Документы по личному составу. 
Классификация документов по личному составу

Документы по личному составу — архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем. Достаточно краткое определение документов по личному составу включает в себя значительный комплекс определенных видов и разновидностей документов, фиксирующих в том числе и отношения, выходящие за рамки понятия трудовых.

Термин «документы по личному составу» является весьма обобщенным названием обширного массива документов, которые образуются в процессе документирования взаимоотношений государства и отдельных граждан.

В архивоведении не существует нормативно регламентированной классификации данной категории документов на группы, комплексы.

С небольшими дополнениями схема классификации выглядит следующим образом:

• 1. Документы, фиксирующие трудовую деятельность человека: приказы по личному составу, записки о приеме, увольнении, перемещении, списки работников, личные дела, личные карточки по форме Т-2, трудовые книжки, трудовые договоры, контракты.
• 2. Документы, отражающие финансовую сторону трудовой деятельности человека: штатные (штатно-списочный состав) расписания, лицевые счета (налоговые карточки, документы индивидуального (персонифицированного) учета), ведомости на получение заработной платы, единовременные трудовые соглашения, документы (ведомости, справочники, сетки) по тарификации, документы об установлении персональных окладов, ставок, надбавок.
• 3. Документы, фиксирующие производственно-трудовой травматизм, а также удостоверяющие работу человека в условиях вредного производства и дающие право на льготы, получение льготной пенсии, в том числе и по инвалидности: коллективный договор, документы (акты, заключения, протоколы) о производственных авариях и несчастных случаях, акты расследования профессиональных отравлений, заболеваний, списки работающих на производстве с вредными условиями труда, перечни профессий с вредными условиями труда, разработанными на предприятии, табели (подземные табели) и наряды работников вредных профессий, журналы инструктажа по технике безопасности и др.
• 4. Документы, фиксирующие образование, повышение квалификации: списки работников с высшим и специальным образованием и карточки их учета, подлинные личные документы, удостоверяющие образование, протоколы заседаний государственных экзаменационных комиссий, протоколы заседаний и постановления аттестационных и квалификационных комиссий.
• 5. Документы, фиксирующие должностные и иные заслуги человека: списки награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий, документы (характеристики, автобиографии, выписки решений и др.) о представлении к государственным и ведомственным наградам, присвоению ученых степеней, званий, присуждению премий, протоколы заседаний специализированных советов по защите диссертаций и присуждению ученых степеней.
• 6. Учетные документы, фиксирующие факт совершившегося события, создания документов или их выдачи: книги регистрации актов гражданского состояния, книги прописки (домовые книги), документы сплошных, выборочных, единовременных переписей, документы и книги учета нотариальных действий, карточки, журналы учета награжденных лиц, книги регистрации приказов по личному составу, учета личных дел, книги регистрации несчастных случаев, учета аварий, выдачи трудовых книжек, дипломов, аттестатов, свидетельств и т. д.
• 7. Особую группу документов по личному составу составляют личные дела граждан, которые в свою очередь можно разделить на подгруппы:
  • — личные работников;
  • — личные (наградные) дела;
  • — личные дела по аттестации (аттестационные дела);
  • — личные дела учащихся, студентов, аспирантов;
  • — личные дела по усыновлению детей;
  • — регистрационные дела безработных, получавших пособие по безработице;

личные (учетные) дела пострадавших;

личные дела пенсионеров (пенсионные дела);

персональные дела членов партии;

выездные дела;

судебно-следственные дела;

истории болезней.

Наиболее многочисленной является документация, сопровождающая процессы движения кадров на предприятии. Под движением кадров условно понимается:

прием, перевод и увольнение работников;

предоставление отпусков;

командирование.

При приеме на работу фиксируются основные анкетно-биографические данные работника, условия его приема и оплаты труда. Вся эта информация может в дальнейшем меняться, поэтому к документации, оформляющей процессы движения кадров, можно отнести документы об изменении анкетно-биографических данных, условий и оплаты труда.

Рассмотрим отдельно процедуры, выполняемые кадровой службой при оформлении движения персонала предприятия, и создаваемые при этом документы.

Прием на работу не допускается без предъявления трудовой книжки и паспорта. Для военнообязанных предусмотрено предъявление военного билета.

Основанием приема на работу является заключенный письменно трудовой договор (контракт). Поступающие на работу пишут личное заявление с просьбой о приеме. При необходимости заполняется личный листок по учету кадров (анкета) и составляется автобиография.

