Учет расчетов с подотчетными лицами

Наличные деньги, выдаваемые в подотчет работникам из кассы организации на административно-хозяйственные, операционные и командировочные расходы, учитываются в Пинском райПО на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету этого счета отражаются суммы, выданные в подотчет, а по кредиту — денежные средства, израсходованные подотчетными лицами. Сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» обычно бывает дебетовое и отражает остаток подотчетных сумм, числящихся за подотчетными лицами.

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой авансовой выдаче.

Выезд сотрудника организации в командировку оформляется приказом председателя. Если командирование осуществляется на основании приглашения партнера, направление работника в командировку производится на основании приказа и данного приглашения. В приказе отражены все сведения, необходимые бухгалтерии организации для расчета сумм, выдаваемых командированному лицу подотчет: сроки командировки, порядок проезда в командировку и другая необходимая информация.

На основании приказа бухгалтерия организации производит ориентировочный расчет величины командировочных расходов (суточных, расходов по найму жилья, стоимости проезда и др.).

Наличные деньги подотчет выдаются из кассы организации расходным кассовым ордером. Основанием для получения денег работником из кассы организации является приказ председателя.

Новые авансы подотчетному лицу выдаются лишь при условии полного расчета по ранее выданному авансу.

Авансы выдаются на сроки:

• — не более 3 рабочих дней на хозяйственные расходы, которые осуществляются в г. Пинске;
• — не более 10 рабочих дней на хозяйственные расходы, производимые вне г. Пинска;
• — до 30 рабочих дней в сумме, не превышающей размера одной базовой величины.

Чаще всего авансы в организации выдаются для служебных командировок.

Основным нормативным документом, регламентирующим порядок и размеры возмещения расходов по командировкам в пределах РБ, является «Инструкция о порядке и размерах возмещения расходов, при служебных командировка в приделах РБ» утвержденная Постановлением Министерства финансов от 12 апреля 2000 г. № 13.

Направление работников в служебную командировку оформляется приказом, на основании которого выдается командировочное удостоверение. В котором указываются: цель командировки, отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункт назначения, выбытии из них, прибытие на место постоянной работы и прикладываются проездные билеты.

Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре, подписывается председателем, заверяется печатью и регистрируется в журнале учета работников выбывающих в командировки. Отметки о выбытии и прибытии заверяются печатью.

На основании указанных отметок в командировочном расчете начисляются суточные. Срок командировки работников определяется председателем, и не может превышать 30 календарных дней, не считая времени нахождения в пути.

Продлить срок командировки можно с разрешения председателя, но не более чем на10 дней.

Днем выезда в командировку считается день отправления транспортного средства из г. Пинска, а днем приезда — день прибытия транспортного средства в г. Пинск.

За работником, направленным в командировку, сохраняется место работы (должность) и заработная плата в течение всего срока служебной командировки, но не ниже среднего заработка.

Кроме того, организация обязуется возместить понесенные дополнительные расходы, такие как:

• — стоимость проезда от места работы к месту командировки и обратно;
• — суточные;
• — расходы по найму жилого помещения в месте командировки.

Стоимость проезда оплачивается в размере стоимости представленных подлинных проездных документов (билетов). Суточные оплачиваются за каждые сутки по нормам Министерства финансов Республики Беларусь в размере 44 000 рублей, при первой командировке — 22 000 рублей. Расходы по найму жилого помещения оплачиваются в размере подлинных счетов или квитанций из гостиниц, без предоставления документов квартирные оплачиваются в размере 13 000 рублей.

Подотчетное лицо, в 3 дневной срок по возвращении из командировки, обязано предоставить в бухгалтерию организации утвержденный председателем письменный отчет о результатах командировки и авансовый отчет об израсходованных суммах.

К авансовому отчету прилагается командировочное удостоверение с отметками о дате выбытия в командировку, прибытия в пункт назначения, выбытия из него и прибытия организацию, документы о найме жилого помещения, проездные билеты. На основании авансового отчета составляется ежемесячная бухгалтерская справка по кредиту счета 71.

К отчету прикладываются оправдательные документы:

• — счета на оплату расходов;
• — денежные чеки;
• — счета на покупку товаров и др.

Остаток неизрасходованной суммы подлежит возврату в кассу организации.

Бухгалтерия осуществляет контроль, за выдачей денежных сумм подотчет, правильным их использованием, за своевременным поступлением авансовых отчетов и возвратом неиспользованных подотчетных сумм.