Инвентаризация материально-производственных запасов

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации проводят инвентаризацию запасов, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Инвентаризация — это уточнение фактического наличия имущества и финансовых обязательств путем сопоставления их с данными бухгалтерского учета на определенную дату.

В соответствии с п. 1 ст. 12 Федерального закона от 21.11.96 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» 1, С. 10, для проверки достоверности сформированной на счетах бухгалтерского учета и включенной в бухгалтерскую отчетность информации производится инвентаризация имущества и финансовых обязательств организации.

Инвентаризация финансовых обязательств — это сверка задолженностей, которые отражены в бухгалтерском учете, с данными договоров, актов сдачи-приемки, налоговыми декларациями и т. д. [13,C.54].

На практике различают несколько видов инвентаризации: частичную, периодическую, полную и выборочную. Количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества, проверяемого при каждой из них, устанавливается организацией, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно. Проведение инвентаризации обязательно в случаях 3, С.9:

• · передачи имущества в аренду, выкупе, продаже;
• · перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года;
• · при смене материально-ответственных лиц;
• · при установлении фактов хищения, злоупотреблений и порчи ценностей;
• · в случае пожара, стихийных бедствий;
• · при реорганизации, ликвидации организации
• · в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.

Инвентаризация производственных запасов в действующих организациях осуществляется в соответствии с правилами не менее одного раза в год перед составлением бухгалтерской отчетности, но не ранее 1 октября отчетного года.

Формально действующими нормативными документами не запрещено проведение инвентаризации на любую удобную для организации дату. Однако более целесообразно начинать плановую инвентаризацию 1-го числа месяца, поскольку именно на эту дату по общеустановленному порядку выводится сальдо по всем синтетическим и аналитическим счетам бухгалтерского учета.

В ЗАО «Аэрофьюэлз Ульяновск» инвентаризация товарно-материальных ценностей проводится перед составлением годовой бухгалтерской отчетности один раз в год по состоянию на 01 октября, где оговаривается в учетной политике.

Для проведения комплекса работ по выявлению фактического наличия запасов, сопоставления их с данными бухгалтерского учета, документальному оформлению фактов несоответствия количества, качества, ассортимента поступающих запасов соответствующим показателям, предусмотренным в договорах (поставки, купли-продажи и другим аналогичным документам), определения причин списания запасов и возможности использования отходов и ряда других аналогичных работ, в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Персональный состав постоянно действующей и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации 4, С. 5, о чем издается распорядительный документ — приказ или распоряжение. В состав комиссий включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты — юристы, инженеры и т. д.4,С.6. В ЗАО «Аэрофьюэлз Ульяновск» на 01 октября 2004 г. была составлена комиссия, утвержденная приказом № 31 от 20.09.2004 г. Председателем комиссии был утвержден управляющий ТЗК — Шарипов Г. С., члены комиссии: бухгалтер материального стола Михеева Н. Н., ведущий специалист коммерческой службы Дейнега Р. А., главный механик-энергетик Рачев В.И.

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы о движении материальных запасов. Материально-ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все приходные и расходные документы сданы в бухгалтерию, или переданы комиссии 4, С. 6. Работники материального отдела бухгалтерии следят, чтобы к началу инвентаризации в карточках складского учета были отражены все операции по движению материалов; по каждому из них выведены остатки на день инвентаризации.

При проведении инвентаризации производственных запасов существуют особенности:

• · запасы заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных;
• · при хранении запасов в разных изолированных помещениях у одного материально-ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение не допускается, и комиссия переходит в другое помещение;
• · не допускается вносить в описи данные об остатках ценностей со слов материально-ответственного лица без обязательного их пересчета, обмера и т. д.;
• · товарно-материальные ценности, поступающие во время инвентаризации, принимаются материально-ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру после инвентаризации;
• · при длительном проведении инвентаризации с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера в процессе инвентаризации могут отпускаться производственные запасы материально-ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

