Что необходимо для построения электронного документооборота

Электронный документооборот — это совокупность технологий, не только значительно оптимизирующих, но и существенным образом изменяющих работу органа власти. И совершенно очевидно, что система подобного масштаба не может быть внедрена «с нуля», поскольку, затронув почти все основные стороны деятельности, внедрение может вызвать долговременный паралич в деятельности органа власти. Причем сбои в работе возникнут не только в автоматизируемом органе власти, но и как следствие — в нижестоящих. Таким образом, перед развертыванием системы электронного документооборота и делопроизводства нужно взвешенно оценить готовность всех затрагиваемых органов государственной власти и местного самоуправления к качественно новым технологиям.

Внедрение электронного документооборота в органе государственной власти или местного самоуправления требует для всех служащих, участвующих в работе с документами, наличия:

• · средств вычислительной техники, адекватных по производительности внедряемому ПО документооборота; обязательна 100%-ная оснащенность персональными компьютерами всех работников органа власти, работающих с документами;
• · средств связи адекватной пропускной способности между всеми рабочими местами;
• · автоматизированной системы делопроизводства, использующей программное обеспечение, допускающее переход к электронному документообороту;
• · психологической готовности руководителей к использованию электронных аналогов собственноручной подписи на документе;
• · служб и технических возможностей перевода входящих бумажных документов в электронную форму.

Всегда следует помнить, что при развертывании электронного документооборота все служащие, по тем или иным причинам не имеющие постоянного доступа к электронным документам при помощи используемых средств вычислительной техники, фактически перестают принимать какое-либо участие в работе органа власти. Все служащие, до которых документы будут доходить в неэлектронном виде, смогут с ними лишь ознакомиться. Какое-либо участие в работе над документами, даже простое визирование или обсуждение, автоматически будет требовать наличия персонального средства вычислительной техники (СВТ), имеющего доступ к системе ЭДД.

Запуск любой комплексной информационной системы требует не только установки оборудования и настройки ПО, но и перестройки бизнес-процессов и переобучения служащих. Чем ниже объем изменения бизнес-процессов при внедрении системы — тем выше шанс соблюдения сроков внедрения, а подчас и вообще запуска системы. Поэтому комплексные информационные системы всегда внедряют по частям, последовательно автоматизируя относительно замкнутые области деятельности, впоследствии объединяя их интеграционной системой.

С технологической точки зрения система электронного документооборота представляет собой интеграционную систему, охватывающую делопроизводство и подготовку документов и связывающую их с внешней средой электронного обмена. Таким образом, для повышения шансов завершения автоматизации органа власти в нужные сроки необходимо предварительное внедрение систем автоматизированного делопроизводства и средств организации коллективной работы при подготовке документов. Фактически внедрения системы автоматизированного делопроизводства и документооборота, описанной в разделе «Документооборот и делопроизводство в органе власти».

Предварительное внедрение и эксплуатация САДД позволит не только облегчить технологическое внедрение ЭДД, но и познакомит на практике государственных служащих с понятием электронного документа, пересылки электронных документов и автоматическими системами контроля исполнения. Зачастую психологическая готовность оказывается важнее наличия необходимого технического обеспечения. Технологически же использование в обеих системах родственного современного универсального программного обеспечения от одного производителя позволит более качественно перенести бизнес-процессы документооборота в полностью электронную форму.

Основной технологической проблемой для государственных служащих при переходе к электронному документообороту является использование электронного аналога собственноручной подписи на документах. Без понимания и внедрения этой технологии невозможно перейти на полностью безбумажную обработку документов в органах государственной власти и местного самоуправления.

Полного перевода приема входящих и рассылки исходящих документов на безбумажную технологию не требуется. Подобное ограничение может являться нарушением прав отдельных граждан, не имеющих доступа к средствам вычислительной техники и Интернету. Классические функции регистрации входящих бумажных документов с традиционными подписями заявителей также являются атрибутами системы электронного документооборота. Это необходимо для исключения «информационного неравенства». Если не уделять должного внимания решению этой проблемы, то граждане, лишенные доступа к средствам вычислительной техники и Интернету, останутся позади в движении к информационному обществу.