Методические положения предпроектной подготовки организационного проектирования систем качества

Предпроектная подготовка оргпроектирования СК среди всех других стадий создания подобных систем имеет наибольшую значимость. От нее зависит результативность функционирования всей системы. Как показывает опыт, основными на данной стадии являются этапы, связанные с проведением предпроектного анализа действующей на предприятии системы УК и разработкой ТЗ на создание проекта систем. Перед подготовкой и изданием приказа о разработке оргпроекта СК целесообразно провести предварительные работы, обосновывающие необходимость создания такой системы. Это нужно осуществлять в тех случаях, когда со стороны постоянных потребителей нет жестких требований к наличию на предприятии СК или при принятии решения о совершенствовании действующей системы.

Малое трудоемкое и простое обоснование можно провести на основе экспресс опроса. К опросу желательно привлечь всех менеджеров высшего звена и ряд менеджеров среднего и низового звеньев, в том числе производственных. Вопросы экспресс обоснования целесообразно представить в табличном виде, где можно было бы дать однозначный ответ «да» или «нет». Участникам опроса необходимо понимать, что потребитель — это не только тот, кто потребляет конечную продукцию за пределами предприятия, но и работники всей технологической цепочки (другого цеха, отдела и т. п.). Методически опрос можно проводить как в письменной, так и в устной форме. Пользуясь результатами, полученными после опроса, и рекомендациями, можно выяснить, следует ли на данном предприятии создавать (совершенствовать) СК. Объективность таких рекомендаций может быть достигнута только при максимально искренних и правильных отношениях (с учетом реальных данных о состоянии дел в области качества).

Содержание последующих работ может включать следующее.

Подготовка и подписание приказа директором, служащего правовой основой создания проекта СК на предприятии.

Координация работ через специально создаваемую комплексную рабочую группу, состоящую из заместителей директора, главных и ведущих специалистов предприятия, а также специально созданного штатного рабочего исполнительного органа. Такое подразделение должно подчиняться руководителю, осуществляющему общее руководство всеми работами в этой области.

• 3. Повышение квалификации, обучение и подготовка кадров. В учебных планах и программах обязательно следует предусмотреть изучение стандартов и других НМД и НТД, их применение на предприятиях передовых отраслей при производстве конкурентоспособной продукции. Знания, умения и навыки в этой области должны приобретаться всеми работниками предприятия. Следует убедить сотрудников в том, что КП является приоритетным перед другими результатами деятельности предприятия.
• 4. При выборе моделей СК продукции осуществить отбор конкретных видов продукции, для которых будут создаваться эти системы. Этот этап предпроектной стадии требует проведения маркетинговых исследований, изучения требований потребителей и возможностей предприятия. По результатам проведения предпроектного анализа избранную номенклатуру продукции следует уточнить. Окончательный перечень продукции целесообразно согласовать с основными потребителям и заказчиками, с которыми будут заключаться контракты. Далее, в зависимости от требований основных потребителей-заказчиков, специфики производства следует осуществить для каждого вида продукции выбор необходимой модели СК, отвечающей положениям современных воззрений и в наибольшей мере удовлетворяющей потребителя-заказчика. Результаты выбора моделей следует оформить с потребителями-заказчиками контрактами или соглашениями, в которых нужно также уточнить требования к системам. Каждая сторона должна четко и однозначно представлять взаимоприемлемые требования к СК определенного вида продукции.
• 5. Определить содержание программы предпроектного анализа действующей на предприятии системы с использованием системного подхода. Программа должна включать вопросы анализа политики в области качества каждого вида избранной продукции, а также соответствия ей фактических результатов деятельности предприятия в этой области.

Необходимо отметить, что в период начального перехода предприятия к использованию стандартов системы ГОСТ 40 ключевым направлением всей программы должны стать вопросы сравнительного анализа действующих положений системы УК (КС УК) с требованиями современных систем и других НМД. При этом в первой части программы должны быть предусмотрены вопросы анализа сравнительного соответствия элементов функционирующей на предприятии системы УК требованиям СК. Целью анализа должны стать не только определение негативных расхождений, но и поиск конкретных путей по их ликвидации, и приведение действующей системы в соответствие с требованиями современных систем и потребителей. Во второй части программы необходимо предусмотреть вопросы анализа сравнительного соответствия действующей системы требованиям избранных моделей СК конкретных видов продукции. В программу анализа следует включать вопросы сравнения качественных сторон элементов производственной СК (продукции, экономических результатов в области качества, производственных функций, производственной структуры и др.); сравнения элементов управляющей СК (элементов входа, специальных функций, оргструктуры, методов управления и др.).

Наряду с указанным в программе необходимо также отразить вопросы анализа сложившегося передового опыта по созданию аналогичных СК, адаптируя его для использования на стадии проектирования и внедрения. Вся программа анализа составляется специалистами по УК, рассматривается комплексной рабочей группой и утверждается руководителем работ по созданию СК.

