Документальное и юридическое оформление операций в процессе продаж готовой продукции

От организации процесса продаж и расчетов с покупателями за проданную продукцию во многом зависит успех и эффективность деятельности производственной организации, возможность улучшения показателей финансовых результатов, а тем самым расширения производственных возможностей для реализации основной цели создания коммерческой организации — получение максимально возможной прибыли.

Особенности организации продаж и расчетов с покупателями является определяющим моментом при организации ведения учета данных процессов. С данным вопросом напрямую связан выбор:

• — первичных и сводных регистров учета;
• — варианта определения выручки от продажи продукции — по моменту начисления или кассовому методу;
• — варианта аналитического и синтетического учета на счетах и др.

Данные вопросы должны найти отражение и быть закреплены в Учетной политике организации.

Отгрузкой и отпуском продукции занимается отдел сбыта (коммерческо-маркетинговая служба) организации. Работники этой службы заключают договоры с покупателями, оформляют документы на отгруженную продукцию, осуществляют оперативный учет движения продукции на складе, контролируют выполнение договорных обязательств, своевременность поступления средств от покупателей.

Взаимоотношения организаций в процессе реализации продукции определяются в момент заключения Договора на поставку продукции. По договору продавец обязуется передать продукцию в собственность покупателю, а покупатель — принять и оплатить ее. Данный договор заключается со всеми покупателями продукции и содержит следующие аспекты: дата и номер договора, наименование покупателя и поставщика, ассортимент реализованной продукции, качество продукции, порядок и сроки поставки, цены и условия их изменения, порядок расчетов (форма и сроки оплаты), обязанности и ответственность сторон, дополнительные условия. В конце договора указываются адреса и реквизиты сторон. Договор подписывается руководителями и заверяется печатями.

При заключении договора покупатель знакомится с ассортиментом и образцами выпускаемой птицефабрикой продукцией, получает Прайс-лист с ценами на все виды продукции и сертификаты на заинтересовавшую его продукцию. Оговариваются условия приема ежегодных уточненных заявок на продукцию, чтобы избежать не полного удовлетворения спроса или остатков не реализованной продукции не желательных из-за специфики продукции.

Реализация продукции производится по свободным отпускным ценам, увеличенным на сумму НДС. Цены на продукцию пересматриваются ежемесячно и изменяются в зависимости от инфляции, сложившейся рыночной цены, ценовой политики конкурентов, изменения цен на сырье, материалы, услуги и др. Изменение цен предусматривается условиями договора.

Поставка товара может осуществляться двумя путями:

• 1) транспортом птицефабрики — при этом покупатель будет возмещать птицефабрике транспортные расходы;
• 2) самовывозом — то есть транспортом самого покупателя.

В разделе о сроках поставки указывается возможное время вывоза продукции с территории организации (график отгрузки). Вывоз продукции с территории организации контролируется путем проведения внезапных проверок вывоза продукции.

Основным условием оплаты продукции является предварительная оплата. При отсутствии предоплаты за продукцию отпуск ее приостанавливается. Однако организация идет навстречу контрагентам и позволяет задерживать расчеты на 2 — 4 дня, поэтому данное условие договора к сожалению не всегда выполняется. Для удобства покупателей был изменен график работы кассы, а именно по понедельникам, средам и пятницам она работает с 6.00 часов. Юридическим лицам и некоторым предпринимателям предоставляется возможность приобретения продукции в кредит из-за невозможности вносить регулярную предоплату.

В разделе «Дополнительные условия» нашли отражение: срок действия договора, возможности его распространения, варианты решения споров и разногласий, условий продления действия договора.

Невыполнение обязательств по договорам поставки продукции является нарушением предпринимательской этики и договорной дисциплины и влечет за собой имущественную ответственность организаций — контрагентов (поставщика — за нарушение условий поставки, покупателя — условий оплаты). Ухудшается их финансовое положение, резко падает имидж и конкурентоспособность.

