Документальное оформление операций по движению основных средств

Формы первичной документации для учета основных средств и краткие указания по их заполнению утверждены постановлением Государственного комитета РФ по статистике от 30 октября 1997 г. № 71а «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, МБП, работ в капитальном строительстве». К ним, в частности, относятся:

акт (накладная) приемки-передачи основных средств (форма ОС-1) (Приложение 6);

акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструируемых и модернизированных объектов (форма ОС-3)(Приложение 7);

акт на списание основных средств (форма ОС-4)(Приложение 8);

акт на спасание автотранспортных средств (форма ОС-4а);

инвентарная карточка учета основных средств (форма ОС-6) (Приложение 9);

акт о приемке оборудования (форма ОС-14);

акт приемки-передачи оборудования в монтаж (форма ОС-15) (Приложение 10,11);

акт о выявленных дефектах оборудования (форма ОС-16).

Документы форма которых не предусмотрена в указанном перечне и в других альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

наименование документа;

дату составления документа;

наименование организации, от имени которой составлен документ;

содержание хозяйственной операции;

измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

личные подписи указанных лиц.

Единицей учета основных средств является инвентарный объект. Для организации учета и обеспечения контроля за сохранностью основных средств каждому объекту основных средств (инвентарному объекту), независимо от того, находится ли он в эксплуатации, в запасе или на консервации, должен присваиваться при принятии их к бухгалтерскому учету соответствующий инвентарный номер. Присвоенный инвентарному объекту номер может быть обозначен путем прикрепления металлического жетона, нанесен краской или иным способом. В тех случаях, когда инвентарный объект имеет несколько частей, имеющий разный срок эксплуатации и учитывающихся как самостоятельные инвентарные объекты, каждой части присваивается отдельный инвентарный номер. Инвентарный номер, присвоенный объекту основных средств сохраняется за ним на весь период его нахождения в данной организации. Инвентарные номера списанных с бухгалтерского учета объектов основных средств не присваиваются вновь принятым к бухгалтерскому учету объектам в течении пяти лет по окончании года списания.

Объект основных средств, поступивший в организацию в соответствии с договором аренды, может учитываться арендатором по инвентарному номеру, присвоенным арендодателем. Пообъектный учет основных средств ведется бухгалтерской службой на инвентарных карточках учета основных средств (форма ОС-6).

Информация, отражаемая в Инвентарной карточке, группируется по разделам:

сведения об объекте основных средств на дату передачи (дата выпуска, срок эксплуатации, сумма начисленной амортизации, остаточная стоимость);

сведения об объекте основных средств на дату принятия к бухгалтерскому учету (первоначальная стоимость, срок полезного использования);

переоценка (дата, коэффициент пересчета, восстановительная стоимость);

сведения о приемке, внутренних перемещениях, выбытии (списании) объекта основных средств;

изменения первоначальной стоимости объекта основных средств (реконструкция, достройка, дооборудование, частичная ликвидация, модернизация);

затраты на ремонт;

краткая индивидуальная характеристика объекта основных средств;

Если форма документа для отражения каких-либо фактов хозяйственной деятельности не предусмотрена альбомом унифицированных форм, первичный учетный документ может быть разработан организацией самостоятельно. При разработке документа необходимо учитывать требования пункта 13 Положения № 34н, а также статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», которые устанавливают определенные требования к составлению документа. В частности первичный учетный документ будет принят к учету только в том случае, если он содержит следующие обязательные реквизиты:

наименование документа;

дату составления документа. Этот реквизит позволяет определить конкретную дату совершения хозяйственной операции, указанной в наименовании документа или в самом документе;

наименование организации, от имени которой составлен документ, что позволяет определить принадлежность документа конкретной организации;

содержание хозяйственной операции, вытекающее из названия документа;

измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

денежный измеритель является обобщающим, в нем выражаются все показатели финансово-хозяйственной деятельности организации;

наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления. Личные подписи указанных лиц и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники) .

Первичные учетные документы составляются в момент совершения хозяйственной операции. Если же составить документ сразу невозможно, его составляют непосредственно после завершения хозяйственной операции. Достоверность сведений, содержащихся в документах, их своевременное и качественное оформление, передачу для отражения в бухгалтерском учете, обеспечивают должностные лица, составившие и подписавшие эти документы. Первичный учетный документ считается окончательно оформленным только в том случае, если он составлен по установленной форме, все его реквизиты заполнены, незаполненные строки прочеркнуты, документ проверен работниками бухгалтерии .