Внутренние и внешние помехи («поглотители времени»)

Управление временем (Time Management) — междисциплинарный раздел науки и практики, посвященный изучению проблем и методов оптимизации временных затрат в различных сферах профессиональной деятельности.

Проблематика тайм-менеджмента привлекает внимание все большего числа топ-менеджеров и менеджеров среднего звена российских компаний. И это не случайно — формирование экономики, основанной на знаниях, ставит во главу угла любого бизнеса специалистов, время которых становится ценнейшим ресурсом компании.

Тайм-менеджмент первоначально сложился как практическая дисциплина, развиваемая в большей степени консультантами по управлению, нежели учеными. Ряд отечественных и западных специалистов по управлению разрабатывали практические технологии планирования, предлагая их менеджерам-практикам в форме книг и учебных курсов [8, с. 157].

Как правило, применение либо неприменение технологий тайм-менеджмента оставлялось руководством организации на собственное усмотрение сотрудника. Поэтому в научном менеджменте сравнительно редко затрагивались вопросы самоменеджмента и персональной организации труда. Классики научного менеджмента, например, Ф. У. Тейлор, впервые поставили вопрос о централизованном внедрении технологий персональной организации труда, рассматривая при этом в основном физический труд [3, с. 116].

В 20-е годы XX в. директор Центрального Института Труда А. К. Гастев механистическому подходу в таком внедрении «сверху» противопоставил идею «организационно-трудовой бациллы», побуждающей сотрудника организации самостоятельно совершенствовать рабочие процессы. Председатель Лиги «Время» П. М. Керженцев с общей организации труда перенес акцент на время, стал рассматривать его как один из важнейших ресурсов организации и сотрудника [3, с. 119].

Тайм-менеджмент одной из своих задач ставит выяснение и устранение «поглотителей времени». Прежде всего, необходимо выявить причины потери времени.

Выделив пять «поглотителей времени» и ответив на следующие вопросы: «Насколько сильно эти помехи мешают достижению цели и замедляют деятельность? Пытались ли вы бороться с ними? Каким образом, с каким результатом?», — менеджер сможет значительного повышения продуктивности своей работы.

Рассмотрим несколько технологий тайм-менеджмента, которые помогут справиться с выявленными фактами потери времени.

Планирование времени основывается на определенных принципах. Один из самых известных сформулировал итальянский экономист Вильфредо Парето.

Он рассчитан на рациональное использование времени и гласит: «Если все рабочие функции рассматривать с точки зрения критерия их эффективности, то окажется, что 80 процентов конечных результатов достигается только за 20 процентов затраченного времени, тогда как остальные 20 процентов итога поглощают 80 процентов рабочего времени».

Применительно к повседневной работе это означает, что не следует браться сначала за самые легкие и интересные или требующие минимальных затрат времени дела. При планировании необходимо решать в первую очередь жизненно важные проблемы, а уже потом — многочисленные второстепенные.

У каждого человека на земле в наличии ровно 24 часа в сутках. Тогда почему одни материально обеспеченны, имеют любящую семью, крепкое здоровье и реализуют свой потенциал в полной мере. А другие едва сводят концы с концами, одиноки, постоянно болеют и проводят жизнь в полном отчаянии. Причин много, но среди них есть одна ярко выделяемая — растрачивание своей жизни на пустяки. С одной стороны наши желанные цели, а с другой мелкие, рутинные, ничего не значащие занятия [8, с. 158].

Из 24 часов необходимо 8 часов уделять сну. Еще около 8 часов на работу. 1−2 часа на дорогу. Приготовление еды и употребление около 1−2 часов. Нужно уделить время семье, детям, друзьям, коллегам, хобби, здоровью и многому другому. Если к этому списку еще добавить «поглотители времени» такие как: пустая болтовня, звонки, отвлекающие коллеги, надоедливые приятели с своими просьбами, не пунктуальность, очереди, пробки, поломка техники, личная неорганизованность, откладывание и многое другое.

В таблице 1 приведены приоритетные дела и «поглотители времени» (хронофаги).

