Документация по учету личного состава труда и его оплаты

Основные принципы и порядок организации учета оплаты труда регулируются Федеральным законом о бухгалтерском учете № 129-ФЗ, согласно которому все хозяйственные операции, в том числе и учет заработной платы, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

• а) наименование документа;
• б) дату составления документа;
• в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
• г) содержание хозяйственной операции;
• д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• ж) личные подписи указанных лиц.

Для учета личного состава, отработанного времени, расчетов с работающими по начислению и выплате заработной платы организации используются унифицированные формы первичных документов. Форма № Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме на работу» заполняется в одном экземпляре работником отдела кадров на принимаемое организацией на работу лицо. Руководитель подразделения (цеха, отдела) дает заключение о возможности приема на работу (нанимающийся) на оборотной стороне приказа (распоряжения) указываются сведения о том, в качестве кого может быть принят на работу нанимающийся, по какому разряду или с каким окладом и с каким испытательным сроком. Приказ (распоряжение) о приеме на работу работника визируется в соответствующей службе организации для подтверждения оклада, устанавливаемого по штатному расписанию. С приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации, работника знакомят под расписку. Приказ (распоряжение) о приеме на работу передается в бухгалтерию организации, где открывается лицевой счет на вновь принятого работника. Форму № Т-2 «Личная карточка» заполняют и ведут в отделе кадров на всех работников организации. Формой № Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу» оформляется перевод работника из одного подразделения организации в другое. Ее заполняет в двух экземплярах сотрудник отдела кадров. Один экземпляр хранится в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию для внесения изменений в лицевой счет. В распоряжении указываются: основание перевода, размер тарифной ставки, оклада, надбавки по прежнему и новому месту работы, сведения о не сданных работником материальных ценностях и др. Распоряжение подписывают начальники подразделений, руководитель организации и сам работник. Форма № Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска» применяется для оформления ежегодного отпуска и отпусков. Приказ заполняется в двух экземплярах (один остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию), подписывается начальником структурного подразделения, руководителем организации и самим работником. В бухгалтерии в этом документе указываются выплаты, произведенные работнику за отпуск и удержание из нее. Эти данные переносят в лицевой счет. Форма № Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта)» оформляется при увольнении работника и заполняется в двух экземплярах: один остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Приказ подписывается начальником структурного подразделения (цеха, отдела) и руководителем организации. Делается отметка о полученных, но не сданных работником материальных ценностях. Форма № Т-12 «Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы» применяется для контроля над соблюдением установленного режима рабочего времени персонала организации, получения данных об отработанном времени, расчета заработной платы; ведется табельщиком и подписывается начальником структурного подразделения. Данные табельного учета используют при составлении статистической отчетности и начислении заработной платы. Это документ, на основании которого начисляется заработная плата за отработанное время работникам с повременной оплатой труда и с окладом по штатному расписанию. Форма № Т-13 «Табель учета использования рабочего времени» применяется для тех же целей, что и форма № Т-12, при автоматизированной обработке данных. В ней ведется только учет явок и неявок, отработанного времени и проводятся данные для начисления заработной платы по видам и направлениям затрат. Все остальные необходимые сведения для статистической отчетности и бухгалтерского учета получают с помощью вычислительных машин. Данные о начисленной оплате труда, удержаниях, вычетах и выплатах, о состоянии расчетов по заработной плате отражаются в формах № Т-49 «Расчетно-платежная ведомость», № Т-53 «Платежная ведомость» и № Т-54 «Лицевой счет». Форма № Т-54-а «Лицевой счет» в отличие от формы № Т-54 содержит только справочные данные и принимается там, где расчеты по оплате труда ведутся с помощью вычислительных машин. Получаемые расчетные листки в виде машинограммы по расчету заработной платы за каждый месяц вкладываются в лицевой счет работника. Начисление заработной платы в организации осуществляется на основе следующих документов: табеля использованного рабочего времени; листков временной нетрудоспособности; расценок и норм на выполнение работ; приказов и распоряжений руководителя предприятия (на выплату премий, доплат, материальной помощи, о предоставлении отпуска и т. д.). К расходам предприятия на оплату труда относятся:

• 1) Суммы, начисленные по тарифным ставкам, должностным окладам, сдельным расценкам или в процентах от выручки в соответствии с принятыми в организации формами и системами оплаты труда;
• 2) Начисления стимулирующего характера, в том числе премии за производственные результаты, надбавки к тарифным ставкам и окладам за профессиональное мастерство, высокие достижения в труде и иные подобные показатели;
• 3) Стоимость выдаваемых работникам бесплатно в соответствии с законодательством Российской Федерации предметов (включая форменную одежду, обмундирование), остающихся в личном постоянном пользовании (сумма льгот в связи с их продажей по пониженным ценам);
• 4) Денежные компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении работника;
• 5) Начисления работникам, высвобождаемым в связи с реорганизацией или ликвидацией организации, сокращением численности или штата работников организации;
• 6) Единовременные вознаграждения за выслугу лет (надбавки за стаж работы по специальности) в соответствии с законодательством Российской Федерации;
• 7) Надбавки, обусловленные районным регулированием оплаты труда, в том числе начисления по районным коэффициентам и коэффициентам за работу в тяжелых природно-климатических условиях, производимые в соответствии с законодательством Российской Федерации;
• 8) Расходы на оплату труда, сохраняемую в соответствии с законодательством Российской Федерации на время учебных отпусков, предоставляемых работникам организации;
• 9) Расходы на оплату труда работников-доноров за дни обследования, сдачи крови и отдыха, предоставляемые после каждого дня сдачи крови;
• 10) Доплаты инвалидам, предусмотренные законодательством Российской Федерации;
• 11) Другие виды расходов, произведенных в пользу работника, предусмотренных трудовым договором и (или) коллективным договором. Выдача заработной платы производится по платежным ведомостям в установленные на предприятии дни месяца. Основанием для выдачи является наличие приказа в кассу для оплаты указанной суммы. Подписывают приказ руководитель предприятия и главный бухгалтер. Заработная плата выдается в течение трех дней, считая день получения денег в банке. По истечении трех дней кассир построчно проверяет и суммирует выданную заработную плату, а против фамилий лиц, не получивших ее, в графе «Расписка в получении» проставляет штамп или пишет от руки «Депонировано». Бухгалтер выписывает расходный ордер на выданную сумму заработной платы. Расходный кассовый ордер передается кассиру для регистрации в кассовой книге. Своевременно не полученную рабочими и служащими заработную плату предприятие хранит в течение 3-х лет и учитывает ее в составе счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Депонированная заработная плата». Бухгалтерия предприятия производит не только начисления заработной платы, но и удержания и вычеты из нее. При этом заполняется налоговая карточка по учету доходов и подоходного налога для представления в налоговые органы. Из начисленной заработной платы работников производятся следующие удержания: налог на доходы физических лиц; по исполнительным документам в пользу других предприятий и лиц; для возмещения материального ущерба, причиненного предприятию; за товары, купленные в кредит. По полученным займам; профсоюзные взносы; для погашения задолженности по выданным авансам, излишне уплаченным суммам, а также подотчетным суммам, не оформленным своевременно; для уплаты административных и судебных штрафов; по письменным поручениям о переводе страховых взносов по договорам личного страхования и др. Учет операций по расчетам с персоналом по оплате труда ведется в журналеордере № 5 «Свод расчетных ведомостей по заработной плате и стипендиям». Учет расчетов по оплате труда определен Приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 г. N 94н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению» с изменениями от 7 мая 2003 г. № 38н, которым установлен для этой цели счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».