Поля данных. 
Основные понятия базы данных

У полей базы данных есть параметры, определяющие тип сохраняемых данных, способ их отображения и набор производимых над ними. операций.

Например, параметры поля можно применять для обеспечения единообразия формата вводимой даты доставки товара, в котором две первые цифры обозначают день, две вторые — месяц, четыре последние — год, цифры разделяются точками: 03.09.2008. Можно также указать, что между датами ввода и поставки должно быть не менее двух дней.

Одним из важных параметров поля является тип данных, например число, текст, денежная единица и дата и время (в Access объединены в один тип данных и отображаются вместе). Тип данных служит для ограничения сведений, которые можно ввести в поле, и их описания. Тип данных также определяет те действия, которые можно выполнять над данными в поле, и объем памяти, необходимый для их размещения.

У полей также имеются свойства, определяющие различные аспекты сведений, содержащихся в них, например количество символов, значение по умолчанию и ограничение на значения, которое обеспечивает соответствие данных определенным условиям. Свойства полей упрощают ввод данных и управление ими.

Если имя поля недостаточно ясно описывает его содержимое, поле можно переименовать.

Тип данных поля ограничивает сведения, которые можно ввести в поле, и дает их описание, например «Числовой» или «Денежный».

Для каждой записи в таблице используется уникальный идентификатор, называемый первичным ключом.

Свойства поля — это набор характеристик, обеспечивающий дополнительные возможности управления данными.

Чтобы отличить одну запись от другой, в таблицы можно добавить поле первичного ключа.

Первичный ключ — это идентификатор (например, шифр компонента, код товара или сотрудника), который является уникальным для каждой записи.

Первичный ключ должен содержать сведения, в которые будут редко вноситься изменения.

Порядок расположения полей с указанием имен полей, тип хранимых в полях данных, размер этих данных и т. д. определяют структуру таблицы. Тип данных для конкретного поля выбирается в зависимости от того, какая информация там будет располагаться.

В каждой таблице содержится одно или несколько полей, значения которых позволяют однозначно определить каждую запись таблицы. Такое поле или совокупность полей называются первичным ключом таблицы или просто ключом. Если в таблице подобных полей нет, в нее можно добавить «искусственное» поле, которое будет содержать последовательные номера записей. Access может создавать такие поля автоматически. В таблице, приведенной на рисунке 2, ключевым полем является поле Код отчета. Значения в данном поле данные генерируются автоматически, используя опцию Счетчик (Counter).

Как правило, база данных включает несколько таблиц. Например, если вы создаете базу данных для ввода информации о своих публикациях, вам, по меньшей мере, понадобится три таблицы: одна для хранения данных о статье, вторая — о периодических изданиях и третья — данные о публикации. Альтернативное решение — смешать все эти данные в одной таблице — значительно понижает эффективность: в каждой записи пришлось бы дублировать информацию о периодическом издании. В Access данные о газете/журнале достаточно ввести один раз в отдельную таблицу. Когда вы публикуете свой материал в какой-то газете и заносите об этом информацию в базу данных, запись с данными о статье связывается с данными о газете. Благодаря способности связывать отдельные таблицы, программа Access отнесена к реляционным базам данных. В реляционных базах данных информация представляется в виде нескольких таблиц, связанных между собой. Связь же между таблицами в таком случае устанавливается через совпадающие значения общего поля, содержащегося в обеих таблицах.

Установленные связи позволяют: во-первых, избежать дублирования информации, а во-вторых, легко производить изменения, так как изменения в одной таблице приводят к автоматическим заменам в других, связанных с ней.