Расчеты за реализованную продукцию осуществляются как в наличной, так и безналичной форме. Покупателями продукции ООО «Птицефабрика «Радон» в основном являются индивидуальные предприниматели, занимающиеся различной торговлей, поэтому расчеты с покупателями осуществляются преимущественно через налично-денежный оборот. Оплату за продукцию предприниматели производят наличными деньгами в кассу организации. При этом им выписывается приходный кассовый ордер на вносимую в кассу сумму, подписанный кассиром и заверенный печатью организации. Выручка от продажи продукции, поступающая в кассу организации, ежедневно после обеда сдается в кассу учреждения банка через инкассаторскую службу. Выручка от реализации продукции в сети собственных магазинах раньше также сдавалась в аналогичном порядке. Покупатели, зарегистрированные в форме юридических лиц, расчеты за продукцию производят безналичным путем. При этом используются преимущественно платежные поручения. Также в организации практикуется применение взаимозачетов при реализации продукции организациям, являющимся поставщиками для ООО «Птицефабрика «Радон»» или оказывающими услуги. Так, например, ОАО «Троицкая Бумажная Фабрика» оказывает ООО «Птицефабрика «Радон» услуги по очистке воды, а ООО «Птицефабрика «Радон» поставляет в его столовую продукцию птицеводства собственного производства.

В течение месяца проводится выборочная сверка расчетов с покупателями продукции для контроля за дебиторской задолженностью, которая, несмотря на условия договоров поставки, все-таки существует.

Учет реализации продукции, как и прочих хозяйственных операций, начинается с оформления первичных документов. Основанием для отгрузки продукции покупателям или отпуска ее со склада обычно служат приказы коммерческо-маркетинговой службы организации. Первичными документами для оформления отгрузки продукции являются накладные, пропуск-накладные, погрузочные листы. Последние два документа необходимы для вывоза продукции с территории птицефабрики, а накладная является основным первичным бухгалтерским документом по учету продажи продукции.

В соответствии с договором поставки покупателю выписываются следующие документы:

• 1) при реализации продукции путем самовывоза (покупателем) оформляется Накладная, в которой указывается: наименование покупателя; кто отпускает продукцию; наименование продукции, номер сертификата, срок реализации; тара; количество тары и единиц продукции; цена; сумма транспортных расходов; общая сумма по накладной с выделением НДС. Накладная выписывается в двух экземплярах и подписывается экспедитором, отпускающим продукцию. Наряду с накладной выписывается пропуск — накладная, которая является практически полной копией накладной. Она предназначается для разрешения вывоза продукции с территории организации и остается для осуществления контроля на пропускном пункте. На пропуске ставится штамп с номером охранника — контролера проверившего вывоз продукции. Первый экземпляр накладной с печатью ООО «Птицефабрика «Радон» предназначен для покупателя, второй — возвращается на птицефабрику с отметкой о получении продукции покупателем.
• 2) при вывозе продукции транспортом птицефабрики вместо Накладной — пропуска составляется погрузочный лист, в котором указывается: дата и номер погрузочного листа; фамилия экспедитора, отпустившего продукцию и водителя; номер автомашины, осуществляющей вывоз; время и номер рейса; список покупателей, которым поставляется продукция и количество ее по видам (количество тары и единиц продукции). Погрузочный лист оформляется в двух экземплярах. Один экземпляр служит для начисления заработной платы грузчикам, а другой является пропуском на пропускном пункте, на нем ставится штамп охранника — контролера, который проконтролировал вывоз продукции. Водителю при этом передаются накладные в двух экземплярах, один из которых предназначен для покупателя, а другой возвращается назад с отметкой о получении продукции.

