Создание базы данных MS Access

Задание: Составить простой телефонный справочник в виде обычного списка телефонов с указанием для каждого телефона номера, имени абонента, его адреса и его категории (друзья, родственники, мастерские, магазины и т. д.).

Создание базовых таблиц и работа с ними.

Цель работы: научиться создавать базовые таблицы в MS Access, изменять структуру, редактировать базы данных, добавлять новые поля в таблицы.

Этапы работы:

Этап 1: Создание баз данных. Запустите Microsoft Access. Вам будет предложено задать имя файла создаваемой базы данных (выберите свой каталог и укажите имя файла, например, telephone).

Обратите внимание, что в MS Access, имя файла задается ДО создания новой базы, а не ПОСЛЕ того, как вся работа проделана и остается только сохранить результат (как, например, в MS Word или Excel). Сделано это из соображений обеспечения сохранности данных. Все изменения, вносимые в базу данных, сразу же отображаются и в ее файлах (а поэтому программе с самого начала надо знать их имена). Таким образом, сводится к минимуму риск потери важных данных даже при непредвиденных сбоях (например, таких, как отключение электропитания).

Перед вами откроется окно «База данных». Это окно является исходным элементом управления Microsoft Access. На левой панели окна «База данных» сосредоточены элементы управления для вызова всех типов объектов Access (таблицы, запросы, формы и т. д.). На правой — элементы управления для создания новых объектов. Сюда же добавляются и создаваемые объекты. Окно имеет панель инструментов для осуществления основных операций с объектами (открытие, редактирование, редактирование, удаление и т. п.).

2 этап: Создание таблиц. Запустите конструктор создания таблиц, сделав двойной щелчок по соответствующему элементу управления или нажав кнопку «Конструктор» на панели инструментов. Перед вами откроется окно проектирования структуры таблицы.

В верхней части окна находится создаваемый или модифицируемый макет таблицы, который представляет собой список полей с указанием имени поля, типа данных и описания (необязательный параметр).

В столбце «Имя поля» набирается произвольное имя поля, а в следующем столбце («Тип данных») указывается тип для этого поля. Тип данных можно выбрать из раскрывающегося списка.

Обратите внимание, что кнопка раскрывающегося списка с типами данных является скрытым элементом управления. Она появляется лишь только после выбора соответствующего поля бланка. Надо иметь в виду, что в Microsoft Access очень много таких скрытых элементов, которые не отображаются, пока ввод данных не начат. При изучении программы рекомендуется специально «прощелкивать» пустые поля бланков в поисках скрытых элементов.

В нижней части окна задаются индивидуальные свойства для каждого поля. Наборы свойств могут различаться, их состав определяется указанным типом данных поля. При необходимости вы можете изменять значения свойств (в рамках допустимого для выбранного типа данных).

Задайте структуру основной таблицы, проектируемой нами базы данных. Будем считать, что все данные в нашей базе — текстовые. Задайте имена полей, их описания и длины, согласно приведенной ниже таблице.

Укажите наличие ключевого поля (в нашем примере поле «Номер»). Это можно сделать через контекстное меню (нажав правой кнопкой мыши на строке соответствующего поля и выбрав пункт «Ключевое поле» выпавшего меню), дав команду меню «Правка>Ключевое поле» или нажав на кнопку панели инструментов Microsoft Access.

О том, что поле задано ключевым, свидетельствует значок ключа рядом с именем поля в окне проектирования структуры таблицы.

Ключевое поле (первичный ключ) — это одно или несколько полей, значения которых однозначно переделяют каждую запись в таблице. Значения в ключевых полях не должны повторяться. Ключевые поля используются для установления связей между таблицами.

Сохраните в текущей базе данных созданную таблицу. Сделать это можно с помощью команды меню «Файл>Сохранить» или с помощью кнопки панели инструментов Microsoft Access. Укажите имя сохраняемой таблицы: «ТЕЛЕФОНЫ» .

Закройте окно проектирования структуры таблицы и обратите внимание на то, что в окне «База данных» появился новый элемент — только что созданная таблица «ТЕЛЕФОНЫ». Обратите также внимание, что созданная таблица была сохранена не в виде отдельного файла на диске, а в структуре базы данных.

Категорию абонента в созданной таблице мы обозначили кодом. Это было сделано с расчетом, что в структуре базы данных будет еще одна таблица с расшифровками кодов (словарь категорий). Такой подход имеет ряд преимуществ, к которым можно отнести, например, упрощение (автоматизацию) ввода данных об абонентах, гибкое управление списком категорий, исключение ошибок в обозначении категорий, экономию ресурсов памяти компьютера и др. Создайте с помощью конструктора таблицу — словарь категорий. Пусть все поля в ней будут текстовыми. Их имена, описания и длины приведены в таблице.

