Бухгалтерский (финансовый) учет денежных средств

Учет наличных денежных средств в кассе организации.

Касса предназначена для хранения и выдачи наличных денег и денежных документов (почтовых марок, вексельных марок, облигаций и др.).

Порядок хранения, расхода и учета денежных средств в кассе установлен указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».

Лимит кассы (это определенная сумма наличных денег, которая может храниться непосредственно в кассе и не сдаваться в банк по окончанию рабочего дня) устанавливают сами организации (порядок расчета лимита кассы приведен в приложении). При этом можно учитывать в расчете периодичность сдачи денег в банк. Фактически Банк России разрешил сдавать выручку один раз в 7 дней (а в некоторых случаях — 14 дней). И накопление денег сверх лимита допускается в дни выплаты зарплаты и в выходные (праздничные) дни, если в этот день организация осуществляет кассовые операции. Выплата заработной платы наличными из кассы организации может осуществляться в течение пяти рабочих дней.

Субъекты малого предпринимательства и индивидуальные предприниматели могут не устанавливать лимит остатка наличности. Кроме того, предприниматели освобождены от обязанности вести кассовую книгу, а также оформлять приходные и расходные ордера.

Наличные денежные средства в кассу могут поступать в оплату счетов за проданную продукцию:

• — от подотчетных лиц (возврат неиспользованного аванса);
• — из банка (для выдачи ссуд работникам на индивидуальное жилищное строительство и др.);
• — от родителей за содержание детей в детских учреждениях.

Указанием Банка России от 07.10.2013 № 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов» установлен перечень целей, на которые можно расходовать деньги из кассы и запрещено расходовать наличные денежные средства из кассы, за исключением п. 2 и 6 данного Указания:

• — выплат работникам, включенных в фонд заработной платы;
• — выплат работникам социального характера;
• — выплат страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физическим лицам, если страховую премию они уплачивали наличными (не более 100 000 руб. в рамках одного договора);
• — выдачи наличных денег наличные (потребительские) нужды индивидуального предпринимателя, не связанные с осуществлением им предпри- 11 и мате л ьс ко й деятель! i ости;
• — оплаты товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг (не более 100 000 руб. в рамках одного договора);
• — выдачи наличных денег работникам под отчет;
• — возврата за оплаченные ранее наличными деньгами и возвращенные товары, невыполненные работы, недоказанные услуги (не более 100 000 руб. в рамках одного договора).

В соответствии с действующими нормативными документами осуществление кассовых операций возложено на кассира, несущего материальную ответственность за сохранность доверенных ему средств. Кассир как материально ответственное лицо обязан выполнять действующее положение, но производству кассовых операций. Ему запрещается разрешать доступ в помещение кассы лицам, не связанным с ее работой. По окончании рабочего дня все ценности должны быть убраны в сейф, а последние — опечатаны сургучной печатью.

В субъектах малого предпринимательства с небольшой численностью работающих и незначительными оборотами наличных денежных средств кассовые операции разрешено вести главному бухгалтеру или другому работнику при условии заключения с ним договора о полной материальной ответственности.

Ответственность за соблюдение порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителя организации.

Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, утвержденными Росстатом России по согласованию с Банком России и Минфином России.

Поступление денег в кассу оформляется приходным кассовым ордером (форма КО-1), в котором указывается основание получения средств, от кого и сколько получено. Лицо, внесшее деньги в кассу, получает квитанцию за подписями главного бухгалтера и кассира, заверенную печатью организации.

Из кассы предприятия наличные денежные средства выдаются по расходным кассовым ордерам (форма КО-2), но доверенности. Деньги из кассы могут выдаваться также на основании платежных ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов с обязательным наложением (проставлением) на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера.

Все приходные и расходные кассовые документы до передачи их кассиру для осуществления операций по ним регистрируются бухгалтером в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3 или КО-За). Этот журнал используется для контроля за полнотой и правильностью осуществления кассиром операций по кассе.

В любом приходном или расходном документе обязательно наличие записей: распорядителя кредитов, главного бухгалтера, кассира. В денежных документах никаких исправлений, даже оговоренных, не допускается.