Таблица 1

Приоритетные дела и «поглотители времени» (хронофаги).

Источник: [7, с. 88].

Все перечисленные поглотители времени (хронофаги) так или иначе, присутствуют в жизни каждого человека. Таким образом, мы сами воруем у себя яркие и незабываемые моменты жизни, обменивая их на пустые, рутинные дела. Все что мы можем сделать — это как можно сильнее уменьшить их присутствие в нашей жизни. Так как у каждого человека свой уникальный распорядок дня, придумана простая методика выявления поглотителей. Имя ей — хронометраж или дневник времени. Это простая фиксация времени начала и завершения дел на протяжении всего дня.

Ниже представлены наиболее распространенные поглотители времени.

Неправильно выбранные цели — если с самого начала выбрана неправильная цель — тогда после нескольких недель или месяцев можно обнаружить, что потрачены напрасно время и силы.

Целеполагание — это самый первый и важный шаг, к которому нужно относится со всей серьезностью. Необходимо иногда задавать себе вопрос: «Как то, что я делаю сейчас влияет на достижение моей главной цели?», «Чего я пытаюсь добиться именно сейчас, в эту минуту?» [6, с. 287].

Отсутствие плана действий и их приоритетности. План действий — это простой список дел, выполнив которые человек достигает цели. Приоритетные дела — это дела, дающие 80% результата при 20% усилий. Выбрав приоритетные дела, можно получить результат в 4 раза быстрее.

Так как деньги и время являются ресурсами ограниченными и измеримыми, принципы, используемые к деньгам, с успехом применяются и ко времени.

Этот принцип называется А, Б, В, Г, Д.

Необходимо составить список дел на день и пометить нужной буквой каждый пункт списка.

А — это очень важные дела, влекущие самые большие последствия. Они должны быть завершены как можно скорее. Дела категории «А» — это прямой путь к желаниям.

Б — это также важные дела, то не так важны как «А».

В — это такая задача, которую хорошо бы выполнить, но никак не влияющая на результат. Кофе, общение, телевизор и другое. Как раз дела категории «В» являются поглотителями времени.

Г — это дела, которые можно перепоручить. Нужно перепоручать все что только возможно, чтобы освободить больше времени для дел категории «А».

Д — это малозначащие дела, которые просто надо вычеркнуть и тем самым освободить дополнительное время [5, с. 278].

Борьба со следствием проблемы, вместо причины — часто поглотителем времени (хронофагом) может служить постоянно возникающая проблема. И каждый день мы тратим на устранение следствий этой проблемы слишком много усилий и времени. Но стоит один раз разобраться, в чем причина проблемы и устранить, как мы освобождаем себя от постоянных забот.

Время, затрачиваемое нами на дорогу, может составлять несколько часов в день. Необходимо подумать, как можно уменьшить это время, выбрав другой маршрут, или выполняя несколько дел попутно. Во время поездки в общественном транспорте, автомобиле или при пешей прогулке можно с эффективностью использовать для следующих дел:

Общение и встречи — мы каждый день общаемся с членами семьи, друзьями, коллегами, начальником. Такое общение может доходить и до нескольких часов в день.

Возьмите себе за правило — перед любой беседой ставить конкретную для себя цель. Что-либо узнать, донести, убедить, попросить, поблагодарить, понять.

Ведите разговор, следуя своей цели в общении, а не вестись на цели окружающих.

Обязательно устанавливайте для себя временные рамки общения или встречи.

Будьте пунктуальны. Никто не любит ждать, но почему-то все часто опаздывают.

Поймите, чего хочет другой человек — это ускорит решение вопроса. Иногда в несколько раз.

Определив поглотителей времени, можно увеличить продуктивность в несколько раз, больше успевать и начать жить полной жизнью.

Таким образом, самыми существенными «поглотителями времени являются: нечеткая постановка цели, отсутствие приоритета в делах; попытка слишком много сделать за один раз; отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения; нечеткое планирование трудового дня, личная неорганизованность, «бумажные завалы», незапланированные посетители, неспособность сказать «нет», отсутствие самодисциплины, неумение довести дело до конца и другие.