Система управления организацией (торговым предприятием)

Система управления (СУ) организацией включает в себя совокупность всех служб организации, всех подсистем и коммуникаций между ними, а также процессов, обеспечивающих заданное функционирование.

Система управления организацией — это совокупность блоков и элементов, направленных на эффективное управление организацией для достижения целей.

Управление организацией — это непрерывный процесс влияния на производительность работника, группы или организации в целом для наилучших результатов с позиций достижения поставленной цели.

" Управлять — значит, вести предприятие к его цели, извлекая максимальные возможности из всех имеющихся в его распоряжении ресурсов" , — так охарактеризовал процесс управления Г. Файоль.

Процесс управления предусматривает согласованные действия, которые и обеспечивают, в конечном счете, осуществление общей цели или набора целей, стоящих перед организацией. Для координации действий должен существовать специальный орган, реализующий функцию управления. Поэтому в любой организации выделяются управляющая и управляемая части. Схема взаимодействия между ними показана на рис. 3.

Рис. 3. Взаимодействие управляющей и управляемой части деловой организации: А — управляющая информация, Б — информация об исполнении

В управляющую часть входит дирекция, менеджеры и информационные подразделения, обеспечивающие работу руководящего звена. Эту часть организации принято называть административно-управленческим аппаратом. Входным воздействием и конечным продуктом управляющей части является информация. Управляющее звено — необходимый элемент любой организации.

На этом уровне принимаются управленческие решения как результат анализа, прогнозирования, оптимизации, экономического обоснования и выбора альтернативы из множества вариантов достижения поставленной цели. Управленческое решение принимается с целью преодоления возникшей проблемы, которая представляет собой не что иное, как реальное противоречие, требующее своего разрешения.

Заметим, что управленческое решение — это результат коллективного творческого труда. Оно всегда носит обобщенный характер. Даже когда руководитель самостоятельно принимает решение, то коллективный интеллект в явной или неявной форме влияет на процесс разработки индивидуального управленческого решения.

Управляемая часть — это различные производственные и функциональные подразделения, занятые обеспечением производственного процесса. То, что поступает на вход управляемой части, и то, что является ее выходом, зависит от типа организации.

Для всех видов организация система управления является общей, но с дополнениями, зависящими от специфики деятельности предприятия. Так торговое предприятие представляет собой — группу людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или целей. Все организации в мире создаются с определенной целью и миссией.

Миссия — это то, ради чего создана организация. У миссии есть финишная черта — это период времени, если миссия выполнена, организация прекращает свое существование.

Рис. 4. Компонентный состав системы управления

Разные учёные давали различные формулировки миссии.

" Миссия — смысл существования компании с позиции удовлетворения потребностей клиентов, реализации конкурентных преимуществ, мотивации сотрудников фирмы" .

" Миссия — это основная общая цель организации — четко выраженная причина ее существования. Цели вырабатываются для осуществления этой миссии" (Майкл Мескон, Майкл Альберт, Франклин Хедоури).

" Миссия — это философия и предназначение, смысл существования организации" (Виханский О.С.).

Миссия торгового предприятия заключается в удовлетворении спроса населения в продовольственных и непродовольственных товарах определенной ценовой категории.

Содержание миссии:

• 1) описание продукта или услуги;
• 2) характеристика рынка и потребителей;
• 3) цели организации;
• 4) технология производства;
• 5) философия организации (взгляды, ценности);
• 6) внутренние концепции (представление о себе);
• 7) имидж и внешний образ. [3]

Если миссия задает общие ориентиры, направления функционирования организации, выражающие смысл ее существования, то определенные конечные состояния, к которым стремится организация, фиксируются в виде ее целей. Отсюда следует, что цели — это определенное состояние отдельных характеристик организации, достижение которых является для нее желательным и на достижение которых направлена ее деятельность.

На основе миссии формируется цель. [4].

Цель — это конечное состояние, желаемый результат, которого стремится добиться любая организация. Поставленные менеджментом цели организации используют для установления стандартов для оценки эффективности организации, дают общий ориентир для деятельности. Целью может быть либо приобретение, либо сохранение определённых факторов. Цели всегда основаны на гипотезах развития в будущем, поэтому их обоснованность зависит от точности этих гипотез. Чем более отдалённый период рассматривается, тем выше неопределённость будущего, тем в более общей форме должны ставиться цели.

Цели обладают рядом характеристик:

• § конкретные и измеримые цели. Выражая цели в конкретных измеримых формах, руководство создаёт чёткую базу отсчёта для последующих решений и оценки хода работы. Также будет легче определить, насколько хорошо работает организация в направлении осуществления целей;
• § ориентация целей во времени. В первую очередь формулируют долгосрочные цели, затем вырабатываются среднеи краткосрочные цели для обеспечения долгосрочных;
• § достижимые цели. Цели устанавливают так, чтобы они не превышали возможности организации;
• § взаимно поддерживающие цели. Действия и решения, необходимые для достижения одной цели, не должны мешать достижению других.

Задачи в системе менеджмента. Понятие «задача» отличается от понятия «цель» следующим образом: задачи — это цели, достижение которых желательно к определённому моменту времени в пределах периода, на который рассчитано управленческое решение. Задача указывает на непосредственные цели организации, поддающиеся количественной характеристике.

Задачу часто определяют, как предписанную серию работ, которая должная быть выполнена в оговорённые сроки. С технической точки зрения, задачи предписываются не работнику, a его должности. Каждая должность включает ряд задач, рассматриваемых как необходимый вклад в достижение целей организации.

Задачи организации делятся на три категории. Это работа c людьми, предметами и информацией. [5].