Отчеты по продаже продукции, составляемые в организации, представляют группу сводных документов. По итогам рабочего дня экспедитор, занимающийся отпуском продукции, составляет отчет по смене, в котором отражаются остатки продукции на начало смены, приход продукции на склад, то есть под его ответственность и расход продукции за смену в натуральном выражении и выводятся остатки на конец смены. По данному документу экспедитора передают смену. К отчету прикладывается отчет экспедиции, в котором дается расшифровка всей реализованной за смену продукции. Данный отчет представляет собой перечень оформленных за смену накладных с отражением основного их содержания, то есть номера, наименование покупателя, ассортимента купленной им продукции, количество, цена, сумма НДС, транспортные расходы, общая сумма по накладной. В конце отчета проставляется количество реализованной продукции по видам в натуральном выражении, которое сверяется с количеством указанным в отчете по смене по графе расход. К отчету экспедиции прикладываются все накладные, вернувшиеся от покупателей с отметками о получении продукции, то есть подписями и печатями. В бухгалтерии данные отчета экспедиции сверяются со всеми приложенными к нему накладными, а также с пропусками — накладными и погрузочными листами, которые поступают в бухгалтерию от работников службы охраны, на охранников — контролеров которой возложен контроль за вывозом продукции с территории организации.

Ежемесячно, по требованию организаций или в конце месяца предоставляются счет — фактура или счет на реализованную продукцию, необходимые организациям для оплаты продукции и зачета сумм НДС. Выданные счета — фактуры фиксируются в Журнале регистрации выданных счетов — фактур и в Книге продаж.

В конце месяца составляется свод по отгрузке, из которого можно получить данные в разрезе видов продукции о количестве реализованной продукции, сумме с НДС, сумме НДС с разделением на 10% и 20% и количестве переданной тары. Итоговым сводным документом по реализации продукции является «16 журнал». В нем помимо сальдо на начало и конец месяца, отражаются суммы, предъявленные покупателю за продукцию, тару, доставку, а также оплата: через кассу, сбербанк, взаиморасчеты, возврат тары, возврат продукции и др.

Для оперативного контроля за расчетами за проданную продукцию используется оборотно — сальдовая ведомость по счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», которая распечатывается ежедневно по всем покупателям.

Схематично документооборот по данному участку учета представлен на рисунке 2.1.(Приложение 3).

Учет реализации продукции в организации ведется с помощью бухгалтерской программы «1С: бухгалтерия». Синтетический учет реализации продукции ведется на 90 счете «Продажи».

Вторым основным счетом, связанным, с учетом реализации, является счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». Счет активно — пассивный, на нем в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово — хозяйственной деятельности организации, утвержденным приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н, отражают как расчеты по полученным авансам от покупателей, так и расчеты с покупателями за отгруженную им и не оплаченную продукцию. В ООО «Птицефабрика „Радон“ сальдо данного счета показывается развернуто. Сальдо дебетовое означает договорную (отпускную) стоимость сданной заказчику, но неоплаченной им продукции, сальдо кредитовое — сумму полученных авансов. Оборот по дебету — отпускная стоимость отгруженной продукции в отчетном периоде и сумма погашенных авансов; оборот по кредиту — суммы, оплаченные покупателями в отчетном периоде в виде авансов и погашенной задолженности. Поступление денежных средств от покупателей отражается по Дт счетов учета денежных средств 50 „Касса“, 51 „Расчетные счета“ и др. в корреспонденции с Кт 62 „Расчеты с покупателями и заказчиками“. При признании выручки в учете делается запись по Дт 62"Расчеты с покупателями и заказчиками» в корреспонденции с Кт 90 «Продажи» субсчет 1 «Выручка». Аналитический учет на счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» ведут в разрезе покупателей и каждого отгрузочного и платежного документа. При этом целесообразно выделить субсчета для учета расчетов по авансам и расчетам с покупателями.

Так как, согласно учетной политике, моментом реализации продукции считается ее отгрузка со склада. Организация пытается сгладить недостатки используемого метода путем заключения договоров с покупателями на условиях предоплаты. При предварительной оплате поставки, оговоренной в договорных условиях, поставщик выписывает счет — фактуру и направляет покупателю. После его получения покупатель производит оплату. При предоплате сумму поступивших платежей отражают в бухгалтерском учете до момента отгрузки как кредиторскую задолженность и оформляют по Дт счета 51 «Расчетные счета» в корреспонденции с Кт счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». После отгрузки она считается реализованной и списывается проводкой: Дт 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» Кт 90 «Продажи» субсчет 1 «Выручка».