«Электронный документ» как отражение автоматизированных возможностей применения автоматизации в ДОУ

Учитывая быстрое развитие техники и различного технического обеспечения, нельзя не вспомнить о таком набирающем популярность понятии как «электронный документ».

Электронный документ:

• а) Информация, зафиксированная на материальном носителе в виде набора символов, звукозаписи или изображения и предназначенная для передачи во времени и пространстве с использованием средств вычислительной техники и электросвязи с целью хранения и общественного использования.
• б) Форма представления информации в целях ее подготовки, отправления, получения или хранения с помощью электронных технических средств, зафиксированная на магнитном диске, магнитной ленте, лазерном диске и ином электронном материальном носителе.
• в) Документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.
• г) Документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах. [17]

Электронный документы не столь сильно отличаются от тривиальных и также требуют условий хранения. Для этого существует такой сервис, как «электронные библиотеки».

Электронная библиотека — упорядоченная коллекция разнородных электронных документов (в том числе книг), снабженных средствами навигации и поиска. Может быть веб-сайтом, где постепенно накапливаются различные тексты (чаще литературные, но также и любые другие, вплоть до компьютерных программ) и медиафайлы, каждый из которых самодостаточен и в любой момент может быть востребован читателем. Электронные библиотеки могут быть универсальными, стремящимися к наиболее широкому выбору материала (как Библиотека Максима Мошкова или Либрусек), и более специализированными, как Фундаментальная электронная библиотека или проект Сетевая Словесность, нацеленный на собирание авторов и типов текста, наиболее ярко заявляющих о себе именно в Интернете. [19].

Электронные библиотеки следует отличать от смежных структурных типов сайта, особенно литературного. В отличие от литературного журнала, родившегося как тип печатного издания, но успешно и без принципиальных изменений структуры перебравшегося в Интернет, электронная библиотека не подразделяется на выпуски и обновляется перманентно по мере появления новых материалов. В отличие от сайта со свободной публикацией, электронная библиотека, как правило, подбирается координатором проекта по своему усмотрению и, что гораздо более важно, не предусматривает создания вокруг публикуемых текстов коммуникативной среды. При этом в практике отдельных Интернет-проектов могут возникать и гибридные формы и промежуточные решения: так, открытие в электронной библиотеке Сетевая Словесность гостевых книг для каждого публикуемого автора в известной степени вносит в проект элемент формирования коммуникативной среды, состоящей из авторов и читателей, что для электронных библиотек вообще нехарактерно.

Если существуют электронные документы и электронные библиотеки, то логично предположить, что существует система автоматизации документооборота. [20].

Система автоматизации документооборота, система электронного документооборота (СЭДО) — автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. При этом предполагается, что процесс управления опирается на человеко-читаемые документы, содержащие инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению.

Основные принципы электронного документооборота:

• а) Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.
• б)Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения
• в) Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).
• г) Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.
• д) Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.
• е) Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов. 6]

Действия с электронными документами регулирует Федеральный Закон «Об электронном документе».

Вот некоторые положения:

ГЛАВА II. ПРАВОВОЙ РЕЖИМ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ Статья 4. Электронный документ.

• 1. Информация, зафиксированная на электронном материальном носителе, признается электронным документом, если она:
  • — создается, обрабатывается, хранится и передается с помощью электронных технических средств;
  • — подписана с соблюдением требований, предусмотренных действующим законодательством;
  • — может быть представлена в форме, пригодной для восприятия человеком, не обладающим специальными техническими навыками;
  • — если при его составлении, хранении, передаче использован предусмотренный государственными или международными стандартами либо соглашением сторон способ, позволяющий достоверно идентифицировать составителя электронного документа.
• 2. Электронный документ должен быть доступным для его последующего использования.
• 3. При необходимости предъявления электронного документа, этот документ должен быть продемонстрирован лицу, имеющему полномочия требовать его предъявления.

Статья 5. Действительность электронного документа Электронный документ, составленный, передаваемый либо хранимый с соблюдением предусмотренных настоящим Федеральным законом требований, обладает юридической силой, одинаковой с письменным документом.

