Учет прочей дебиторской задолженности, учет расчетов с подотчетными лицами

Операции, связанные с наличием и движением прочей дебиторской задолженности, отражается на счетах группы 1280 «Прочая краткосрочная дебиторская задолженность» и 2180 «Прочая долгосрочная дебиторская задолженность» (таблица 3 — «Корреспонденция счетов типовых операций по учету прочей дебиторской задолженности»).

Здесь учитываются:

• 1) возврат бракованных материалов;
• 2) сумма, ошибочно списанная со счетов в банках;
• 3) излишне перечисленные суммы в бюджет;
• 4) возмещение убытков от чрезвычайных ситуаций (по договору страхования);
• 5) штрафы, пени, неустойки;
• 6) дебиторская задолженность, связанная с операциями по доверительному управлению;

Аналитический учет прочей дебиторской задолженности ведется в ведомости по расчетным счетам или машинограмм, имеющей аналогичную форму.

В процессе совершения сделок возможны факты неисполнения договорных обязательств одним из контрагентов. В этом случае одна из сторон предъявляет претензии другой, нарушившей условия договора.

Претензии предъявляются в письменной форме в двух экземплярах, один из которых остается у компании, предъявившей претензию, второй передается контрагенту, ответственному за нарушение условий договора, в них конкретизируется факт нарушения договорных обязательств, соответствующие требования по возмещению потерь и расходов компании, исходя из копии квитанций, счетов-фактур, платежных документов, актов и других документов, подтверждающих размер потерь и расходов (Приложение Б).

По дебету счета «Расчеты по претензиям», который необходимо открыть в группе счетов 1280 отражаются следующие расчеты по претензиям:

• 1) к поставщикам, подрядчикам и транспортным компаниям по выявленным при проверке их счетов несоответствиям цен и тарифов обусловленным договорами или предусмотренным в прейскурантах, а так же при выявлении арифметических ошибок в счетах;
• 2) к поставщикам материалов, товаров, а так же к предприятиям, перерабатывающим материалы компании, за обнаруженные несоответствия качества стандартам, техническим условиям, заказу;
• 3) к поставщикам, транспортным компаниям за недостачи груза сверх норм естественной убыли, образовавшейся в пути;
• 4) за брак и простой, возникшие по вине поставщиков и подрядчиков, в суммах, признанных плательщиками или присужденных арбитражем;
• 5) к учреждениям банка по суммам, ошибочно списанным (перечисленным) по счетам компании;
• 6) по санкциям (штрафы, пени, неустойки), взыскиваемым с поставщиков, подрядчиков, покупателей, заказчиков, потребителей транспортных и других услуг за несоблюдение договорных обязательств в размерах, признанных плательщиками или присужденных арбитражем.

Счет «Расчеты по претензиям» (1280) кредитуется на суммы поступивших платежей в корреспонденции со счетами учета денежных средств.

Аналитический учет по счету «Расчеты по претензиям» (1280) ведется по каждому дебитору и отдельным претензиям.

Основанием для отнесения в дебет счета «Расчеты по претензиям» (1280) основной суммы долга компании является письменное признание дебитором претензии или присуждение суммы долга кредитору. Моментом присуждения является дата выдачи приказа арбитражного суда о взыскании средств с должника. Неустойкой является определенная компенсация за нанесенный компании ущерб, в нее входят суммы дополнительно понесенных затрат, недополученной выгоды, проценты за задержку платежа и другие. Основанием для начисления неустойки является письменное подтверждение о признании штрафных санкций (письма, факса) дебитором. Моментом присуждения является дата выдачи приказа арбитражного суда о взыскании средств с должника. При отсутствии письменного уведомления о признании неустойки, основанием для ее начисления является только получение денег в оплату неустойки.

Таблица 3- «Корреспонденция счетов типовых операций по учету прочей дебиторской задолженности».

«Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 1250 (таблица 4 — «Корреспонденция счетов типовых операций по учету расчетов с подотчетными лицами»). В процессе производственно-хозяйственной деятельности предприятия посылают работников в служебные командировки, приобретают в магазинах канцелярские принадлежности, оплачивают почтовые переводы и другие расходы. Эти расходы не всегда можно оплатить путем безналичных расчетов через учреждения банка. Поэтому для их оплаты работникам выдают в подотчет наличные деньги (Приложение В, Г).

Деньги выдаются согласно расчету, утвержденному руководителем предприятия. Авансы выдаются не ранее наступления действительной надобности в расходах.

