Функции и этапы управления предприятием

Рис. 1 Схема цикла управления предприятием

От того, насколько отображение будет адекватным самой ситуации, решительно зависит эффективность управления предприятием. Именно эта функция предшествует осуществлению всех остальных и поэтому охватывает несколько этапов в цикле управления — планирование, исполнение, контроль за ним, анализ и корректировка планов или целей.

Бухгалтерский учет, который обязаны вести все предприятия, имеет своей целью создание соответствующего образа предприятия в сознании прежде всего государственных налоговых органов и только потом — в сознании руководства. С позиций бухгалтерского учета предприятия не просто равны, а одинаковы. Ни отраслевой специфике, ни тем более специфике предприятия здесь просто нет места. Поэтому для полноценного управления предприятием требуется постановка управленческого учета, что является во многих случаях обязательным условием принятия адекватных управленческих решений.

Управленческий учет был создан не как альтернатива бухгалтерскому, а как его новое издание, «улучшенное и дополненное» с целью облегчить жизнь всем руководителям, которые принимают решения. Но и функционировать без бухгалтерии управленческий учет не может.

Бухгалтерия — это контрольный аппарат, и естественно, что она может предоставить информацию только по фактическим операциям платежей и отгрузок. Различные дополнительные условия поставок можно получить только у других отделов (коммерческий, юридический). Для получения полной картины необходимо сводить информацию из разных источников.

Управленческий учет опирается на логику коммерческих отношений, а не на логику бухгалтерских счетов, что позволяет оперировать данными ожидаемых поступлений, планируемых выплат, предоставляя управляющему поле для оптимизации финансовой деятельности.

Роль бухгалтера-аналитика в ведении управленческого учета заключается в выполнении им следующих основных функций:

• — подготовка информации для принятия проблемных решений;
• — ведение счетов;
• — ориентация менеджеров на отклонения.

Подготовка информации для принятия проблемных решений — сравнительный анализ возможных решений, анализ альтернативных вариантов и определение наилучшего из них. Например, при принятии решения о создании интернет-портала компании можно провести анализ ожидаемой выручки и ожидаемых затрат по предлагаемым проектам нескольких фирм.

Ведение счетов — сбор данных и составление отчетности для всех уровней управления по периодам и доведение этих сведений до всех уровней руководства. Например, это учет данных об объеме продаж, закупках сырья, платежах.

Ориентация менеджеров на отклонения — информационная поддержка менеджеров в управлении по отклонениям. Данная функция связана с акцентированием внимания менеджеров на возможностях и проблемах, возникающих в процессе осуществления деятельности организации, т. е. на тех моментах, которые требуют корректировки. Например, внимание менеджеров можно ежедневно обращать на количество не проданных за день и возвращенных единиц продукции и удельные затраты, понесенные при работе оборудования.

Бухгалтеры-аналитики, выполняющие данную функцию, должны обращать внимание менеджеров на проблемы, связанные с отклонениями, с целью последующей корректировки и улучшения ситуации.

Бухгалтеры-аналитики выполняют эти функции на всех стадиях принятия управленческих решений. На стадии планирования наиболее важна первая функция — подготовка информации для принятия проблемных решений. Например, решение из сферы планирования заключается в том, чтобы увеличить доходы от основной деятельности за счет повышения платы за оказание сопутствующих услуг. Бухгалтеру-аналитику следует собрать статистическую информацию о колебаниях цен на сопутствующих услуг в компании и последовавших за ними изменениях в полученных суммах доходов, а также информацию о ценах на аналогичные услуги, установленных конкурентами. Информация должна быть тщательно проанализирована, и на основе проведенного анализа менеджер должен определить, какое именно решение в данной ситуации является наиболее эффективным, т. е. приведет к желаемому результату — увеличению доходов от оказания сопутствующих услуг.

На стадии контроля большее значение имеют две другие функции — ведение счетов, а также ориентация менеджеров на отклонения. На данной стадии по каналам обратной связи информация вновь поступает к менеджеру. Примером функции ведения счетов может служить система учета, в которой регистрируются и учитываются данные о полученных доходах от продажи продукции. Примером второй функции является аналитический отчет о снижении фактической выручки от продажи продукции в разрезе клиентов, снизивших объемы заказов на продукцию или вовсе снявших заказы после объявленного повышения цен. Бухгалтерами-аналитиками внимание менеджеров должно быть направлено на этих рекламодателей, им следует задуматься о том, какие меры можно предпринять, чтобы вернуть интерес потерянных клиентов к приобретению продукции именно в своей компании.

Бухгалтеры-аналитики постоянно находятся в процессе принятия решений. Информация, собранная на стадии контроля, как правило, используется при планировании. В связи с тем, что планирование и контроль находятся между собой в постоянном взаимодействии, специалистами по управленческому учету могут выполняться во взаимосвязи все три основные функции.

