Заполнение сведений о работнике

Сведения о работнике записываются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Фамилия, имя и отчество (полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами), дата рождения указываются на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительского удостоверения). Внесение этих, казалось бы, самых простых сведений сопровождается на практике оформления трудовых книжек значительным количеством ошибок. Нередки случаи написания фамилии, имени и отчества работника «на слух», без строгого соответствия данным паспорта («классическим» примером такого расхождения являются имена Наталия и Наталья, отчества Геннадиевна и Геннадьевна). Встречаются сокращения длинных имен и отчеств, замена их инициалами, что абсолютно недопустимо (п. 2.1 Инструкции).

После внесения в титульный лист фамилии, имени и отчества работника необходимо проверить сделанные записи для выявления возможных ошибок. При их обнаружении не предусмотрено вносить исправления в титульный лист. В этом случае бланк трудовой книжки признается испорченным и подлежит уничтожению по соответствующему акту.

Неточности в трудовой книжке могут привести к проблемам при оформлении пенсий. И, в результате, работники будут вынуждены подтверждать свои права иными документами либо будут устанавливать факт принадлежности им трудовой книжки в судебном порядке.

Поэтому, проставляя свою подпись в титульном листе трудовой книжки, работник должен предварительно внимательно прочитать внесенные в него записи.

Дата рождения записывается полностью: число, месяц, год. Записи дат производятся восемью арабскими цифрами (по две цифры для обозначения числа и месяца, четыре цифры — для года). Например, дата рождения — 04.01.1986.

Запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном образовании) осуществляется только на основании надлежаще оформленных документов (аттестата, удостоверения, диплома).

Запись о незаконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена лишь на основании представленных надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т. п.).

Профессия и/или специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.

Гражданину, еще не имеющему никакой профессии или специальности (например, выпускнику школы), соответствующая строка титульного листа трудовой книжки не заполняется до времени получения работником профессионального образования с присвоением квалификации по соответствующей специальности.

Довольно часто работники организаций и предприятий, получая новые профессии или специальности, со временем просят вписать их наименования в титульный лист трудовой книжки. Следует отметить, что Инструкция этого не предполагает, а в титульном листе не отведено место для перечисления вновь полученных профессий и специальностей. Поэтому установление рабочему второй и последующих профессий или специальностей с указанием присвоенных разрядов отмечается в разделе «Сведения о работе» .

Именно при заполнении строки «Профессия, специальность» допускается самое большое число ошибок. Дело в том, что многие практики не учитывают различие в терминах «специальность» и «квалификация», воспринимая их как равнозначные понятия. Отсюда — типичная ошибка, часто встречающаяся в трудовых книжках: вместо наименования специальности в титульный лист вносят присвоенную выпускнику образовательного учреждения квалификацию (например, вместо специальности «экономика и управление на предприятии (по отраслям)» записывают квалификацию «экономист»). Колобова С. В., Абалдуев В. А. Трудовая книжка: комментарии к нормативным правовым актам //Трудовое право. 2004. № 10.

Следовательно, прежде чем приступить к заполнению титульного листа трудовой книжки, инспектору по кадрам необходимо разобраться в следующих понятиях:

Профессия — это вид трудовой деятельности, определяемый характером и целью трудовых функций. Например, строитель, врач, преподаватель и т. д. Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОК 009−2003 //http://www.ed.gov.ru/prof-edu/sred/rub/okso.doc. Специальность — это более дробное деление профессии, одна из ее разновидностей. Специальность зависит от характера навыков и знаний по данной профессии, приобретенных в процессе специального образования. Например, строитель: плотник, каменщик, маляр; врач: терапевт, хирург, педиатр. Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОК 009−2003 //http://www.ed.gov.ru/prof-edu/sred/rub/okso.doc.

Квалификация — это уровень подготовки, опыта, знаний по данной специальности, определяемый для рабочих разрядами работ, которые они могут выполнять (например, слесарь 3-го разряда), а для служащих — специальным образованием, опытом, занимаемой должностью, званием. Там же. О присвоении квалификации по определенной специальности свидетельствует диплом специалиста.

Хотелось бы отметить, что описанная ошибка происходит не столько от отсутствия знаний у специалистов кадровых служб, сколько от невозможности буквально выполнить все требования Инструкции по заполнению трудовых книжек, т. к. записи должны производиться «без каких-либо сокращений» (п. 1.1), а наименование специальности требует для записи много места, которого явно недостаточно в самом титульном листе. Думается, что государственным инспекторам труда при проверке правильности ведения трудовых книжек необходимо учитывать эту «нестыковку» между Инструкцией, размерами бланка трудовой книжки и наименованиями, содержащимися в Общероссийском классификаторе специальностей по образованию ОК 009−2003, утвержденном Постановлением Госстандарта России от 30.09.2003 № 276-ст (ОКСО). http://www.ed.gov.ru/prof-edu/sred/rub/okso.doc.

Что касается даты заполнения трудовой книжки, то она может не совпадать с датой начала работы в организации, поскольку работодатель обязан вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего в организации свыше 5 дней.

В титульном листе предусмотрены две подписи: владельца книжки, который своей подписью заверяет правильность внесенных сведений, и лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Последняя подпись должна быть проставлена разборчиво. В этой связи специалистам кадровых служб, заполняющим трудовые книжки, целесообразнее не ставить свою личную подпись, а писать разборчиво свою фамилию.

Титульный лист заверяется печатью организации, в которой впервые заполнялась трудовая книжка, или печатью кадровой службы этой организации. Трудовая книжка без печати на титульном листе является недействительной.