При проведении инвентаризации комиссия в присутствии материально ответственных лиц осуществляет тщательный подсчет, взвешивание или обмер каждого вида материалов и полученные фактические результаты записывает в «Инвентаризационные описи товарно-материальных ценностей» по форме № ИНВ-3 (Приложение П). Инвентаризационные описи заполняются чернилами или шариковой ручкой без помарок и подчисток, или с применением средств вычислительной или другой организационной техники. Исправления ошибок производится путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии. На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения эти ценности записаны. Данные описи содержат информацию об остатках материалов на каждом складе по данным бухгалтерии, в них указаны номенклатурные номера, наименования материалов, единица измерения, учетная цена, остаток материалов по учетным данным. Комиссия определяет фактическое наличие каждого материала на складе и заносит соответствующее значение в графу «Фактическое наличие».

Например: при инвентаризации запасных частей на складе начальника ТУ ТЗК Терентьева С. А. находились: автошины 1500−600−635, номенклатурный номер 946 в количестве 2 штук по цене 15 169 рублей 49 копеек; автолампы, А 21−24 В, номенклатурный номер 999 в количестве 9 штук по цене 5 рублей. Номенклатура соответствовала данным бухгалтерского учета, комиссия излишек и недостач не обнаружила. В результате была оформлена опись по форме №ИНВ-3 (приложение П).

Товарно-материальные ценности, поступающие в организацию в период ревизии, кладовщики приходуют в присутствии комиссии по реестру или товарному отчету уже после инвентаризации. Данные о них заносят в отдельную опись «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации» .

Отпущенные в период ревизии ценности также отражают в отдельной описи «Товарно-материальные ценности, отпущенные в период инвентаризации». В расходных документах председатель комиссии делает соответствующую отметку и ставит свою подпись.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором инвентаризация была закончена, а по годовой инвентаризации, если она проводилась уже в следующем году, — в годовом бухгалтерском отчете, то есть декабрьскими записями.

Данные инвентаризационных описей используются для сопоставления фактического наличия материальных ценностей с учетным наличием. Инвентаризационная опись составляется в двух экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, второй — остается у материально ответственного лица.

Если материально-ответственные лица обнаружат после окончания инвентаризации ошибки в записях, они должны немедленно заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. О допущенной пересортице материально-ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии 4, С. 13. Как правило, причинами пересортицы является недостаточный контроль за соответствием отпускаемого со склада сорта товаров с сортом, указанным в первичных документах, служащих основанием для отпуска товаров со склада.

Период внесения исправительных проводок по выявленным ошибкам определяется исходя из периода совершения ошибки.

Все выявленные расхождения между учетными данными и фактическим наличием имущественных ценностей (включая пересортицу) из инвентаризационных описей переносятся в сличительные ведомости по форме № ИНВ-19 (приложение Ж). Сличительные ведомости оформляются в двух экземплярах работниками бухгалтерии, из которых один остается для хранения в бухгалтерии, а другой передается соответствующим материально-ответственным лицам. Сличительные ведомости подписываются бухгалтером, их оформивших, и доводятся до сведения соответствующих материально-ответственных лиц.

Именно при оформлении ведомости определяется порядок регулирования возникших разниц — либо зачет по пересортице, либо списание в пределах норм естественной убыли на издержки обращения, либо отнесение на виновных лиц, либо списание сверх норм естественной убыли за счет собственных средств организации.

Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия материальных запасов с данными бухгалтерского учета регулируется в соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в РФ.

Излишки материалов, выявленные в ходе инвентаризации, приходуются на счет 10 «Материалы», а соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты. При этом делается запись: Дебет 10 «Материалы» Кредит 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие доходы».

Недостачи материальных ценностей списываются на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» по фактической себестоимости, а по частично испорченным материалам — в сумме определившихся потерь. При недостачи делаются следующие записи, указанные в таблице 10.

Таблица 10-Корреспонденция счетов по недостачи и потерям.

В результате инвентаризации на предприятии уточняются фактическое наличие и оценка материальных ценностей, что необходимо для составления отчетности.