Кассир организации все поступления и выдачу денег из кассы по данным документов регистрирует в кассовой книге (форма КО-4).

Хозяйствующий субъект ведет одну кассовую книгу в двух экземплярах через копировальную бумагу. Книга прошнуровывается и опечатывается сургучной печатью, страницы нумеруются. На последней странице делается запись руководителя бухгалтерии о количестве листов в кассовой книге. Подпись главного бухгалтера скрепляется печатью.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром по каждому приходному и расходному документу по мере совершения операций. Подчистки и неоговоренные исправления в этом регистре не допускаются. В конце рабочего дня в книге выводится остаток денег. Второй экземпляр листа кассовой книги (отчет кассира) вместе с подобранными документами под расписку в кассовой книге передается в бухгалтерию.

При автоматизированном учете отдельные листы кассовой книги формируются в виде двух регистров: «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира», содержание которых полностью соответствует форме кассовой книги.

Документы в электронном виде оформляются с применением технических средств с учетом обеспечения их защиты от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации. Они подписываются электронными подписями в соответствии с требованиями Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Внесение в них исправлений после подписания не допускается. Хранение документов, оформленных на бумажном носителе или в электронном виде, организуется руководителем.

Для учета движения денежных средств по кассе используется активный синтетический счет 50 «Касса», к которому могут быть открыты: субсчет 1 «Касса организации»; субсчет 2 «Операционная касса»; субсчет 3 «Денежные документы»; субсчет 4 «Касса в валюте». По дебету счета 50 «Касса» (субсчета «Касса организации», «Операционная касса») отражаются операции по поступлению денежных средств, а по кредиту — по выбытию.

В кассе кроме денежной наличности могут находиться еще и различные денежные документы. К ним относятся почтовые марки, марки государственной пошлины, оплаченные авиабилеты, путевки, вексельные марки, собственные акции, выкупленные у акционеров. Для учета таких документов используется субсчет 3 «Денежные документы». Аналитический учет осуществляется по каждому отдельному виду документов. Бланки строгой отчетности принимаются на забалансовый учет. Для этого ведется забалансовый счет 006 «Бланки строгой отчетности».

Для формирования информации по учету кассовых операций предназначены: журнал-ордер № 1 (кредитовые обороты) и ведомость № 1 (дебетовые обороты).

Не реже одного раза в месяц должна производиться проверка кассы и кассовых операций, особенность которой состоит в сплошном ее осуществлении. Проверка заключается в полном пересчете всех наличных денег, марок и других денежных бумаг. Важнейшим условием успешного проведения проверки кассы является ее внезапность. Проверка наличных денег в кассе осуществляется в присутствии главного бухгалтера и кассира. Результаты пересчета наличных денег отражают в описи по каждой купюре. Фактическое наличие денег и денежных документов сверяют с данными учета. Результаты проверки оформляются актом. Если при проверке кассы обнаружена недостача, то она может быть списана двумя способами.

Если виноват кассир, то недостача денег в кассе возмещается за его счет. Сначала списывается недостача по кассе (кредит счета 50 «Касса», дебет счета 94 «Недостача и потери от порчи ценностей»), а затем сумма недостачи списывается на виновное лицо (дебет счета 73 «Расчеты с персоналом, но прочим операциям»). Если виновное лицо не обнаружено, сумма недостачи относится на финансовые результаты (дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы», кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»).

Излишки денег в кассе нужно оприходовать: дебет счета 50 «Касса», кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы».

Периодически проверку соблюдения организациями правил ведения кассовых операций и условий работы с денежной наличностью осуществляют банки. Представитель банка проверяет:

• — полноту оприходования денежной наличности, полученной в банке;
• — целевое использование полученных в банке денежных средств;
• — соблюдение лимитов хранения денежных средств в кассе;
• — осуществление расчетов наличностью за товары и услуги с юридическими лицами.

При обнаружении нарушений банки должны поставить в известность налоговые органы. Налоговые органы к хозяйствующим субъектам, допустившим нарушения порядка ведения кассовых операций и работы с денежной наличностью, применяют меры финансовой ответственности. Руководители организаций, допустивших указанные нарушения, подвергаются административному штрафу.