Имя поля.	Описание.	Длина.
Код.	Код категории.
Наименование.	Наименование категории.

Обязательно задайте ключевое поле — «Код». Сохраните таблицу под именем «КАТЕГОРИИ» .

Этап 3: Создание межтабличных связей. Цель работы: научиться создавать межтабличные связи в MS Access, изменять их и редактировать, добавлять новые связи в схему данных. С помощью кнопки «Схема данных» или Сервис-Схема данных, откройте окно " Схема данных" . Одновременно с открытием этого окна открывается окно «Добавление таблицы», на вкладке «Таблицы» выбираются таблицы, между которыми создаются связи. Существует три типа связей: " один-к-одному"  — каждая запись таблицы, А не может быть связана более, чем с одной записью таблицы Б, " один-ко-многим"  — одна запись в таблице, А может быть связана со многими записями в таблице Б и " многие-ко-многим"  — каждая запись в таблице, А может быть связана со многими записями в таблице Б, а каждая запись в таблице Б может быть связана со многими записями в таблице А. В окне " Схема данных" рассмотрите образовавшиеся связи, которые можно разрывать или редактировать с помощью контекстного меню. Откройте окно «Схема данных» . Для этого надо нажать кнопку на панели инструментов Microsoft Access или выбрать пункт меню «Сервис>Схема данных» .

Показано также окно добавления таблиц. При первом обращении к окну «Схема данных» вам сразу будет предложено и окно добавления новых таблиц. В дальнейшем это окно можно будет вызвать через контекстное меню окна схемы данных, пункт меню «Связи >Добавить таблицу» или кнопку панели инструментов. access запрос база создание Добавьте в схему данных таблицы «ТЕЛЕФОНЫ» и «КАТЕГОРИИ». Закройте окно добавления таблиц. В окне «Схема данных» отображаются окошки со списками полей выбранных таблиц. Связи между полями отображаются в виде линий. При необходимости, здесь же можно и создавать новые связи между полями. Это делается перетаскиванием мышью имени одного поля на имя другого поля. Между данными полями устанавливается связь и сразу же предлагается настроить ее параметры. Удалить связь можно выделив ее мышью и нажав клавишу DEL на клавиатуре (или дав команду меню «Правка>Удалить»). Таким же образом удаляются и лишние таблицы из окна схемы данных.

Откройте окно «Изменение связей» для настраиваемой связи. Это можно сделать через контекстное меню линии связи или выделив линию связи щелчком мыши и дав команду меню «Связи > Изменить связь» .

Установите флажки «Обеспечение целостности данных», а также согласиться на каскадное обновление и удаление связанных полей. Дайте подтверждение на изменение связей (нажмите кнопку «ОК»).

Включение флажка «Обеспечение целостности данных» позволяет защититься от случаев удаления записей из одной таблицы, при которых связанные с ними данные других полей окажутся без связи. Чтобы условие целостности могло существовать, поле основной таблицы должно обязательно быть ключевым, и оба поля должны иметь одинаковый тип. Флажки «каскадное обновление связанных полей» и «каскадное удаление связанных полей» обеспечивают одновременное обновление или удаление данных во всех подчиненных таблицах при их изменении в главной таблице.

Обратите также внимание, что концы линии связи в окне схемы данных после включения флажка обеспечения целостности данных помечены знаками «1» и «бесконечность». Это означает, что в качестве значений поля из связанной таблицы могут выступать только значения из соответствующего поля основной таблицы и каждое значение из поля основной таблицы может много раз встречаться в поле связанной таблицы (связь «один ко многим»). Сохраните макет схемы данных, дав команду меню «Файл > Сохранить» или нажав кнопку на панели инструментов. Закройте окно «Схема данных» .

Этап 4: Заполнение баз данных. Откройте по очереди созданные таблицы и наполните их произвольным содержимым. Записей должно быть 20. Все действия, которые мы до настоящего момента производили с базой данных, были направлены на создание ее структуры. Это этап проектирования базы данных, при котором с базой данных работает ее разработчик. После того, как структура базы данных задана и наступает момент заполнения базы данных информацией, начинается этап эксплуатации базы данных. В рамках этого этапа с базой данных работает пользователь.

Заполнение нашей базы данных начнем с таблицы «КАТЕГОРИИ», так как данные этой таблицы будут в дальнейшем использоваться при заполнении таблицы «ТЕЛЕФОНЫ» .

Откройте таблицу «КАТЕГОРИИ» . Это можно сделать, дважды щелкнув мышью по значку таблицы в окне «База данных» или выделив этот значок и нажав на кнопку «Открыть» указанного окна. Мышью задайте размеры окна таблицы, а также размеры отдельных полей. Заполните таблицу следующим образом.

