Учет дебиторской задолженности

Дату отражения дебиторской задолженности в учете и ее размер определяют по правилам, установленным двумя документами.

Во-первых, это Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Согласно ему, все хозяйственные операции нужно своевременно регистрировать на счетах бухгалтерского учета на основании первичных документов. Первичный учетный документ составляют в момент совершения операции или непосредственно после ее окончания. Следовательно, дебиторскую задолженность надо отразить в учете, как правило, после выполнения организацией-кредитором товарной части сделки, то есть после отгрузки продукции (выполнения работ, оказания услуг).

Во-вторых, это Положение по бухгалтерскому учету «Доходы организации» (ПБУ 9/99), утвержденное Приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. N 32н. В соответствии с ним сумму дебиторской задолженности определяют исходя из цены договора между покупателем (заказчиком) и продавцом (подрядчиком). Если цена в договоре не предусмотрена и не может быть установлена, то дебиторскую задолженность определяют по цене продажи аналогичной продукции (товаров, работ, услуг). При продаже продукции на условиях коммерческого кредита (отсрочка и рассрочка платежа) дебиторскую задолженность отражают вместе с начисленными процентами.

Сумму дебиторской задолженности по товарообменным сделкам отражают в учете исходя из стоимости товаров (ценностей), полученных фирмой в обмен. При этом такие товары (ценности) учитывают по цене, которую в сравнимых обстоятельствах фирма использует для определения стоимости аналогичных товаров. Если это невозможно сделать, то сумму дебиторской задолженности определяют по стоимости переданной фирмой продукции.

На размер дебиторской задолженности влияют курсовые разницы. Они возникают, если цены товаров (работ, услуг) установлены в условных денежных единицах, а оплата производится в рублях. Дебиторская задолженность может со временем увеличиваться (при возникновении положительной курсовой разницы) и уменьшаться (при возникновении отрицательной курсовой разницы).

Дебиторскую задолженность в иностранной валюте (в том числе подлежащую оплате в рублях), пересчитывают в рубли по курсу, который действовал на дату совершения операции в иностранной валюте и на каждую отчетную дату.

Организации, которые установили в договоре поставки особый момент перехода права собственности на продукцию, могут определять в учете выручку (и дебиторскую задолженность) на дату исполнения особых условий перехода права собственности. Такой датой могут быть день поступления денег в оплату отгруженной продукции, день доставки товаров в определенное место и т. д.

Таким образом, существует два варианта учета дебиторской задолженности.

Первый вариант - задолженность учитывают на дату отгрузки продукции и предъявления кредитором расчетных документов покупателю (заказчику) к оплате. В этом случае дебиторскую задолженность оценивают в размере выручки — договорной стоимости отгруженной продукции.

Если ваша организация отгрузила покупателю товары (продукцию), то после перехода к нему права собственности сделайте проводку:

Дебет 62 Кредит 90−1

— отражена задолженность покупателя за отгруженные товары (продукцию).

Если ваша организация выполнила для заказчика работы (оказала услуги) и заказчик их принял, сделайте запись:

Дебет 62 Кредит 90−1

— отражена задолженность заказчика за выполненные работы (оказанные услуги).

Отразить задолженность покупателя (заказчика) нужно независимо от того, получили вы деньги за проданные товары (работы, услуги) или нет.

Второй вариант — дебиторскую задолженность учитывают на дату выполнения определенных условий, установленных договором (например, доставки до указанного места, оплаты и т. д.). В этом случае дебиторскую задолженность до выполнения условий, установленных договором, оценивают по фактической себестоимости отгруженной продукции (по фактическим производственным затратам; по стоимости сырья, материалов и полуфабрикатов). После выполнения условий договора дебиторскую задолженность оценивают в размере договорной стоимости отгруженной продукции.

При отгрузке покупателю товаров (готовой продукции) по договору с особым переходом права собственности сделайте проводку:

Дебет 45 Кредит 41 (43)

— отгружены товары (готовая продукция) по договору с особым переходом права собственности.

Задолженность покупателя по договору с особым переходом права собственности отражайте только после оплаты (доставки и т. п.) товаров (продукции). Для этого сделайте записи:

Дебет 62 Кредит 90−1

— отражены выручка от продажи товаров (готовой продукции) и дебиторская задолженность покупателя;

Сумму задолженности, которую учитывают на дату оплаты товаров (продукции), в балансе не отражают, поскольку после поступления денег она гасится.

Дебет 50 (51) Кредит 62

— поступили деньги от покупателя.

Списание и погашение дебиторской задолженности

Погашение дебиторской задолженности происходит в порядке, определенном договором. При поступлении от покупателя (заказчика) денег в оплату задолженности сделайте проводку:

Дебет 50 (51, 52…) Кредит 62

— поступили средства от покупателя (заказчика) в оплату продукции (товаров, работ, услуг).

В двух случаях дебиторскую задолженность надо списать:

• — если истек срок исковой давности (три года с момента, когда должник должен был исполнить свои обязательства, но не сделал этого);
• — если вам стало известно о нереальности долга для взыскания (например, должник обанкротился или ликвидирован).

Сумму списанной задолженности в бухгалтерском учете отразите в составе прочих расходов:

Дебет 91−2 Кредит 62

— списана задолженность покупателя (заказчика) в связи с истечением срока исковой давности.

Списанную задолженность надо учитывать на забалансовом счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» в течение пяти лет. Поэтому после ее списания сделайте запись:

Дебет 007.

— дебиторская задолженность учтена на забалансовом счете.

После списания или погашения задолженности по строке 230 или 240 баланса ее не отражают.

Покупатель может рассчитаться за приобретенный товар уже после того, как дебиторская задолженность была списана и НДС уплачен в бюджет.

В этом случае поступившую сумму учтите в составе прочих доходов:

Дебет 51 Кредит 91−1

— поступили деньги от покупателя.

Погашенную дебиторскую задолженность списывают с забалансового учета проводкой:

Кредит 007

— списана с забалансового счета дебиторская задолженность.

В старой форме баланса до 2011 года учитывалась отдельно краткосрочная дебиторская задолженность и долгосрочная дебиторская задолженность. Долгосрочной считалась задолженность свыше 12 месяцев.

В новой форме бухгалтерского баланса не содержится информация о дебиторской задолженности по срокам погашения более 12 мес. и в течение 12 мес. с выделением из общей суммы задолженности краткосрочной и долгосрочной, в том числе долгов покупателей и заказчиков.

Такая детализация информации дебиторской задолженности предусмотрена в пояснениях к бухгалтерскому балансу и отчету о прибылях и убытках «Наличие и движение дебиторской задолженности» (представлена информация за отчетный и предыдущий годы об остатках долгосрочной и краткосрочной дебиторской задолженности, поступлении и выбытии задолженности, остатках резерва по сомнительным долгам на начало и конец отчетного периода, причитающихся процентах, штрафах и иных начислениях, списании задолженности на финансовый результат, восстановлении резерва по сомнительным долгам, переводе долгосрочной задолженности в краткосрочную).

В пояснениях к бухгалтерскому балансу по новой форме «Просроченная дебиторская задолженность» представлена как информация о просроченной задолженности (по ее видам), учтенной по условиям договоров, и о балансовой стоимости дебиторской задолженности.

Анализ данных о дебиторской задолженности, представленных в новой бухгалтерской отчетности, содержит большой объем полезной информации для объективной оценки качества дебиторской задолженности, что позволит принимать обоснованные решения по оптимизации задолженности и для принятия мер по ее погашению.