Передача дел в Отдел архивной документации

В архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Дела передаются по описи дел после истечения трехлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении.

Дела временного (до10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурном подразделении и по истечении срока хранения подлежат уничтожению в порядке, установленном архивом. В исключительных случаях по решению руководства Университета дела могут быть переданы в архив по описям дел или номенклатурам дел.

Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному заведующим архивом и утвержденному начальником УКПР.

Прием каждого дела производится работником архива в присутствии работника структурного подразделения. На экземплярах описи дел против каждого дела, включенного в неё, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи дел указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, подписи работника архива и работника, передавшего дела.

Вместе с делами в архив передаются регистрационные карточки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой карточки или базы данных включается в опись.

В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Университета, работник, ответственный за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описи дел или по номенклатуре дел.