• 6. Сформировать и затем подобрать полный комплект НТД, НМД и другой специальной документации и авторитетной отечественной и зарубежной литературы по вопросам анализа и разработки ТЗ на создание СК. Эту работу следует осуществлять работникам, исполняющим предпроектные этапы создания систем, привлекать специальные подразделения и службы информации.
• 7. Подготовить план-график работ по созданию систем УК. Его разработку следует начинать с определения перечня работ, а затем осуществлять их привязку к срокам и исполнителям. План-график утверждается директором предприятия.
• 8. Проанализировать действующую на предприятии систему УК. Цели анализа достигаются выполнением той программы, которая намечена. Для сокращения затрат на сбор данных, необходимых при анализе, и получение достоверных выводов и предложений можно использовать измененный (относительно традиционного) порядок. Сущность такого изменения заключается в предварительном определении на основе прогноза гипотезы результатов анализа, т. е. до его проведения. В этом случае последовательность работ этого этапа будет носить циклический характер, и включать: определение гипотезы результатов анализа, определение необходимых показателей и данных для анализа, сбор данных, анализ данных, формулирование результатов анализа данных и сравнение их с гипотезой, принятие решения и корректировку гипотезы о начале повторного цикла анализа или определение предложений по изменению анализируемой СК.

При проведении анализа целесообразно установить наиболее значимые недостатки, которые заслуживают первоочередного внимания. Их значимость может определяться различными показателями (количеством возникновения ошибок, дефектов, проблем, потерями и т. п.). Однако наиболее применяемым для определения важности причин недостатков показателем можно признать интегрированный показатель значимости (в процентах). С использованием этого показателя цели анализа достаточно эффективно достигаются с помощью известной типовой диаграммы Парето.

Очень важно для выработки предложений в процессе анализа устанавливать причины и следствия недостатков в действующей системе УК, используя матрицы, формы, номограммы и т. п. Например, при выполнении сравнительного анализа положений действующей системы УК с требованиями НТД (стандартов ИСО, ГОСТ 40 и другими требованиями прогрессивных методических документов), являющегося центральным в начальный период создания СК, эффективно применять матрицы соответствия. Она позволяет отразить одновременно информацию о наличии или отсутствии в действующей системе УК как элементов, предусмотренных НТД, так и оценку соответствия имеющихся элементов соответствующим требованиям стандартов и дополнений к ним со стороны потребителей-заказчиков. Сравнительный анализ необходимо осуществлять для каждого рассматриваемого вида продукции в отдельности, отразить функции СО УК и специальные функции СК.

По результатам анализа составляются отчет или аналитическая справка, в которых указываются результаты сопоставления различных элементов, оценка эффективности действующей системы по достижению ее целей и возможности использования для создания СК и предложения по совершенствованию действующей системы и превращению ее в СК.

• 9. Разработка ТЗ на проектирование СК каждого вида продукции. ТЗ устанавливает требования к разрабатываемым системам и порядку их создания. В нем желательно предусмотреть следующие разделы:
  • · основание и цели для разработки проекта систем;
  • · результаты предпроектного анализа действующей на предприятии
  • · системы УК. Отчет или аналитическая справка об анализе выносится в приложение к ТЗ;
  • · общие требования к построению СК (принципы, правила построения и требования к СК, СО УК, «продуктовым» СК с учетом дополнений со стороны потребителя);
  • · сроки разработки проекта систем;
  • · требования (задания) к объектам проектирования систем. Требования-задания целесообразно группировать обобщенно, сначала для построения проекта системы общего руководства качеством и совершенствования элементов производственной системы, а затем — для построения проектов СК каждого вида продукции. Некоторые требования, в случае их общности для нескольких видов продукции, могут излагаться совмещено. К каждому заданию целесообразно давать предложения и рекомендации по их выполнению;
  • · источники финансирования;
  • · состав, содержание и организация работ по внедрению проекта (этапы и состав работ, мероприятия, сроки их выполнения, исполнители, формы их завершения);
  • · технико-экономическое обоснование проекта (определяется величина экономического эффекта по условиям использования каждого вида продукции за установленный расчетный промежуток времени на основе стоимостных оценок позитивных результатов и затрат на разработку и внедрение проекта);
  • · порядок приемки СК конкурентоспособной продукции (включает информацию о порядке приемопередаточных работ, предъявления потребителям, сертификации систем и т. п.);
  • · нормативно-технические и методические источники проектирования (НТД И НМД и другая документация, справочные и литературные источники, проекты-аналоги подобных СК, типовые проекты и т. п.);
  • · перспектива продолжения работ (излагаются направления совершенствования СК);
  • · приложения (перечень подразделений и должностных лиц, согласовывающих основные документы систем, отчет или аналитическая справка об анализе, обоснования проведения тех или иных работ и др.).