Библиографическое описание. 
Систематизация документов

На этом этапе происходит запись информации, которая описывает документ как физический носитель информации. Этот этап также может называться регистрацией идентификаторов документа. Основными идентификаторами являются название, имя автора, издание, тираж, издательство и год публикации документа.

О том, какую информацию включать в библиографическое описание и как, можно подробнее узнать в HURIDOCS Standard Formats for the Recording and Exchange ofBibliographic Informationconcerning Human Rights (Стандартные форматы HURIDOCS’а для записи и обмена библиографической информации в области прав человека).

Описание содержания:

Процесс описания того, что содержится в документе, называется описанием содержания. Существуют две основные формы описания содержания — индексирование и резюмирование (составление кратких обзоров). По этим индексам и обзорам пользователь определяет, содержит ли тот или иной документ ту информацию, которая ему нужна.

Индексированием называется процесс выбора терминов, наиболее точно отражающих содержимое документа. Термины, которые используются для этих целей, называются терминами индекса, но также они могут называться дескрипторамиили предметными рубриками. Поэтому каталог, составленный из карточек, у которых в качестве основания доступа — термины индекса, называется предметным каталогом.

Обычно для описания одного документа используется не один термин индекса. А раз так, то возрастает количество оснований поиска, и следовательно для карточного каталога необходимо составлять несколько карточек. В случае со стандартным форматом, обычным решением этой проблемы является создание специального поля индекса, которое позволяет вводить составные термины.

Целью индексирования состоит в том, чтобы привести пользователя к информации, которую он искал. Список, который используется для описания содержания документа, должен быть тем же списком, по которому будут искать документы по запросу пользователя.

Индексирование основывается на контролируемом словаре, представленном в виде списка терминов или тезауруса.

Тезаурус — это сложный список, состоящий из регулируемого набора терминов, связанных иерархической и/или другой связью между собой.

Весь процесс индексирования состоит из различных стадий. Основная стадия это расширение списка терминов индекса или тезауруса, включая описание различных типов взаимосвязи между терминами.

Резюме — это краткий обзор текста (например, книги или статьи). Обычно оно довольно короткое (меньше 1000 слов). В документационном центре несколько резюме могут быть собраны в одной книге. Еще один часто используемый способ хранения резюме — это описание книги по стандартному формату, в котором есть поле для введения резюме.

Для пользователей документационных центров резюме полезны по двум причинам:

• а) резюме значительно уменьшает количество первичной информации.
• б) в резюме акцент ставится на определенные аспекты.

Хранение документов:

Документ, в какой бы форме он ни был — в бумажном, в виде магнитофонной записи или информации на компьютерном диске — должен храниться в соответствии с определенной системой для того, чтобы при необходимости его можно было отыскать в собрании с минимальными затратами.

Полная система хранения содержит следующие компоненты:

• — устройства, помогающие при поиске документов,
• — физические носители документов,
• — порядок, в соответствии с которым систематизируют документы.

Устройства, помогающие при поиске документов, носят тот вид, в котором осуществляется каталогизация. Поисковым устройством может быть карточка каталога, перечень записей каталога или компьютерная база данных.

В качестве физического носителя документов наиболее часто для хранения используются папки. Папки могут использоваться для хранения отдельных документов или набора связанных документов, скрепленных или сшитых вместе. Папки могут помещаться в картотечные блоки или в специальные вертикальные коробки, ставящиеся на полки. Книги чаще всего также хранятся на полках.

Физические носители документов выполняют еще одну функцию: документы внутри них располагаются в соответствии с определенным порядком. Документы могут быть выстроены просто в алфавитном порядке по авторам или источнику (частный документ или документ организации), могут быть выстроены в хронологическом порядке по дате их создания или поступления в коллекцию или в соответствии с типом, размером и форматом документа, система выстраивания также может быть основана на географических данных. Кроме этого документы могут группироваться по темам.

