Документирование деятельности организации

В любой организации существует множество документом по разным направлениям ее деятельности. Во время практики я познакомилась с различными документами. Все рассматриваемые мной документы можно разделить на 4 группы:

• 1) нормативно-методические (всевозможные инструкции, инструкции по делопроизводству, положения, уставы, правила внутреннего порядка);
• 2) распорядительные (постановления, приказы, решения, распоряжения, указания);
• 3) информационно-справочные (протоколы, справки, служебное письмо, докладные и объяснительные записки, отчёт, сметы расходов, акт, факс, телеграммы, телефонограммы);
• 4) документы по кадровому составу (личный листок по учету кадров, трудовой договор, приказ о расторжении трудового договора, приказ о командировании, личная карточка работника, приказ о заключении трудового договора и др.).

Изучая систему документации организации мной были проанализированы документы, по видам относящиеся к распорядительным документам (приказ, решение) и информационно-справочным (протокол, служебная записка).

В рассмотренном мной приказе продольного расположения реквизитов, он оформлен на бланке формата А4. В состав реквизитов входят: эмблема, наименование учреждения — автора, название вида документа, дата, номер, оформлены, верно. Реквизит место составления отсутствует. Заголовок к тексту, текст, подпись, оформлены верно. Отметка о согласовании, отметка об исполнении, отметка об исполнении документа и направление его в дело отсутствует, что не соответствует ГОСТу. Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованными лицами. (смотрите Приложение № 3).

Также я рассмотрела решение с продольным расположением реквизитов, он оформлен на бланке формата А4. в состав реквизитов входят: эмблема, наименование учреждения — автора, название вида документа, номер, оформлены верно. Дата оформлена неверно, так как цифры до 10 начинаются с 0. Место составления документа отсутствует, заголовок к тексту тоже отсутствует. Текст. Подпись секретаря отсутствует. (смотрите Приложение № 4).

Мной был рассмотрен протокол технического совещания ИТР Орловского ЛПУМГ эксплуатирующих газоперекачивающие агрегаты на КС «Долгое» от 05.08.2008 года.

Протокол оформляется по форме общего бланка оформляется на стандартном листе формата А4. Создан этот документ компьютерным способом. Наиболее распространённый способ создания документов в организации это компьютерная техника. В его формуляр входят: наименование учреждения-автора, указание вида документа, дата заседания, номер, место заседания, заголовок к тексту, текст, подписи. Дата, номер, название вида документа, название организации эти реквизиты в протоколе оформлены, верно. В реквизите место заседания указывается место составления документа, этот реквизит отсутствует. Заголовок протокола оформлен правильно: отвечает на вопрос Чего? И содержит указание вида коллегиальной деятельности название коллегиального органа в родительном падеже. Начинается с прописной буквы.

В водной части текста должны указываться фамилии председателя, секретаря, присутствующих и повестка дня.

Основная часть текста строится по разделам повестки дня. Она включает в себя следующие части:

• · Слушали;
• · Выступили;
• · Решили;

В протоколе эти части поменяны местами они расположены так выступили, решили, слушали.

В конце документа стоят подписи и секретаря и председателя.

К информационно — справочным документам относится служебная записка являющаяся разновидностью докладной записки. Служебная записка оформляется на общем бланке учреждения. Создан этот документ компьютерным способом. Это внутренняя записка организации она оформлена на чистом листе бумаги с воспроизведением таких реквизитов как: название структурного подразделения, названия вида документа, дата адресат, заголовок к тексту, текст, подпись с указанием должности и фамилия с инициалами составителя. Также проставляется резолюция для принятия этих мер руководителем организации. Служебная записка правильно оформлена в соответствии с ГОСТом. (смотрите Приложение № 5).

Практически все эти документы создаются с помощью персонального компьютера. Сегодня программные продукты фирмы Microsoft являются стандартом для офисной работы. Сложно найти учреждение, предприятие, фирму, в офисе которой не стояли бы компьютеры с операционной системой Windows (95,98,98SE, 2000, NT, ХР) и пакетом прикладных программ Office. Знание составных частей пакета — текстового редактора Microsoft Word, электронных таблиц Microsoft Excel сегодня является обязательным для работника офиса.

Если раньше Word и Excel в первую очередь ориентировались на то, что подготовленный документ будет распечатан на бумаге, то теперь подготовленный документ будет в первую очередь отправлен по электронной почте или размещен в Internet. Для этого разработчики Office включили в продукт еще один формат файлов — HTML, являющийся стандартом для размещения материалов в Internet который так же используется как средство изготовления документов. Сохранение документов в формате HTML позволяет также просматривать документы пользователям, не имеющим на своем компьютере MS Office. Для просмотра таких документов теперь достаточно Internet Explorer, входящего в стандартный комплект Windows.

К офисной технике в широком смысле можно отнести любые технические средства, облегчающие работу в офисе, начиная от карандашей и авторучек и кончая компьютерами и их сетями.

Многообразие технических средств управления предполагает их определенную классификацию это:

• — Средства составления и изготовления документов: ручные пишущие средства (карандаш, ручка), специализированные программные продукты для персональных компьютеров.
• — Средства размножения и копирования документов: принтеры, ксероксы.
• — Средства обработки документов: сшивающие и склеивающие, бумагоуничтожающая машины.
• — Средства хранения, поиска документов: первичные средства хранения папки, вторичные средства хранения документов (шкафы, стеллажи).
• — Средства электросвязи: средства и системы стационарной и мобильной телефонной связи; средства и системы факсимильной передачи информации; электронная почта.
• — Средства сигнализации информации: стенды.
• — Офисная мебель.

Офисная техника — неотъемлемая часть технического оборудования любого офиса. Слабое применение средств оргтехники приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого и технического персонала.