовательных, научных, благотворительных целей, для удовлетворения духовных и иных нематериальных потребностей граждан и организаций, а также в иных целях, направленных на достижение общественных благ. Иначе говоря, они не преследуют цели извлечения прибыли.

МУ «Управление культуры Нефтекамского муниципального района» осуществляет реализацию на территории муниципального образования «Нефтекамский муниципальный район» Республики Татарстан политики в области культуры, искусства, кино, охраны и использования объектов культурного наследия (памятников истории и культуры) местного значения, дополнительного образования в сфере культуры, музейного дела, кино, библиотечного дела, культурного досуга.

Учредителем Управления является Исполнительный комитет Нефтекамского муниципального района Республики Татарстан.

Действующее законодательство в сфере культуры предусматривает, что государство берет на себя обязательства по обеспечению доступности для граждан культурной деятельности, культурных ценностей и благ. С этой целью государство осуществляет бюджетное финансирование организаций культуры; устанавливает особый порядок налогообложения некоммерческих организаций культуры; способствует развитию благотворительности в области культуры [9].

В состав МУ «Управление культуры Нефтекамского муниципального района» входят следующие подразделения, являющиеся отдельными юридическими лицами:

• — образовательные учреждения дополнительного образования детей в сфере вокала, музыки, хореографии, изобразительного искусства, актёрского мастерства и т. п. ;
• — сельские, городские, детские библиотеки, библиотеки семейного чтения;
• — музеи;
• — клубные учреждения;
• — сельские клубы;
• — сельские дома культуры;
• — театрально-зрелищные учреждения;
• — централизованная бухгалтерия.

Рис. 2. 1. 2. Схема структуры управления

Системные процессы — это процессы, которые вносят системность и управляемость в деятельность компании, а именно: позволяют управлять производимыми в компании изменениями, осуществлять механизмы непрерывного улучшения деятельности, проводить внутренний контроль и анализ функционирования компании. Среди этих процессов стоит отметить: управление документацией, записями, управление внутренними аудитами, управление корректирующими и предупреждающими действиями, управление несоответствующей услугой [21].

Основными системными процессами является:

1. Управление документацией, записями (записи — специальный вид документов, регистрация данных о качестве).

В данном учреждении нет системы менеджмента качества, но для анализа процессов будем руководствоваться требованиями государственного стандарта Российской Федерации ГОСТ Р ИСО 9001−2001 «Система менеджмента качества — Требования» [1].

И так, стандарт требует, документами необходимо управлять. А именно для определения необходимых средств управления должна быть разработана документированная процедура (сразу сделаем примечание, что в данном учреждении таковой нет), предусматривающая:

• — проверку документов на адекватность до их выпуска. В нашем учреждении такая проверка происходит, но выглядит это разрозненно — каждый специалист проверяет выпуск своих документов, в соответствии с каким-либо постановлением, приказом лишь в том случае, когда это коснется его самого. При этом он не всегда задействует специальные программные комплексы, типа «Гарант», не всегда обращается к юристам, действует самостоятельно. И при этом возможно, что специалист из другого отдела уже нашёл и пользуется данным документом. Зачастую о новой редакции документа узнают с большим опозданием;
• — анализ и актуализацию по мере необходимости и переутверждение документов. Анализа и актуализации документации нет, переутверждение происходит также разрозненно, зачастую как реакция на возникающие проблемы;
• — обеспечение идентификации изменений и статуса пересмотра документов. Данный пункт встречается лишь в переписки с другими управлениями администрации города, но лишь в отношении важных документов: проектов постановлений, внешних заданий от министерств и т. п. ;
• — обеспечение наличия соответствующих версий документов в местах их применения. Данная работа ведётся, но не системно, по мере надобности, после замечаний очередных проверок;
• — обеспечение сохранения документов чёткими и легко идентифицируемыми. С данным пунктом работа отлажена в канцелярии учреждений, бухгалтерии. Но при этом поиск документа занимает длительное время. При этом каждое подведомственное учреждение ведёт собственный документооборот, наряду с этим некоторые специалисты ведут обособленный документооборот. Это ведёт к тому, что проследить движение документации сложно, а иногда не возможно. Существуют специальные штампы, которые позволяют определить принадлежность к тому или иному учреждению, но данный способ не гарантирует сто процентной идентификации документов;
• — обеспечение идентификации документов внешнего происхождения и управления их рассылкой. Документы внешнего происхождения подлежат обязательной регистрации, но определить их идентификацию можно лишь по содержанию. Нет соответствующих штампов, применяется лишь способ отдельной подшивки данных документов от других. При этом под внешними документами принято понимать лишь документы с министерств. Рассылка осуществляется централизованно секретарями с помощью факсимильного аппарата, посредством передачи копии из рук в руки, реже посредством электронной почты. Здесь важную роль играет человеческий фактор;
• — предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов и применение соответствующей идентификации таких документов, оставленных для каких-либо целей. Идентификации устаревших документов в учреждениях нет, не используются элементарные штампы, что иногда влечёт использование не актуальной документации. Устаревшие документы уничтожаются лишь с течением установленного времени хранения.

