Первичное наблюдение в бухучете. 
Документация, ее сущность и значение

Документация хозяйственных операций заключается в сплошном непрерывном отражении операций в бухгалтерских документах.

Бухгалтерский документ представляет собой письменное свидетельство о фактическом совершении хозяйственной операции или о праве на ее совершение.

Фиксирование хозяйственных операций в документах является первым этапом учетных работ. Первичный учет представляет собой единый, повторяющийся во времени, организованный процесс сбора, измерения, регистрации, накапливания, хранения информации, ее передачи и первоначальной обработки.

Его объектами являются заготовление, приобретение и расходование материальных ресурсов, затраты на производство, объем выпуска продукции, ее отгрузка и реализация, расчеты с покупателями, поставщиками, учредителями, персоналом, бюджетом и т. д. На данной стадии учетного процесса полученные первоначальные сведения о хозяйственных процессах отражаются в первичных документах.

Характерной особенностью бухгалтерского учета является то, что он основан на строгом документировании хозяйственных операций. Это требование закреплено в действующем законодательстве. Согласно Федеральному закону о бухгалтерском учете ст. 9 п. 1: «Все хозяйственные46 операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет» .

Первичный учетный документ представляет собой письменное свидетельство о совершенной хозяйственной операции, имеющее правовое (доказательное) значение. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы. Первичные документы устанавливают ответственность лиц, составивших и подписавших документ за выполненные или подписанные ими хозяйственные операции.

Первичные документы подтверждают юридическую силу произведенной хозяйственной операции. Следовательно, первичные документы должны удовлетворять конкретным требованиям, перечислим основные требования к первичным документам:

• 1) достоверность учетных данных;
• 2) простота и ясность документации для всех видов пользователей;
• 3) своевременность оформления первичных документов, возможность

последующей обработки.

Что касается правил ведения первичных документов, необходимо отметить, что внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений. Ошибки, допущенные в первичных документах исправляют корректурным способом, т. е. 47 неправильный текст или суммы зачеркивают таким образом, чтобы зачеркнутый текст можно было прочитать и над ним делают правильную запись. Об исправлении делают оговорку, указывают дату и заверяют подписями лиц, составивших документ.

Так, к первичным документам относятся приходные, расходные кассовые ордера, счета-фактуры и др. Прием наличных денег кассами производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя предприятия. О приеме денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью или оттиском кассового аппарата.

Выдача наличных денег из кассы предприятия производится по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счета и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. При выдаче денег по расходному кассовому ордеру кассир требует предъявления документа удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и берет расписку в получение денег.

Счет-фактура составляется предприятием поставщиком на имя организации покупателя в двух экземплярах, первый из которых не позднее.

10 дней с даты отгрузки товара или предоплаты представляется поставщиком покупателю. Второй экземпляр остается у поставщика.

В целях осуществления контроля за правильностью составления и обработки первичных документов составляют сводные документы (например, отчет кассира составляется на основании первичных приходных и расходных кассовых документов, подтверждающих поступление и расходование денег). Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации.

Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством РФ. Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

Данные первичного учета, полученные в результате наблюдения и первичного отражения хозяйственных операций, являются основой информации как для бухгалтерского, так и для оперативного и статистического учета, от их достоверности, сроков получения, обработки и выдачи заинтересованным подразделениям предприятия зависят правильность и обоснованность принимаемых управленческих решений.

Первичный учет выполняет не только функции организованного процесса сбора, измерения, регистрации, накапливания, хранения информации о хозяйственных операциях, характеризующих определенные процессы и явления на отдельных этапах заготовления, производства и реализации продукции, но и контрольные функции, заключающиеся в выявлении отклонений в момент их возникновения.