После заполнения таблицы данными — закройте ее. Вам будет предложен вопрос о сохранении макета таблицы. Обратите внимание, что речь идет о сохранении макета (т.е. таких параметров, как ширина столбцов и т. п.), а не введенных данных. Вводимые данные записываются сразу же после завершения заполнения всех полей записи (при переходе к заполнению полей новой записи). Если макет таблицы в процессе работы не изменялся, то никаких дополнительных вопросов не предлагается.

Откройте таблицу «ТЕЛЕФОНЫ», заполните ее приведенными ниже данными.

Как видите, заполнение поля с категориями производится путем выбора соответствующих значений из списка. Причем надо иметь в виду, что в таблице на самом деле хранятся двухсимвольные коды категорий, а не их полные расшифровки. Вы можете «исправить» и заголовок поля с категориями («Код категории»), указав в свойствах соответствующего поля более подходящую Подпись.

Обратите внимание, что данные в таблицах хранятся в неупорядоченном виде. Новые записи всегда добавляются в конец таблицы (пустая строка, помеченная звездочкой). Возможностей добавления записей между существующими записями не предусмотрено.

Удалить запись можно, выделив соответствующую строку таблицы и вызвав контекстное меню, либо через пункт меню «Правка>Удалить запись» или кнопку панели инструментов. Следует иметь в виду, что после удаления записи физически не удаляются из файлов базы данных, а лишь помечаются как удаленные и в процессе работы с базой не учитываются. Физическое удаление происходит лишь после выполнения команды меню «Сервис>Служебные программы>Сжать и восстановить базу данных» .

Создание запросов и работа с ними.

Цель работы: научиться создавать запросы к БД в MS Access, изменять их структуру, редактировать и добавлять новые критерии отбора.

Кратко законспектируйте теоретический материал, выполните задания. Оформите отчет в виде результирующих таблиц.

Создание запроса на выборку. Создание запроса вручную: с помощью «бланка запроса по образцу» .

• а) выбор базовых таблиц для запроса: открываем вкладку «Запросы» диалогового окна «База данных» и щелкаем кнопку «Создать» ;
• б) в открывшемся диалоговом окне «Новый запрос» задаем ручной режим создания запроса выбором пункта «Конструктор» .

Предположим, что для повседневной работы с телефонным справочником нам не требуется вся информация из базы данных. В частности, более удобным представляется вариант работы с таблицей, в которой представлено лишь три поля из таблицы «ТЕЛЕФОНЫ»: Имя, Номер, Категория. Предоставим пользователю возможность работы с такой таблицей. Сделать это можно с помощью запросов.

Откройте окно «База данных» и переключитесь на вкладку объектов «Запросы». Выберите создание запроса в режиме конструктора. Вам будет предложено добавить таблицы. Сделайте это и закройте окно добавления таблиц. Перед вами откроется бланк запроса по образцу.

Бланк запроса по образцу состоит из двух частей. В верхней части расположены списки полей тех таблиц, на основе которых основывается запрос. Нижняя часть содержит таблицу, которая определяет структуру запроса, т. е. структуру результирующей таблицы, в которой будут содержаться данные, полученные по результатам запроса.

Строка «Поле», как правило, заполняется перетаскиванием названий полей из таблиц в верхней части бланка, остальные поля заполняются автоматически или выбором необходимых значений из списка.

Перетащите поля «Имя», «Номер» и «Код категории» в формируемую таблицу. Укажите также параметр «Сортировка» (по возрастанию) для поля «Код категории». Это обеспечит группировку отображаемых записей по категориям. Сохраните составленный запрос (назовите, например, «Телефоны без адресов») и закройте бланк запросов по образцу. Чтобы посмотреть результаты работы запроса, откройте его, сделав двойной щелчок по соответствующей записи в окне «База данных» .

Составим теперь запрос, который из всего списка телефонного справочника показывает только телефоны друзей. Запустите создание запроса в режиме конструктора и заполните бланк запроса по образцу.

Как и в прошлом запросе, в бланк надо включить поля «Имя», «Номер» и «Код категории». Однако, настройка свойств поля «Код категории» теперь другая. Во-первых, добавьте условие отбора (укажите здесь «ДР» — код категории «Друзья»), а во-вторых, уберите флажок «Вывод на экран» .

Сохраните запрос под именем «Телефоны друзей», закройте бланк запросов по образцу и посмотрите результаты выполнения запроса.

Вернитесь в режим конструктора запросов и попробуйте вернуть на место флажок «Вывод на экран» для поля «Код категории». Как изменился результат выполнения запроса?