Правила документооборота и технология обработки учетной информации

Правила документооборота определяются формой счетоводства, принятой в организации (или выбранной — для вновь созданных организаций), а также объемом производственной или торговой деятельности и особенностями технологического процесса.

Поэтому невозможно сформулировать какие-либо унифицированные требования или правила по организации документооборота для всех организационно-правовых форм предприятий и видов предпринимательской деятельности. Законодательными и нормативными документами сформулированы лишь общие положения, которые должны быть выполнены при разработке данного раздела учетной политики.

Перечень лиц, имеющих право подписи При определении правил документооборота должен быть утвержден перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов. Право утверждения такого перечня предоставлено исключительно руководителю организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами (п. 3 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете). Следовательно, в учетной политике целесообразно определить перечень таких документов. Несмотря на кажущуюся очевидность того, какие документы следует относить к денежным, на практике могут возникнуть вопросы. Например, является ли таким документом авансовый отчет, представляемый подотчетным лицом в случае, когда перерасхода по авансу нет, к какому виду операций следует отнести движение ценностей, числящихся на счете 50, субсчет «Денежные документы», и т. д.

Кроме того, п. 14 Положения по ведению бухгалтерского учета установлено, что без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься. Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту. Это значит, что при необходимости должны быть составлены перечни расчетных документов, а также обязательств, под которые организация осуществляет финансовые вложения.

При необходимости передоверить право подписи уполномоченному лицу данное лицо также должно быть указано в учетной политике. В этом случае речь идет в первую очередь о праве подписи банковских документов. По нашему мнению, в учетной политике нет необходимости указывать конкретную фамилию должностного лица, которое является уполномоченным, достаточно указать должность по штату или штатному расписанию (например, заместитель руководителя). Эта мера позволит избежать вопросов, связанных с внесением изменений в учетную политику в случае изменения должностного положения работников. Что же касается ответственности уполномоченных лиц, то она определяется не учетной политикой, а законодательными актами.

Момент составления документов Так как п. 4 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете определено, что первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания, то целесообразно при разработке учетной политики определить, какие группы документов составляются непосредственно при совершении хозяйственных операций, а какие — по их окончании. Здесь же уместно определить круг лиц, ответственных за своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных.

Обращаем внимание на то, что требование составления первичных документов сразу после окончания операции не распространяется на реализацию товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно-кассовых машин. В соответствии с п. 15 Положения по ведению бухгалтерского учета в этом случае допускается составление первичного учетного документа не реже одного раза в день по его окончании на основании кассовых чеков.

График документооборота Весьма эффективной может оказаться разработка графика документооборота — направление движения документов и сроки их представления в соответствующие подразделения организации (например, от цеховых кладовых до центральной бухгалтерии).

Эффективность такого графика может быть обусловлена тем, что сроки обработки некоторых первичных документов непосредственно влияют на размер оборотных средств.

Например, оформление отгрузочных документов на готовую продукцию (при последующей оплате) на один день быстрее, чем по ранее действовавшему графику, позволит сократить период оборота денежных средств и соответственно уменьшить потребность в их количестве.

Сокращение сроков оформления расходных документов, необходимых для выдачи в производство материально-производственных запасов, позволяет сократить либо размер складских запасов, либо остаток незавершенного производства.

Если для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях в организации предусмотрено составление сводных учетных документов (п. 6 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете), перечень и формы таких документов также должны быть указаны в учетной политике организации.

В соответствии с п. 22 Положения по ведению бухгалтерского учета содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной, а в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, — государственной тайной. Это значит, что при разработке учетной политики целесообразно определить уровни доступа работников к бухгалтерской информации. За основу здесь также следует брать должностные обязанности. Следовательно, в перечне лиц, допущенных к той или иной информации, надо указывать занимаемые должности, а не фамилии должностных лиц.

При формировании данного подраздела учетной политики следует иметь в виду, что организация налогового учета (предусмотренная главой 25 НК РФ) предполагает разработку форм аналитического учета, некоторого уточнения функциональных обязанностей счетных работников, а также организации документооборота (разработки графика документооборота или проведения иных мероприятий). Вопросы документального обеспечения налогового учета целесообразно излагать в соответствующем разделе учетной политики организации. Здесь же нужно сделать ссылку на этот раздел.

Состав регистров бухгалтерского учета При формировании такого элемента учетной политики организации для целей бухгалтерского учета, как состав регистров бухгалтерского учета, необходимо учитывать возможные требования налоговых органов при проведении очередных налоговых проверок.

При проведении выездной налоговой проверки налоговые органы вправе истребовать у налогоплательщика документы, служащие основанием для исчисления и уплаты налогов, и иные необходимые для проверки документы в порядке, установленном ст. 93 НК РФ (подп. 1 п. 1 ст. 31 НК РФ и п. 12 ст. 89 НК РФ). Так как первичная информация для исчисления налогов и сборов содержится в регистрах бухгалтерского учета, на практике процитированные нормы означают, что налоговые органы вправе истребовать и необходимые (по их мнению) регистры бухгалтерского учета.

При этом в п. 12 ст. 89 НК РФ сказано, что налогоплательщик обязан обеспечить должностным лицам налоговых органов, проводящим выездную налоговую проверку, возможность ознакомиться с документами, связанными с исчислением и уплатой налогов. Отказ проверяемого лица от представления запрашиваемых налоговым органом при проведении налоговой проверки документов или непредставление их в установленные сроки признается налоговым правонарушением и влечет ответственность, предусмотренную ст. 126 НК РФ. При определенных условиях таким отказом может быть признано отсутствие учетных регистров, которые, по мнению налоговых органов, должны вестись в проверяемой организации.

В подобной ситуации, по нашему мнению, можно сослаться на мнение Минфина России, выраженное в письме от 11.05.2010 N 03−02−07/1−228.

Финансисты указали, что при проведении выездной налоговой проверки налоговый орган вправе проверить регистры бухгалтерского и налогового учета, которые ведутся в установленном порядке и с учетом учетной политики, которая для целей налогообложения определена как выбранная налогоплательщиком совокупность допускаемых НК РФ способов (методов) определения доходов и (или) расходов, их признания, оценки и распределения, а также учета иных необходимых для целей налогообложения показателей финансово-хозяйственной деятельности налогоплательщика.

Другими словами, налоговые органы не имеют права требовать представления дополнительных учетных регистров, не указанных в учетной политике организации для целей бухгалтерского учета, но при условии, что представленные учетные регистры содержат всю необходимую информацию для формирования налоговой базы по тем налогам, по которым проводится выездная налоговая проверка.