Особое внимание следует обратить на сроки предоставления авансовых отчетов. На предприятии должно быть регламентировано и строго соблюдаться правило: не выдавать денежные средства в подотчет, если подотчетные лица не отчитались по ранее выданным авансам, в случае несоблюдения этого правила предприятие имеет право удержать из заработной платы работника или потребовать внесение остатка подотчетной суммы в кассу. Выдача авансов из кассы производится после полного расчета по ранее выданным авансам. Субъект имеет право удержать из суммы оплаты труда работника не возмещенный им своевременно остаток аванса, если работник не оспаривает основание и процент удержания. Удержание может быть произведено единовременно или с рассрочкой независимо от того, какая часть оплаты труда остается свободной от всех других взысканий с данного работника. Распоряжение об удержании должно быть дано не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возврата аванса. Перерасходованные по авансовому отчету суммы выдаются работнику из кассы.

Служебная командировка — направление работника по распоряжению работодателя для выполнения трудовых обязанностей вне места постоянной работы (Приложение Д).

Работникам, направляемые в служебные командировки, оплачиваются компенсации в виде:

• 1) суточных за время нахождения в командировке;
• 2) расходы по проезду к месту назначения и обратно.

При необходимости направления работника на командировку на предприятии издается приказ, в котором должно быть указано:

• 1) Ф.И.О. командированного работника и его должность;
• 2) место назначения;
• 3) сроки командировки;
• 4) цель командировки;
• 5) указание о выдаче в подотчет необходимой суммы.

На основании приказа отдел кадров или другое уполномоченное лицо выписывает командировочное удостоверение, которое регистрируется в журнале учета работников, выбывающих в командировки. Командированному работнику перед отъездом выдается денежный аванс в пределах планируемых сумм на предстоящие расходы в период командировки [7, с.5]. По возвращении из командировки в удостоверении делается отметка о прибытии.

Командированному работнику возмещаются следующие расходы:

• 1) по найму жилья — на основании предъявленных документов (счет-фактура, чек контрольно-кассовых машин и т. п.).
• 2) суточные — за каждый день нахождения в командировке. При этом днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства, а днем прибытия — день прибытия транспорта в место постоянной работы. Согласно статье 93 Налогового кодекса размер суточных не должен превышать 6 МРП [8, с.24].
• 3) транспортные расходы к месту командировки и обратно на основании документов, подтверждающих произведенные затраты.
• 4) прочие затраты по командировкам возмещаются на основании предъявленных документов.

В течение 5 дней по возвращению из командировки в бухгалтерию должен быть представлен авансовый отчет с приложением всех оправдательных документов о произведенных расходах.

В случае, если работника направляют в служебную командировку за пределы Республики Казахстан то командировочное удостоверение не оформляется.

Работникам, направляемым в служебные командировки за пределы Республики Казахстан, возмещаются:

• 1) расходы по найму жилья, включая оплату за бронь, — на основании предъявленных документов;
• 2) расходы на проезд к месту командировки и обратно, включая бронь — по предъявленным документам;
• 3) суточные за время пребывания в командировке.

Все лица, прибывшие из загранкомандировки, обязаны в пятидневный срок представить авансовый отчет об израсходованных суммах. К авансовому отчету прилагаются следующие документы: по найму жилья, по проезду к месту командировки и обратно, копия загранпаспорта с отметками таможенных служб, квитанции за сбор по обмену валюты, прочие документы, являющиеся неотъемлемыми статьями затрат при командировках за границу. Расчеты с работниками по служебным командировкам учитываются на счете 1250/1.

Приобретение товаров юридическими лицами у физических лиц, не зарегистрированных в качестве индивидуальных предпринимателей, на практике осуществляется не часто, однако имеет место. В этом случае, подотчетные лица, предоставляя авансовый отчет в бухгалтерию предприятия об израсходованных суммах, должны приложить закупочный акт, содержащий все необходимые реквизиты.

Расчеты с работниками за товары, проданные в кредит учитываются на счете 1250/2 и могут осуществляться по двум вариантам:

• 1) предприятие на основании поручений — обязательств своих работников удерживает из оплаты труда очередные платежи и перечисляет их торговым организациям.
• 2) предприятие полностью возмещает торговым организациям суммы причитающиеся с работающих за товары проданные в кредит. Для таких выплат предприятие может получить ссуду, которая гасится по мере удержания из оплаты труда работников.

Расчет по предоставленным займам ведется на счете 12 503. Эти расчеты осуществляются по займам на индивидуальное строительство жилья, садовых домиков и другие индивидуальные нужды. Займы выдаются под установленный процент.

На счете 1250/4 учитываются расчеты по возмещению недостач и хищений денежных средств и товарно-материальных ценностей. Сумма ущерба, причиненного предприятию недостачей или порчей ценностей, исчисляется по розничным ценам, за исключением случаев, когда законом предусмотрен другой порядок определения причиненного ущерба.

Таблица 4 — «Корреспонденция счетов типовых операций по учету расчетов с подотчетными лицами».