Государственный учет и учетные документы архива

Понятие государственного учета

Государственный учёт документов Государственного архивного фонда — это определение их количества в установленных единицах учёта и отражение этого количества в учётных документах.

Учёт документов государственных архивов является средством обеспечения их сохранности и контроля за их наличием, закрепляет организацию документов по определённым классификационным комплексам, обеспечивает возможность их адресного поиска.

Учёту подлежат все хранящиеся в архиве документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, копии документов страхового фонда и копии фонда использования, а также описи дел.

Учёт документов в государственных архивах строится на основе принципов централизации, преемственности учётных документов на всех стадиях работы (в делопроизводстве, в ведомственном и государственном архивах), динамичности.

Централизация и преемственность учёта достигается строгой регламентацией системы учётной документации, требований к её заполнению; единым методическим руководством.

Динамичность обеспечивается оперативным внесением изменений в учётные документы и периодическим представлением сведений об изменениях в составе и объёме фондов в Центральный фондовый каталог Главного архивного управления при Совете Министров СССР, каталоги главных архивных управлений союзных республик, архивных управлений (отделов) автономных республик, архивных отделов краёв и областей.

Учёт документов в государственных архивах осуществляется централизованно специальным подразделением или специально выделенным сотрудником. В государственных архивах, кроме централизованного учёта, ведётся учёт документов в каждом архивохранилище. Порядок ведения учёта, вспомогательные формы учётной документации, порядок внесения изменений в учётные документы архива, а также передачи соответствующих учётных документов из архивохранилища в подразделение централизованного учёта регламентируются приказом директора архива.

С целью правильной организации учёта в архиве составляется схема учёта, в которой последовательно (в графической форме) отражаются все этапы работы по учёту при приёме (или выбытии) дел, с указанием по каждому этапу где, какие учётные документы и кем заполняются; отражается взаимосвязь централизованного учёта и учёта по архивохранилищам.

Таким образом, учет складывается из следующих этапов:

• — подсчета количества документов в архиве;
• — регистрация сведений о количестве документов во «внутренних» учетных документах архива;
• — заполнение на их основе документов централизованного государственного учета, которые представляются в органы управления архивным делом субъектов федерации;
• — составление в органах управления архивным делом сводных документов централизованного государственного учета и представление их в Росархив.

Централизованный государственный учет документов — это система учета, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве архивных документов.

Научный учет документов осуществляется, исходя из следующих принципов Козлов В. П. Российское архивное дело. — М., 1999. — С. 34.:

• 1) централизации учета — регламентация взаимодействия Федеральной архивной службы с учреждениями, создающими и хранящими документы государственной части АФ РФ, и собственниками документов негосударственной части АФ РФ;
• 2) унификации учета — преемственность учета архивных документов на всех этапах работы с ними (единство учетных документов);
• 3) динамичности учета — любое движение документов архива (поступление, выбытие, описание) должно быть своевременно отлажено в учетных формах;
• 4) полноты и достоверности государственного учета — документы, давно уничтоженные, а также такие, которые, якобы, поступили на комплектование, не должны числиться хранящимися.

Цифры учетных форм должны отражать реальное количество документов в архиве, иначе будет искажена вся статистическая картина отрасли.

Основными единицами учёта являются: архивный фонд, архивная коллекция, единица хранения.

Единицей учета Архивного фонда РФ называется единица измерения количества документов.

Единицами учета Архивного фонда РФ являются Организация учета использования документов в государственных архивах. — М., 1987. — С. 21.:

• — архивный фонд (а также приравненная к нему архивная коллекция);
• — единица хранения;
• — отдельный обособленный документ.

Например: объем документов ЦГАДА (РГАДА) на 1989 г. Составляет 1383 фонда и 3 333 104 единицы хранения.