Номенклатура дел. 
Номенклатура дел: ее виды, роль и значение

Номенклатура дел: определение и функциональное назначение

Организация делопроизводства предприятия немыслима без создания для этого определенных условий.

Одним из таких условий и является создание номенклатуры дел.

Номенклатура дел — это созданный по установленной форме перечень наименований дел, заводимых в процессе осуществления деятельности, с указанием сроков их хранения.

Ранее мной было дано определение номенклатуры дел, повторюсь — это список наименований дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения, утвержденный в установленном порядке.

Документы, посвященные определенному вопросу или участку деятельности организации, после исполнения группируются в дело.

Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их видам и содержанию. От ее качества зависит оперативность работы с документами.

Номенклатура дел необходима для распределения документов в дела, для закрепления индексов дел, для установления сроков хранения, для создания картотеки исполненных документов и служит учетным документом в архиве организации для дел временного хранения до 10 лет включительно.

Номенклатуру дел подготавливает структурное подразделение. При этом ответственность за разработку номенклатуры дел возлагается на секретаря.

При создании номенклатуры необходимо использовать следующие рекомендации:

• — соблюдать единство в подходе к организации учета;
• — применять индексацию документов, обеспечивающую внесение в соответствующие разделы номенклатуры изменений, добавлений и исправлений;
• — следить за стабильностью индексов.

Номенклатура дел может быть индивидуальной, примерной и типовой.

Индивидуальная номенклатура дел — это документы конкретной организации.

Примерная номенклатура дел имеет рекомендательный характер, типовая — обязательный.

Типовой номенклатурой устанавливается единая индексация дел для организации всей системы. Примерная и типовая номенклатура дел разрабатывается вышестоящими органами и является базой для составления индивидуальных номенклатур в подведомственных организациях, поэтому ее обязательно согласовывают с архивными учреждениями.

При разработке индивидуальной номенклатуры обязательно учитывают специфику конкретной организации.

Номенклатура дел структурного подразделения разрабатывается специалистами и согласовывается с архивом организации.

Каждая организация обязана иметь номенклатуру дел независимо от того, существует ли примерная или типовая номенклатура дел.

Рекомендуется сводная форма номенклатуры дел, состоящая из номенклатур всех подразделений.

Сводная номенклатура дел подготавливается канцелярией и согласовывается с соответствующим архивным учреждением.

После утверждения сводной номенклатуры дел руководителем организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

Утвержденные номенклатуры дел действуют на протяжении многих лет. В конце каждого года вносятся изменения, и номенклатура дел вновь вводится в действие с 1 января следующего года.

Ежегодный экземпляр номенклатуры дел — это документ постоянного хранения, который включается в раздел номенклатуры канцелярии (или секретариата). Номенклатура дел подлежит пересоставлению и переутверждению лишь в случае коренного изменения функций и структуры организации.

Прежде чем составить номенклатуру дел, необходимо тщательно изучить состав, содержание и количество документов, циркулирующих в организации. При этом используются положения (уставы) об организации, штатные расписания, действующие перечни документов, классификаторы, прошлогодние номенклатуры дел, список корреспондентов, описи дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), справочные картотеки.

Выбор классификационной схемы номенклатуры дел зависит как от организационной структуры построения аппарата организации, так и от выполняемых ею функций, поэтому классификационными делениями номенклатуры дел могут быть как внутренние структурные подразделения, так и управленческие функции.

В номенклатуру должны включаться все дела и документы, которые отражают деятельность организации. Дела общественных организаций включаются в номенклатуру дел организации, при которой они созданы. В номенклатуру включаются и незаконченные дела, поступившие из другой организации для их решения, а также все справочные картотеки к документам.

В номенклатуру не включаются печатные издания (сборники постановлений правительства, справочники, бюллетени, брошюры, указатели, реферативные журналы, экспресс-информация и т. п.), а также алфавиты и другие вспомогательные материалы, не отражающие вопросы основной деятельности организации.

Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь ин деке. В течение всего срока действия номенклатуры в ней своевременно проставляются отметки о заведении дел, сдаче их в архив, выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, и о передаче дел в другую организацию для продолжения.

В номенклатуре указывается наименование разделов и подразделов классификационной схемы и наименование (заголовки) дел.

Каждый документ характеризуется рядом признаков.

Одни из них — существенные, постоянные, другие — несущественные, временные. Понятно, что для классификации документов наибольший интерес могут представить лишь существенные признаки, они получили название «признаков заведения дел».

Принято выделять шесть таких признаков.

• 1. Номинальный. Основанием для группировки документов по этому признаку служит их название, т. е. в дело объединяются документы одного названия, например протоколы.
• 2. Тематический. В этом случае объединяются документы одного содержания, т. е. посвященные одной теме.
• 3. Авторский. По этому признаку в одно дело объединяются документы, составленные или одним лицом, или одним учреждением.
• 4. Корреспондентский. На каждого корреспондента заводится отдельная папка, в которой группируется вся переписка с отдельным лицом или предприятием.
• 5. Географический. Это разновидность корреспондентского признака. В этом случае в одно дело объединяются документы разных корреспондентов, находящихся на определенной территории.
• 6. Хронологический. По хронологическому признаку группируются документы за какой-либо определенный период. По этому признаку группируется бухгалтерская отчетность.

В некоторых случаях документы группируются в дела по нескольким признакам сразу.

Если в течение года в организации возникают новые документируемые участки работы, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для этого в каждом разделе номенклатуры вставляются резервные номера. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры делается итоговая запись' о количестве заведенных дел (томов).