Особенности организации экспертизы ценности документов

Понятие «экспертизы ценности документов». Нормативно-методическая регламентация

Экспертиза ценности документов — важное звено в организации документооборота предприятия в целом. Это составляющая многих процессов, связанных с разработкой номенклатуры дел, с дачей дел в архив, их уничтожением. Экспертиза лежит в основе определения сроков хранения документов и выделения особо ценных дел организации. Без экспертизы ценности невозможно построить работу с документами в современной организации (9, с. 37).

Понятие «экспертизы ценности документов» является центральным, фундаментальным в понятийной системе документоведения.

Документы, создающиеся в процессе деятельности учреждений, организаций, фирм содержат информацию, ценность которой различна. С экономической точки зрения хранить все документы нецелесообразно, так как для них потребуются большие помещения, оборудования, штаты специальных работников. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов — определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов Экспертиза ценности документов — это изучение состава и содержания документов учреждения на основании критериев ценности документов в целях определения сроков их хранения и отбора документов на их дальнейшее хранение (14, с. 37).

ГОСТ Р 51 141−98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» рассматривает понятие «экспертизы ценности документов» как «отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев» (1).

В свою очередь, Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» определил экспертизу ценности документов как «изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации» (4).

В Энциклопедии делопроизводства экспертиза ценности документов определяется как «изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение» (24) .

С точки зрения Т. А. Быковой экспертизой ценности документов называется изучение документов на основе принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для хранения (10, с. 24).

По мнению В. А. Кудряева наиболее тесно именно регистрация связана с изучением ценности документов для определения сроков хранения (и отбора части из них для длительного и постоянного хранения). Такая деятельность в системе управления получила профессиональный термин «экспертиза ценности документов» (21, с. 194).

Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется по результатам экспертизы ценности на основании принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документа При отнесении документов к составу Архивного фонда Российской Федерации учитывается фактор степени полноты и сохранности фонда. Экспертиза ценности документов проводится на основе:

• ? действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления;
• ? типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;
• ? нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела.

В соответствии с действующим законодательством нормативно — правовое обеспечение экспертизы ценности документов поручено Федеральной архивной службе России. Согласно ст. 6 основ законодательства РФ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 27.10.2004 № 125 «Архивные документы включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании экспертизы ценности документов» (4).

Этот нормативно — правовой акт закрепил основополагающие права Федеральной архивной службы России по вопросам отнесения документов к составу Архивного фонда РФ Основные виды нормативных документов, являющиеся основанием для определения сроков хранения документов:

• ? типовые перечни документов со сроками хранения;
• ? перечни документов постоянного хранения, подлежащих приему в государственные (муниципальные) архивы, которые разрабатываются и утверждаются Федеральной архивной службой России;
• ? ведомственные (отраслевые) перечни документов со сроками хранения.

Для определения сроков хранения документов используются специальные справочники, называемые перечнями документов со сроками хранения. Они бывают нескольких видов. Каждая служба ДОУ должна иметь Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Если в организации откладываются чертежи и другие научно-технические документы, надо иметь Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы России.

Конечно, типовые перечни не могут полно охватить всю документацию различных отраслей. Поэтому на базе типовых перечней разрабатываются министерствами и ведомствами перечни, охватывающие документацию учреждений их системы. Ведомственные перечни дают наиболее полное и систематическое перечисление документации, образующейся в деятельности ведомственной системы. Поэтому, если ведомственный перечень есть, им следует воспользоваться при установлении сроков хранения документов в первую очередь.

Таким образом, экспертиза ценности документов играет важную роль для деятельности любой организации. Так как изучает состав и содержание документов организации на основании критериев ценности документов в целях определения сроков их хранения и отбора документов на их дальнейшее хранение. В состав ноучно-методической регламентации входят: типовые перечни документов со сроками хранения; перечни документов постоянного хранения; ведомственные (отраслевые) перечни документов со сроками хранения.