Согласно данного ГОСТа, записи должны вестись и поддерживаться в рабочем состоянии для предоставления свидетельств соответствия требованиям и результативности функционирования системы менеджмента качества. Они должны оставаться чёткими, легко идентифицируемыми и восстанавливаемыми. Должна быть разработана документированная процедура для определения средств управления, требуемых при идентификации, хранении, защите, восстановлении, определении сроков сохранения и изъятии записей.

Процедура — описание порядка выполнения деятельности и управления ею, должна составляться коллективно, приниматься занятыми в процессе сотрудниками и соблюдаться ими [2].

Записи как специальный вид документов, вообще не выделен в данном учреждении.

2. Внутренний аудит. Согласно данного ГОСТа организация должна проводить внутренние аудиты (проверки) через запланированные интервалы с целью установления того, что система менеджмента качества соответствует запланированным мероприятиям процессов жизненного цикла услуги, требованиям настоящего стандарта, что она внедрена результативно и поддерживается в рабочем состоянии.

Похожим мероприятием в учреждении является ежегодная проверка готовности подведомственных учреждений к началу учебного года. При данной проверке главными требованиями является требования пожарных служб и санэпидемстанции. Главной целью проверок является приёмка учреждения, на исправление несоответствий даётся время до следующей проверки, грубые нарушения исправляются в короткие сроки.

Но здесь нет программы проверки, которая планируется с учётом статуса и важности процессов и участков, а также результатов предыдущих проверок. Не определены критерии, области применения, частота и методы проверок. Нет отчётов о результатах, нет последующих действий по верификации предпринятых мер. Данные мероприятия проверки готовности больше похожи на локальные (к примеру, проверка работоспособности пожарной сигнализации) и с привлечением внешних аудиторов.

3. Управление несоответствиями. Организация должна обеспечивать, чтобы услуга, которая не соответствует требованиям, была идентифицирована и управлялась с целью предотвращения непреднамеренного использования. Средства управления, соответствующая ответственность и полномочия для работы с несоответствующей услугой должны быть определены в документированной процедуре.

В учреждении нет данной документированной процедуры. Несоответствия выявляются, но нигде не регистрируются для дальнейшего анализа, т. е. записи о характере несоответствия и любых последующих предпринятых действиях не поддерживаются в рабочем состоянии. Существует ответственность за ненадлежащую деятельность, но в большинстве случаев любые наказания скрывается и не выносится на всеобщее обозрение. При исправлении не проводится повторной верификации для подтверждения соответствия требованиям.

4. Корректирующие и предупреждающие действия. Организация должна постоянно предпринимать корректирующие действия с целью устранения причин несоответствий для предупреждения повторного их возникновения.

Стандарт требует разработки документированной процедуры, которой нет в нашем учреждении. Жалобы потребителей рассматриваются лишь при их большом количестве по отдельным позициям. Следующим шагом в учреждении является устранение несоответствия и на этом корректирующее действие закончено. Нет записей результатов предпринятых действий, нет анализа предпринятых корректирующих действий.

Жалобы редко доходят до вышестоящего руководства, так как все боятся порицания, проблемы устраняются на местах, не сводятся в какие-либо перечни, не систематизируются, нет проверки похожих проблем между подведомственными учреждениями. Зачастую проблемы решаются компромиссами, а такой вариант решения не удовлетворяет на 100% ни одну из сторон.

Организация должна определить действия с целью устранения причин потенциальных несоответствий для предупреждения их появления.

Работа по потенциальным несоответствиям вообще не ведётся в учреждении. Вся деятельность сводится к реакции на возникающие проблемы.