Письмо-предложение (оферта). Технология оформления деловой переписки

Письма-предложения (оферты) имеют целью сделать адресату официальное предложение относительно поставки (допоставки) той или иной продукции с указанием конкретных условий сделки.

Предложение может быть направлено по инициативе продавца, экспортера в ответ на запрос покупателя или на основе твердой договоренности о заключении сделки. В предложении обычно указываются наименование предлагаемого товара, количество и качество товара, цена, срок поставки, условия платежа, род упаковки и другие условия поставки в зависимости от характера товара. Предложения такого типа аналогичны договору о купле-продаже, имеют юридическую силу и подлежат обязательному рассмотрению, результаты которого отсылаются в виде официального ответа.

Предложение может быть твердым и свободным. Если предложение на определенный товар делается только одному покупателю и указывается срок, в течение которого продавец считает себя связанным условиями предложения, то оно считается твердым. Срок действенности предложения — необходимый реквизит твердого предложения, так как он определяет срок его обязательности по отношению к продавцу. Если предложение делается без всяких обязательств со стороны продавца, то оно считается свободным.

Отличительная особенность оферты — исключительная конкретность и точность в изложении условий предполагаемой коммерческой сделки (сроков, номенклатуры продукции, ее количества, порядка расчетов и т. п.). Эта особенность и определяет саму структуру и стиль письма-оферты.

В заголовке к тексту письма употребляются стандартные выражения:

• · О предложении на поставку…
• · О поставке… и т. п.

Важным является и выбор наиболее удачной формы предложения. Наименее эффективным на практике оказывается вариант письменного обращения, начинающийся со слов «Предлагаю (предлагаем)…». Более правильным считается сделать небольшой комплимент адресату — сослаться на его безупречную репутацию, поблагодарить за проявленный интерес к вашему предложению. Поэтому начинать такое письмо следует с использованием формулировок:

• · Учитывая безупречную репутацию фирмы…
• · Принимая во внимание многолетнее и взаимовыгодное сотрудничество …
• · Подтверждаем с благодарностью получение Вашего запроса и сообщаем…
• · В ответ на Ваш запрос и в подтверждение нашей договоренности (телефонного разговора) мы можем (могли бы) отправить Вам…
• · Благодарим Вас за внимание и интерес, проявленный Вашим предприятием…

В тексте письма-оферты, как правило, используют следующие формулировки:

• · описание предложения
• o Предлагаю (предлагаем)…
• § …Вашему вниманию…
• § …на Ваше рассмотрение…
• o Имеем честь предложить…
• § …Вашему предприятию…
• § …вниманию Вашего руководства…
• · описание количества, качества продукции (товара, услуги)
• o Предлагается…
• § …следующие услуги…
• § …следующие товары…
• o Количество продукции составит…
• o Качество услуг подтверждается прилагаемым к письму сертификатом…
• · cтоимость и сроки поставки
• o Срок поставки: по договоренности
• o Вы получите заказанную продукцию в течение … дней с момента…
• o Товар будет поставляться в соответствии с графиком…
• o Условия платежа — наличный расчет
• o Условия платежа изложены подробно в прилагаемом …
• o Цена товара составляет … руб. за единицу…
• o Цена услуги определена с учетом…
• o Цена продукции равняется … руб. за единицу и сформирована с учетом…
• o Оплата производится через … отделение … банка…
• o Условия и порядок оплаты определены в…

Поскольку оферта предполагает получение ответа, то в заключительной её части часто используются следующие стандартные выражения:

• o Настоящее предложение действительно до.
• o Указанное предложение сохраняет свою силу до…
• o Это предложение действует в течение … с момента…
• o Просим прислать ответ не позднее … с. г.
• o Просим ответить нам в течение … дней от даты отправления настоящего письма

Рис. 4.6 Образец бланка письма-оферты