Организация учета основных средств на ПЭВМ на базе ППП «Галактика»

Использование персонального компьютера в повседневной работе бухгалтера — это одна из характерных особенностей бухгалтерского учета последних лет. Развитию автоматизированного учета способствуют два обстоятельства: увеличение числа ПЭВМ на предприятиях с постоянным снижением их стоимости и достаточное предложение программных продуктов. Автоматизация начинается с выбора программного продукта, отвечающего потребностям и особенностям учета на конкретном предприятии. Программы различаются функциональностью, полнотой автоматизации учета и другими признаками.

В исследуемом предприятии внедряется комплексная система автоматизации бухгалтерского учета с использованием ППП «Галактика», разработанного корпорацией «Галактика». Данный программный продукт включает в полном объеме функции ведения бухгалтерского учета и оперативного управления хозяйственной деятельностью. Модуль Основные средства «Галактики» в исследуемом предприятии успешно внедряется.

Модуль Основные средства обеспечивает автоматизированное выполнение операций по учету наличия, износа, движения, а также по переоценке объектов основных средств предприятия. Структуру меню модуля можно представить следующей схемой.

КАРТОТЕКА

ведение картотеки;

архив износа и изменений;

ввод пробега транспорта.

ОПЕРАЦИИ

начисление амортизации;

отмена амортизации;

поступление;

внутреннее перемещение;

изменение стоимости;

выбытие;

ввод коэффициентов переоценки переоценка картотеки отмена переоценки.

ОТЧЕТЫ

Инвентарная опись:

• * по МОЛ за отчетный период;
• * по МОЛ на указанную дату;
• * по подразделениям Ведомости износа;
• * по МОЛ;
• * по видам ОС;
• * по всем объектам;
• * по объектам, прибывшим в текущем году;
• * по объектам, выбывшим в текущем году;
• * за интервал;
• * по подразделениям;
• * по подразделениям в разрезе видов.

Ведомости наличия драгоценных металлов:

* инвентаризационная ведомость драгоценных металлов.

Отчет полного износа:

• * сводный отчет износа;
• * по подразделениям;
• * группам и видам ОС.

Движение ОС:

• * по видам ОС;
• * по МОЛ;
• * по подразделениям.

Ведомость переоценки:

• * ведомость переоценки по видам;
• * ведомость переоценки по группам;
• * ведомость переоценки по подразделениям.

Карточка учета движения ОС:

• * по группе ОС;
• * по виду ОС;
• * по МОЛ;
• * по подразделению.

Схема учета основных средств при использовании ППП «Галактика» представлена в приложении 16.

Информационную базу учета основных средств при его автоматизации составляет внешняя (входная) и нормативно — справочная информация. Носителями входной информации являются первичные документы по движению основных средств, рассмотренные в предыдущих параграфах.

Справочники объединяют постоянную или условно постоянную информацию и предназначены для ускорения ввода данных, единообразного понимания данных учета, снижения его трудоемкости. Достоинством данной программы является широкое использование справочной информации.

Перед началом работы с модулем Основные средства необходимо заполнить следующие справочники:

• * подразделения и склады;
• * материально ответственные лица;
• * справочник счетов;
• * корреспонденция счетов;
• * классификатор КАУ;
• * каталог видов ОС;
• * каталог групп ОС;
• * каталог признаков использования ОС;
• * каталог норм амортизации;
• * каталог драгметаллов.

Следующим этапом является создание оперативной базы, т. е. ввод информации о каждом из объектов основных средств. Основным режимом работы в данном модуле является меню «Картотека» — «Ведение картотеки» .

Меню картотека обеспечивает ведение картотеки, выполнение хозяйственных операций, связанных с движением объектов учета основных средств, а также ввод данных о пробеге транспорта для расчета амортизации.

Функция Ведение картотеки позволяет вносить данные объектов учета основных средств в картотеку. При ее активизации на экране появляется двухпанельное окно выбора. В верхней панели, в порядке возрастания инвентарных номеров, отображается перечень карточек по объектам основных средств. Нижняя панель предназначена для просмотра проводок, отражающих хозяйственные операции с объектом учета.

Комбинациями клавиш {ALT+N} и {Ctrl+S} устанавливается режим просмотра и редактирования картотеки по выбранному подразделению.

Ввод данных объекта основных средств производится в двухпанельном окне = Редактирование Инвентарной Карточки" = (приложение 17). В верхней панели (собственно инвентарная карточка) заполняются следующие поля:

Инвентарный номер — вводится с клавиатуры, должен быть уникальным.

Заводской номер, наименование ОС — вводится с клавиатуры.

Группа ОС — выбирается из справочника.

Вид ОС — выбирается из справочника.

Код нормы амортизации — заполняется набором с клавиатуры или выбором из справочника.

Норма амортизации — заполняется автоматически при выборе кода нормы амортизации, либо с клавиатуры.

Подразделение — выбирается из справочника.

МОЛ — выбирается из справочника.

Дата поступления — вводится с клавиатуры.

Дата выбытия — заполняется при выбытии объекта, вводится с клавиатуры.

Дата выпуска — справочное поле, вводится с клавиатуры.

Первоначальная стоимость — вводится с клавиатуры на основании первичного документа, затем может быть изменена. Для того, чтобы увидеть начальное значение первоначальной стоимости, следует воспользоваться комбинацией {Ctrl+ENTER}.

Сумма износа — первоначально вводится из первичного документа вручную, в дальнейшем корректируется автоматически, при переходе к следующему месяцу увеличивается на сумму износа за месяц (включая месяц поступления объекта).

Износ за месяц — рассчитывается автоматически, исходя из значений первоначальной стоимости и нормы амортизации, при выполнении функции Начисление амортизации.

Операция начисления амортизации — выбор типовой хозяйственной операции из справочника (каталога типовых хозяйственных операций) для автоматического формирования проводок при начислении амортизации.

Проводки по начислению амортизации основных средств формируются автоматически при выполнении функции Начисление амортизации.

Завершающим этапом учетного процесса является формирование и печать учетных регистров и отчетов.

С помощью функции Отчеты можно сформировать широкий спектр отчетных документов по основным средствам предприятия. Большинство отчетов может быть получено в различных разрезах, выбор которых производится в соответствующем подменю. В качестве примеров см. приложения:

N 9 — Ведомость износа основных средств по видам.

N 10 — Карточка учета движения основных средств по группе основных средств (ОС-8).

N 11 — Карточка учета движения основных средств по виду основных средств (ОС-8).

N 12 — Ведомость наличия и движения основных средств в разрезе видов.

При проведении инвентаризации основных средств можно сформировать приказ о проведении инвентаризации (приложение 14), сличительная ведомость результатов инвентаризации (приложение 15).