Общие правила проведения инвентаризации

Основанием для проведения инвентаризации является приказ (приложение 1) или другой документ руководителя организации (постановление, распоряжение).

К началу проведения инвентаризации должна быть закончена обработка всех документов по поступлению и расходу ценностей, сделаны записи в аналитическом учете и выведены остатки на день инвентаризации. Перед началом инвентаризации у материально ответственных лиц берутся подписки о том, что все документы, которые относятся к приходу и расходу ценностей, сданы в бухгалтерию и что нет неоприходованных и несписанных ценностей. Наличие такой расписки предупреждает выписку подложных документов материально ответственными лицами в случаях обнаружения недостач или излишков.

Перед тем как начать проведение инвентаризации все товарно-материальные ценности должны быть разложены по наименованиям, сортам, размерам. К товарно-материальным ценностям должны быть прикреплены ярлыки со сведениями, которые их характеризуют (масса, количество и т. д.).

Руководитель организации должен создать все условия, которые обеспечат полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перемещения и перевешивания грузов, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяет руководитель организации, за исключение случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Проведение инвентаризации обязательно:

при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при приобретении государственного или муниципального унитарного предприятия;

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

при смене материально ответственных лиц;

при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

в случаях стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

при реорганизации или ликвидации организации;

в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Инвентаризация проводится в несколько этапов:

Первый этап — обязательный подсчет, взвешивание, обмер материальных ценностей, оформление инвентаризационных ведомостей или описей (приложение 2,4).

Второй этап — оценка выявленных, подсчитанных и описанных средств по первоначальной или измененной оценке.

Третий этап — выявление расхождений фактического наличия с данными бухгалтерского учета, установление причин расхождений, заполнение сличительной ведомости (приложение 3,5).

Четвертый этап — оформление результатов инвентаризации и отражение расхождений в учете и отчетности того месяца, в котором закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации — в годовом бухгалтерском отчете.

Для проведения инвентаризации на предприятии создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. В состав этой комиссии входят представители организации, главный бухгалтер и другие специалисты (экономисты, техники и т. д.). Также в составе инвентаризационной комиссии могут быть представители службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.

Если хотя бы один член из комиссии отсутствует при проведении инвентаризации, то результаты этой проверки можно признать недействительными.

Наличие средств в натуре проверяют в присутствии материально ответственного лица. Все результаты подсчета, взвешивания, обмера записывают в акты инвентаризации или инвентаризационные описи:

Таблица 1.

Формы инвентаризационных описей (актов).

Инвентаризационная опись составляется не менее чем в двух экземплярах, которые подписывают все члены комиссии. На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, которые записаны на данной странице, вне зависимости от единиц измерения. Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны подписать все члены комиссии и материально ответственные лица. На каждой описи материально ответственные лица подтверждают, что у них нет претензий к комиссии и что все проверенные ценности приняты ими на хранение.

После того как инвентаризация проведена описи сдаются в бухгалтерию, где их проверяют и сравнивают фактическое наличие средств с данными бухгалтерского учета. Результаты сравнения записывают в сличительную ведомость.

Таблица 2.

Формы для учета результатов инвентаризации.

В сличительной ведомости указывают фактическое наличие средств по данным инвентаризации, наличие средств по данным учета и результаты сравнения — излишки и недостачи.

Если после проведения инвентаризации материально ответственные лица обнаруживают ошибки в описях, то они должны немедленно (до открытия помещения, где проводилась инвентаризация) заявить об этом представителю инвентаризационной комиссии. После этого комиссия проверяет указанные факты и в случае их подтверждения производит исправление ошибок в установленном порядке.