Приказы по личному составу.

Приказы по личному составу имеют свои особенности. Они оформляются отдельно от приказов по основной деятельности в соответствии с новыми унифицированными формами, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 30.10.87 № 7141.

Приказ по личному составу фиксирует сведения о кадрах:

прием на работу;

перемещение по работе;

увольнение с работы;

установление должностных окладов;

отпуска;

командировки;

изменение фамилии;

поощрения;

взыскания и т. д.

Особенности приказа по личному составу. Допустимы разные варианты его оформления (оговоренные в инструкции):

Номер (индекс) пишется с буквой «к», что значит приказ по кадрам.

Заглавие — «По личному составу» .

Констатирующей части в приказе может не быть.

Распорядительные пункты оформляются в последовательности — прием на работу, перевод и перемещения, установление разрядов, предоставление отпусков и т. д.

Каждому пункту приказа дается основание (заявление сотрудника, докладная записка и т. д.).

В приказе (пункте) о приеме на работу следует указывать на какую должность, в какое подразделение, с какой оплатой и с какого числа оформляется работник, при необходимости — вид работы (постоянная, временная, по совместительству и т. д.), особые условия работы (материальная ответственность и т. п.).

При переводе сотрудника на другую работу в приказе указываются вид и причина перевода, устанавливаемый оклад; в случае временного перевода на вышестоящую должность дается ссылка на представление руководителя структурного подразделения. При поощрении сотрудника в основании к приказу дается ссылка на представление руководителя структурного подразделения; при наложении взыскания — ссылка на докладную записку руководителя структурного подразделения. При предоставлении отпуска в приказе следует указать общее количество рабочих дней, дату ухода и возвращения, за какой период предоставлен отпуск. При увольнении — причина (со ссылкой на статью ТК) и дата.

Фамилии, имена и отчества пишутся полностью.

Благодарности и взыскания оформляются отдельными приказами.

К тексту приказа по личному составу предъявляются особые требования: формулировки должны быть четкими, точными, так как они отражают трудовые права работников.

Приказы по личному составу готовятся отделами кадров или должностными лицами, которым поручено вести документы по кадрам, если нет отдела кадров.

Приказы вступают в силу с момента их подписания.

Вместе с тем в распорядительной части текста приказа встречаются пункты со своими сроками вступления в силу приказа. Например, приказ подписан 13 сентября, а назначение работника на должность произведено 5 октября.

Нумеруются приказы в течение календарного года.

Приказы визируются юристом, заместителем директора по кадрам. Начальник отдела кадров должен ознакомить каждого сотрудника с приказом, в котором тот должен поставить свою визу: «С приказом ознакомлен», подпись работника, дата ознакомления.

Срок хранения приказов по личному составу обусловлен рациональными соображениями продолжительности работоспособности и самой жизни человека и составляет 75 лет.

Приказы оформляются на бланках формата А4.

Состав реквизитов приказа по личному составу:

наименование министерства или ведомства;

название организации;

наименование вида документа;

место составления;

дата, номер;

заголовок;

текст;

подпись;

визы;

подписи сотрудников, ознакомленных с приказом;

отметка о направлении в дело.

Выписка из приказа по личному составу.

Реквизиты выписки из приказа:

наименование министерства или ведомства;

наименование организации;

выписка из приказа;

дата и номер подлинного документа;

место составления;

заголовок;

констатирующая часть текста;

распорядительная часть (необходимый пункт);

подпись;

заверительная надпись.

Элементы заверительной надписи:

слово «Верно» ;

наименование должности сотрудника, заверившего выписку;

дата заверительной надписи Следующим видом документа по личному составу является заявление.

Заявление — документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска.

Правила оформления заявления:

Пишется от руки в произвольной форме.

На трафаретном бланке, разработанном на данном предприятии.

Реквизиты заявления:

название вида документа;

дата;

адресат;

от кого направлено;

текст;

подпись.

Документ «заявление» бывает разных видов. Например, заявление с просьбой о приеме на работу, с просьбой об увольнении, с просьбой о переводе на другую должность и т. д.

Реквизиты заявления о приеме на работу:

адресат (кому направлено);

от кого (Ф.И.О., адрес);

наименование вида документа;

текст;

дата составления;

подпись.