Статья 6. Доказательственная сила договоров При оценке электронных документов в качестве доказательств возникновения правоотношения учитывается надежность способа, с помощью которого подготавливался, хранился или передавался этот электронный документ, надежность способа, с помощью которого обеспечивалась целостность информации, способа, при помощи которого идентифицировался его составитель, и любой другой соответствующий фактор.

Статья 7. Подпись Электронный документ признается подписанным, если при его подписании использован какой-либо аналог собственноручной подписи, предусмотренный федеральным законом (электронная цифровая подпись), и если использован предусмотренный государственными или международными стандартами либо соглашением сторон способ для идентификации подписавшего лица и указание на то, что это лицо согласно с информацией, содержащейся в электронном документе, и добровольно подписывает электронный документ.

Статья 8. Защита электронных документов Электронный документ должен создаваться, обрабатываться, храниться и передаваться с помощью электронных технических средств с соблюдением необходимой степени защиты, позволяющей гарантировать предотвращение несанкционированных воздействия, разглашения и доступа к защищаемой информации с целью ее уничтожения, модификации, искажения, копирования, блокирования, предусмотренной действующим законодательством Российской Федерации, государственными или международными стандартами либо соглашением сторон.

Все персональные данные, к которым стороны имеют доступ в рамках осуществления электронного документооборота, должны быть защищены необходимыми гарантиями сохранения конфиденциальности персональных данных согласно действующему законодательству Российской Федерации.

Каждая сторона обязана соблюдать процедуры и предпринимать меры по защите от несанкционированного доступа к электронным документам.

При хранении электронного документа должна сохраняться информация, которая позволяет установить происхождение и назначение электронного документа, а также дату и время его отправления или получения.

Статья 9. Подлинность электронного документа Электронный документ признается подлинным, если:

• — документ в действительности создан тем лицом, которое считается его автором;
• — в документ не вносились изменения с момента подготовки документа в окончательной форме в виде электронного документа, за исключением обычных изменений, происходящих в процессе демонстрации, хранения и использования документа.

Статья 10. Оригиналы электронного документа В подлинном виде электронный документ существует только в виде записи информации, составляющей электронный документ, на машинном носителе. Все экземпляры электронного документа, зафиксированные на машинном носителе и идентичные друг другу, являются оригиналами.

Статья 11. Копии электронного документа и их удостоверение.

• 1. Формой внешнего представления электронного документа является воспроизведение электронного документа на экране дисплея, на бумажном носителе либо отделимом от машинного носителя объекте в понятной для визуального обозрения и пригодной для восприятия человеком форме.
• 2. Бумажной копией электронного документа является надлежащим образом, удостоверенная внешняя форма представления электронного документа на бумажном носителе. Бумажные копии должны содержать указание на то, что они являются копиями электронного документа.
• 3. Удостоверение внешней формы электронного документа, зафиксированной на бумажном носителе, может осуществляться нотариусом или иным лицом, имеющим право совершать нотариальные действия. [6]

С введением в общественную жизнь электронного документа появляется необходимость создания электронных архивов, библиотек и хранилищ. Необычной и новой идеей стала идея создания электронного правительства.

Электронное правительство — способ предоставления информации и оказания уже сформировавшегося набора государственных услуг гражданам, бизнесу, другим ветвям государственной власти и государственным чиновникам, при котором личное взаимодействие между государством и заявителем минимизировано и максимально возможно используются информационные технологии.

Электронное правительство — система электронного документооборота государственного управления, основанная на автоматизации всей совокупности управленческих процессов в масштабах страны и служащая цели существенного повышения эффективности государственного управления и снижения издержек социальных коммуникаций для каждого члена общества. Создание электронного правительства предполагает построение общегосударственной распределенной системы общественного управления, реализующей решение полного спектра задач, связанных с управлением документами и процессами их обработки.

Электронное правительство является частью электронной экономики, что обуславливает потребности общества в упрощении и совершенствовании современного документооборота.