Требования к информационным потокам

Для обеспечения адекватного формирования информационных потоков необходимо соблюдать следующие принципы:

• — данные должны собираться максимально близко к тому месту производственно-сбытовой деятельности, где происходят события, являющиеся их источником;
• — данные должна быть представлены в виде, пригодном для их преобразования и сопоставления.

Информационные потоки имеют следующие характеристики:

• — неоднородность;
• — множественность подразделений — поставщиков информации;
• — множественность подразделений — потребителей информации;
• — сложность и трудности практической видимости информационных маршрутов;
• — множество передач единиц документации по каждому маршруту;
• — многовариантность оптимизации информационных потоков.

Весь комплекс информационно-аналитического обеспечения бизнеса призван реализовать информационную поддержку решения стоящих перед руководством предприятия в целом и его отдельными структурными подразделениями задач. Качество информации применительно к деятельности предприятия определяется тем, насколько рациональны и обоснованы управленческие решения, принятые руководством предприятия на ее основе. Качественная информация должна обеспечивать возможность адекватной оценки ситуации и выработки эффективных оперативных и стратегических решений. Обычно считают, что информация качественная, если она достоверна, точна, актуальна, доступна по запросу и представлена в удобной для понимания и использования форме (рис. 4).

Рис. 4. Требования к информации, используемой для управления предприятием

Рассмотрим спецификации и особенности выделенных выше требований к информации.

Достоверность. Используемая для управления предприятием и принятия управленческих решений информация должна быть максимально достоверной. Недостоверная информация приводит к искажению информационной модели предприятия, а решения, базирующиеся на искаженной информационной модели, приводят к неправильным действиям и прямым убыткам.

Точность и достоверность очень близкие характеристики, но не синонимы. Например, для того чтобы отгрузить товар клиенту, недостаточно достоверно знать, что поступила оплата от клиента, нужно точно знать, какая именно сумма поступила. Точно так же недостаточно просто достоверно знать, что за определенные нарушения могут последовать штрафные санкции, а необходимо точно знать, при каких именно нарушениях и какие санкции могут наступить.

Актуальность. Информация должна содержать сведения, которые действительны в момент ее использования. Что толку получить исчерпывающую информацию, когда «поезд ушел»?

Доступность по запросу. Это одно из важнейших свойств качественной информации. Поскольку информация представляет собой обобщенные и обработанные данные, очевидно, что на обработку тратится какое-то время. Если время ожидания подготовки информации слишком велико, она может утратить свою актуальность.

Удобная форма представления. Информация, поступающая лицам, принимающим решения, должна максимально содействовать этому процессу. Недостаточно обработанная, плохо структурированная или представленная в неудобном для восприятия виде информация может не только существенно замедлить процесс принятия решений, но и потребовать вовлечения управленческого персонала в переработку информации, что в принципе не является их работой и может быть выполнено менее квалифицированным персоналом.

Информация, удовлетворяющая этим требованиям, может считаться качественной. Но для того чтобы построить систему получения и использования качественной информации в деятельности предприятия, подчас требуется не меньше усилий и затрат, чем для построения основного производства. Информация — редкое благо, у которого имеются свои издержки.

Лица, принимающие решения, инициируют сбор информации лишь до тех пор, пока ожидаемые выгоды не повысят предполагаемые затраты на ее получение. Требуемая информация, как правило, не сконцентрирована в одном определенном месте вследствие закономерности концентрации и рассеяния информации, согласно которой основная часть информации (около одной ее трети по интересующему вопросу) концентрируется в сравнительно небольшом числе источников, остальная же информация рассеяна по значительно большему числу источников. Поэтому при поиске и сборе «рассеянной» информации проявляется закономерность повышения стоимости информации по мере увеличения ее полноты: стоимость сбора информации резко повышается по мере увеличения ее полноты. Проблема стоимости информации — не единственный фактор, влияющий на то, как собирать и использовать информацию. Попытки собрать исчерпывающий объем информации могут привести к критической потере времени, когда конкуренты примут важные решения раньше, базируясь не на основе точной и всесторонней информации, а на основе деловой интуиции.

Чтобы обеспечить достоверность, полноту и точность используемой информации, ее актуальность, оперативность и доступность осуществляются следующие меры:

• — вся система делопроизводства перерабатывается и упорядочивается в соответствии с требованиями организации логистического управления;
• — осуществляются компьютеризация информационной системы и организация ряда автоматизированных рабочих мест, обеспечивающих доступ персонала в информационную систему;
• — совершенствуется система контроля за прохождением и исполнением управленческой документации;
• — разрабатываются и внедряются методические документы, являющиеся конструктивными для организации работы должностных лиц и основанные на агрегировании информации по принципу ее предназначения и получаемым конечным результатам.

Для того чтобы облегчить процесс принятия решений в условиях неопределенности, существуют различные программные продукты, позволяющие моделировать принимаемые решения и оценивать их последствия.