Особенность заявления о переводе на другую должность — в адресате сотрудник указывает занимаемую в данный момент должность, а в тексте — причины перевода. Заявления о предоставлении учебного отпуска, отпуска по беременности и родам и т. п. должны содержать в тексте указания на соответствующие документы.

Следующим видом документа по личному составу является трудовой контракт.

Трудовой контракт (договор) — соглашение между трудящимся и предприятием, по которому трудящийся обязуется выполнять работу по определенной специальности с подчинением трудовому распорядку, а предприятие обязуется выплачивать заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством. ТК употребляет термины «трудовой договор» и «контракт» как равнозначные понятия, синонимы.

Основные условия договора включают соглашения:

о работе по одной или нескольким специальностям;

квалификации;

месте работы;

сроке действия;

виде трудового договора;

об условиях оплаты труда.

Дополнительные условия могут касаться любых вопросов оплаты труда и социально — бытового обслуживания работника. Все перечисленные данные взяты из комментария к Кодексу законов о труде РФ. Контракты заключаются на неопределенный срок; на определенный срок; на время выполнения определенной работы.

Срочные договоры заключаются в случае, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы. Срочные договоры заключаются тогда, когда работа не имеет постоянного характера. Разновидностью срочных договоров являются договоры о временной и сезонной работе.

Основные условия, которые рекомендуется указывать в договорах:

место работы;

конкретная работа по профессии, должности;

дата начала работы и ее окончания;

оплата труда;

обязанности предприятия по охране труда.

Могут быть дополнительные условия сторон: испытательный срок, совмещение профессий, дополнительный отпуск, повышение квалификации и т. д.

Контракт составляется в 2 экземплярах (первый экземпляр в организации, второй — у работника), подписывается руководителем и работником, заверяется печатью организации. Трудовые контракты включаются в состав личных дел.

Если личные дела не заводятся, то контракты формируются в отдельное дело по алфавиту. Трудовые контракты хранятся 75 лет, если отсутствует приказ по личному составу, или 5 лет после увольнения при наличии приказа по личному составу.

Следующим видом документа по личному составу является трудовая книжка.

Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий стаж работы. Трудовые книжки ведутся на всех работников, проработавших свыше 5 дней. Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек. Лица, поступаю на работу, обязаны предъявить администрации предприятия трудовую книжку, сдать её в отдел кадров. Поступающие на работу впервые, представляют документ о последнем занятии, уволенные из рядов ВС — военный билет.

В трудовые книжки вносятся следующие данные:

сведения о работнике;

сведения о работе;

сведения о награждениях и поощрениях;

сведения об открытиях, на которые выданы дипломы;

взыскания в трудовую книжку не вносятся.

Все записи вносятся в трудовую книжку после издания приказа. Если в трудовой книжке заполнены все страницы, то она дополняется вкладышем. Без самой трудовой книжки вкладыш не действителен. При утере трудовой книжки выдается дубликат.

Не позднее 15 дней работнику обязаны выдать новую трудовую книжку с надписью «дубликат» в правом верхнем углу титульного листа.

Изменения записей производятся администрацией по последнему месту работы на основании документов со ссылкой на номер и дату этих документов. Ссылки на документы даются на внутренней стороне обложки трудовой книжки, заверяются подписью руководителя, ставится печать организации или отдела кадров. Администрация предприятия обязана выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения, сделав запись об увольнении.

В организациях ведется документация по учету бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек.

Личное дело — совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже. Личные дела оформляются после издания приказа о приеме на работу.

Документы рекомендуется включать в личное дело в следующей последовательности:

внутренняя опись документов дела;

дополнения к анкете;

заявление о приеме на работу;

анкета с фотокарточкой;

трудовой договор;

приказ о приеме на работу (копия);

документы об образовании (копии);

характеристики или рекомендательные письма.

Вначале в личное дело помещаются документы, оформленные при приеме на работу. В дело могут добавляться документы, подтверждающие изменение анкетно-биографических данных (копии дипломов, свидетельства, аттестационные листы). Копии приказов о переводе по службе в личное дело не включаются. На документы личного дела составляется внутренняя опись.

Личное дело ведется в одном экземпляре, внесение изменений и дополнений со слов работника не допускается. Личные дела учитываются в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом. Заверительная надпись пишется только на листе — заверителе.

формирование хранение документ личный состав.