Менеджеры работают с информацией, предоставляемой им бухгалтерами-аналитиками, и, таким образом, являются как бы клиентами-потребителями их продукции. Бухгалтеры-аналитики при подготовке информации должны исходить из интересов менеджеров. Например, группа, занимающаяся управленческим учетом в компании Johnson & Johnson, производителе потребительских товаров, имеет девизы: «Быть лучшими» и «Восхищаться своими клиентами». Успех управленческого учета зависит от того, улучшаются ли результаты управленческих решений из-за получения менеджерами информации от бухгалтеров-аналитиков. В компании Nortel, занимающейся телекоммуникациями, менеджеры участвуют в аттестации работников, занимающихся учетом. Таким образом, менеджеры и бухгалтеры-аналитики работают в непосредственном взаимодействии, оказывая друг другу немалую поддержку.

Усилия бухгалтера-аналитика в системе управленческого учета должны быть ориентированы на проблемы, с которыми могут столкнуться менеджеры в своей практической деятельности. Бухгалтер-аналитик играет ключевую роль, помогая менеджерам сосредоточить внимание на следующих четырех моментах.

1. Ориентация на потребителя. Потребители являются основой успеха организации. Количество организаций, внимание которых сосредоточено на их покупателях, достаточно велико и постоянно увеличивается. Ориентация на потребителя — основной принцип, которым руководствуются в бизнесе. Исходя из этого, планируются дальнейшие действия.

Проблема, с которой сталкиваются менеджеры, заключается в определении оптимального объема ресурсов, которые необходимо вложить, чтобы удовлетворить запросы покупателей. При выполнении этого условия они перейдут в категорию постоянных покупателей и дополнительно могут привлечь своих знакомых.

• 2. Ориентация на ключевые факторы успеха. Совокупность этих факторов оказывает непосредственное воздействие на экономическую жизнеспособность организации. Это следующие факторы:
  • — Затраты. Организация должна постоянно рассматривать альтернативные пути снижения затрат на производство продукции или предоставления услуг.
  • — Качество. Потребители ожидают получить товар с высоким уровнем качества; на сегодняшний день они гораздо менее терпимо относятся к низкому качеству, нежели раньше.
  • — Время. Фактор времени включает в себя множество компонентов. К наиболее важным из них можно отнести: время, затраченное на развитие нового продукта и его выход на рынок; скорость, с которой организация откликается на запросы потребителей и рынка; соблюдение сроков поставки продукции и др.
  • — Инновации. На сегодняшний день общепризнанным фактом является необходимость непрекращающегося потока разработки организацией новых продуктов, услуг и технологий для достижения ее успеха на рынке.

Менеджеры компании к тому же обязаны следить не только за эффективностью работы собственной организации, но отслеживать ситуацию на рынке и действия конкурентов, так как последние могут предложить потребителям нечто новое и таким образом переманить их к себе.

• 3. Непрерывное развитие. Непрерывный процесс совершенствования конкурентами своей продукции и технологий заставляет организацию постоянно заниматься исследованием рынка, исследованием клиентской базы. Приведем следующие фразы, подтверждающие эту мысль:
  • — «путешествие, не имеющее конца»;
  • — «если вы не идете вперед, вы идете назад».

Для достижения единой цели — сохранения конкурентоспособного положения на рынке — компании, работающие в различных отраслях, акцентируют свое внимание на различных факторах. Например, авиакомпания ищет пути увеличения доли рейсов, прибывающих вовремя, в общем объеме своих рейсов. Для интернет-компании наиболее важным является фактор предоставления своим пользователям доступа в сеть без сбоев и задержек. Для компании-производителя электрических проводов и кабелей, внимание фокусируется на факторе снижения затрат на производство и т. д.

• 4. Анализ цепочки ценностей и цепочки поставок. Эта тема подразумевает собой два взаимосвязанных аспекта:
  • — факт, что каждый из процессов хозяйственной деятельности организации вносит существенный вклад в ценность и стоимость продукта;
  • — интеграцию и координацию усилий на всем протяжении бизнес-процессов организации.

Под цепочкой поставок понимается поток товаров, услуг и информации, проходящий от начального звена (начального производителя) до конечного (конечного потребителя). В качестве примера можно привести цепочку поставок компаний, производящих безалкогольные напитки, — Coca-Cola и Pepsi-Cola. Многие компании принимают участие в процессе создания данного продукта, прежде чем он достигает конечного потребителя. В процессе управления затратами особое внимание уделяется интеграции и координации действий всех звеньев цепочки, т. е. всех компаний и подразделений, задействованных в этом процессе.