Информационные системы управления фирмой в условиях рынка

Одной из важнейших задач управления является постоянное отслеживание адекватности структуры условиям функционирования системы и ее периодическое совершенствование. Конкретное содержание процесса совершенствования организационных структур начинают с анализа (диагностики) существующих структур и выявления проблемных областей. Цель анализа состоит в установлении соответствия между организационной структурой управления фирмы и условиями ее внешней и внутренней среды. Анализ достоинств и недостатков структур управления позволяет найти критерии их оптимального использования. В свою очередь задача синтеза — определить число и состав структурных блоков управления, способов их взаимосвязи и взаимодействия.

В эпоху информационных технологий важнейшим ресурсом управления является информация. В этой связи крайне актуальной является задача разработки различного вида информационно-справочных, информационно-поисковых и экспертных систем. Оставляя в центре процесса принятия решения, такие системы позволяют максимально сократить долю рутинной работы, собирая и приводя в системный вид поступающие данные по известным и ранее апробированным схемам. Это позволяет всю совокупность анализируемых характеристик организационной структуры описать некоторым набором развивающихся информационных моделей. Вне зависимости от того, как получены такие модели — эмпирически или на основе формального вывода — статистика реальной работы обеспечивает возможность уточнять и выверять их, добиваясь заданной степени адекватности. Главный вопрос состоит в том, как корректно организовать развитие системы, апробацию и утверждение алгоритмов обработки информации с целью оптимизации организационной структуры к новым условиям внешней среды. Хаотичность информационных потоков во внутреннем поле экономической системы часто не позволяет спроектировать эффективно действующую корпоративную информационную систему. Поэтому создание макета существующей информационной модели организационной структуры на этапе ее диагностики позволяет оценить сложность многокритериальной многопараметрической задачи, диктующей необходимость детальной проработки всего комплекса характеристик системы управления с целью ее дальнейшего синтеза.

Приступая к построению макета существующей системы движения информационных потоков, которые представляют собой «кусочные» звенья в гипотетической экономической системе, следует прежде всего установить взаимосвязи между этими звеньями. Далее необходимо проанализировать устойчивость и эффективность этих внутренних связей.

Следующий шаг — определение требований к будущей организационной структуре и оценка вариантов ее реорганизации.

Эскизный проект новой организационной структуры создается на основе технического задания (ТЗ). В нем укрупнено описываются управленческие и информационные взаимосвязи в системе.

Необходимо отметить, что при проектировании функциональная ориентация оправдывает себя далеко не всегда. Это особенно отчётливо проявляется при решении проблем, связанных с созданием корпораций, АО, финансово-промышленных групп, заказов, договоров и запросов потребителей, с комплексным решением проблем качества продукции. Сложнее всего управлять холдингом, когда при построении его оргструктуры значительную роль играют такие факторы, как юридическая, территориальная, технологическая неоднородность подразделений. Бизнес-процессы внутри холдинга как единого образования определяется организационной структурой, которая, как правило, нигде не прописана. Следовательно, оргструктуру и управленческие механизмы в холдинге необходимо создавать и фиксировать. Поскольку в нем могут отсутствовать даже «кусочные» звенья, можно воспользоваться матричным принципом построения оргструктуры, который позволяет установить официальную командную цепочку как для функциональных взаимоотношений, так и для взаимоотношений между дивизионами. Создание данной структуры преследует цель одновременной координации производства товаров в каждой отдельно взятой стране или регионе и согласования взаимодействий на каждой товарной цепочке. Однако в этом случае может быть нарушен принцип единоначалия, что может привести к потере координации.

В этой связи особенно эффективным может быть признан сетевой принцип, предполагающий узкую специализацию подструктур. Создание внутрикорпоративной сети позволяет установить внутренние взаимосвязи и корректировать стратегические цели холдинга, разрабатывать и поддерживать единые корпоративные стандарты из Главной компании, и не только.

Корпоративная сеть способна объединить процессы: планирования и управления производством и складскими запасами, финансового планирования, процессы материально-технического обеспечения и сбыта, учета обязательств и расчетов, ведения бухгалтерского и управленческого учета, эффективного контроля. При этом система управления холдингом должна получать результаты производственных планов, поставленных перед предприятием, а также финансовые, бухгалтерские показатели. Поэтому управление предприятием неразрывно связано с информационными технологиями, которые в состоянии объединить все подразделения в целостный механизм.

Примета последнего времени — перемещение предприятий в виртуальное пространство Подробно о виртуальной экономике см работы: Кастельс Мануэль. Информационная эпоха: экономика, общество и культура, М.: ГУ ВШЭ, 2000, — 608 с.; Паринов С. И. К теории сетевой экономики. — Новосибирск: ИЭОПП СО РАН, 2002. — 168 с. Модернизация в той или иной степени затрагивает как нижний уровень, состоящий из отдельных фирм, так и образуемые ими финансово-промышленные группы, международные объединения, целые рынки. Применение Интернет-технологий во внутреннем пространстве организаций, получившее самостоятельное название: «Интранет», позволяет им повысить эффективность своего функционирования.

При создании новых сетевых форм организации, а также при модернизации существующих, разработчики ориентируются на следующие основные потенциальные преимущества:

• 1. Внутрифирменное информационное пространство.
• 2. Экономия на перемещениях.
• 3. Коллективное формирование информационных ресурсов.
• 4. Внутрифирменная координация.
• 5. Сохранение принципа единоначалия при развитой системе делегирования полномочий.

Помимо экономии на издержках главный выигрыш сетевой организации состоит в улучшении использования всех ее ресурсов, повышении гибкости и адаптивности к внешним и внутренним проблемам, повышение качества принимаемых решений и как следствие — более высокая конкурентоспособность.

В высшей степени пластичные сетевые организации напоминают биосистему, в которой возникают новые ниши и тут же исчезают, конкуренты оказываются то впереди, то позади. Организациям приходится постоянно видоизменяться, жертвовать совершенством и приспособленностью к сложившемуся рынку и становиться пусть менее совершенным и приспособленным, но более гибкими и децентрализованными, уметь на самом пике успеха вовремя провести «демонтаж» продукта или целого сектора и устремиться к новым целям.

В результате наступления эпохи виртуальных организаций традиционные подходы к анализу и проектированию организационных структур претерпевают настоящую революцию, поскольку при сохранении ключевых функций управления: планирование, учет, контроль и координация, радикальным образом видоизменяется собственно процесс управления, время принятия и реализации управленческих решений, активизируется процесс обмена знаниями. Виртуальная организация более управляема и менее чувствительна к воздействию административных государственных структур, что особенно важно для России.