Назначение указателя местоположения документа:

Для того чтобы хранить документы в нужном порядке и облегчить их поиск, часто требуется установить условные обозначения, которые будут указывать на местоположение документов. Терминнумерация записей также часто используется для описания этого процесса, так как числа обычно, но не всегда, используются в качестве условных обозначений.

Аналогичным образом, для обозначения указателя расположения документа используются множество терминов, среди них:

• — символ документа,
• — номер записи,
• — идентификатор записи,
• — подпись каталога,
• — классификационный код,
• — шифр документа.

Обычно, документам, которые хранятся вместе, например в одной папке, на одной полке или в одной коробке, присваиваются последовательные номера или обозначения, например:

• — числовые: 1,2,3…
• — буквенные: от, А до Я
• — буквенно-числовые: А1, А2, А3…, Б1, Б2, Б3…
• — численно-буквенные: 1а, 1б, 1в…, 2а, 2б, 2в…

В указатель может быть включен год или месяц создания или поступления в коллекцию, название источника, географические термины или шифр документа, например:

• — 1999;001, 1999;002… 2000;001, 2000;002…
• — AI-001, AI-002… HRW-001, HRW-002…
• — АФР-001, АФР-002… АЗИЯ-001, АЗИЯ-002…, ЕВР-001…

В то же время документу может быть присвоен указатель в зависимости от класса, к которому принадлежит этот документ. Тема классификации обсуждается в следующей главе.

Существует определенная последовательность действий, которые следует выполнять при указании местоположения документа. В первую очередь документалист должен определить, какой указатель будет присвоен документу.

Например, если документы выстроены в последовательном порядке, документалист должен выяснить какой указатель использовался последним, или если используется схема классификации, выбрать соответствующий класс.

Следующий шаг — пометить документ присвоенным ему указателем. Если это книга, указатель обычно наносится на корешок. На папках обычно имеются ярлыки (наклейки), куда могут быть внесены примечания, а на листах бумаги указатели могут быть в виде печати. После нанесения указателей документы помещаются на место их будущего хранения.

В завершение процесса каталогизации, назначенные указатели вносятся в карточки каталога, список или базу данных, используемые для поиска документов.

Кроме того, указатели обычно наносятся на хранилища документов (папки, шкафы с выдвижными ящиками, коробки или полки). Эти указатели обычно состоят из первых символов указателей документов, находящихся внутри.

Классификация:

Классификация — это метод присваивания документам указателей, основанных на явно преобладающей теме документа. Данный метод имеет свои преимущества:

• а) все основные документы по определенной теме собраны в одном месте, где их можно легко найти;
• б) позволяет избежать промежуточного процесса поиска необходимых документов в каталоге или базе данных;
• в) необработанные документы могут быть отсортированы и помещены на временное или постоянное хранение, где их затем можно будет легко найти по предметной области;
• г) не прибегая к помощи документалиста пользователи могут определить местонахождение нужного документа, рассматривая темы, смежные с данной, и даже натолкнуться на несколько более подходящие документы, о которых они никогда даже не думали.

Существуют три схемы классификации, которые широко используются во всем мире: схемы Классификации Библиотеки Конгресса (the Library of Congress Classification), Универсальной Десятичной Классификации (the Universal Decimal Classification) и Десятичной Классификации Дьюи (the Dewey Decimal Classification). Это общие схемы, полностью охватывающие всю область знания. Они носят слишком общий характер, поэтому не могут применяться в специализированном центре документации, но из них можно извлечь некоторые понятия и использовать их в работе. Часто правозащитные документационные центры разрабатывают собственные схемы классификации. Типовая Схема Классификации для Правозащитного Документационного Центра была разработана Iva Caccia, служащим канадского правозащитного документационного центра, и имеется в распоряжении HURIDOCS.

Уникальные идентификаторы записи:

Часто, при работе с определенными видами документов, необходимо быть уверенным в том, что указатели местоположения документов уникальны, то есть они используются только один раз и только для одного документа. Это особенно важно, когда для хранения информации о документах, находящихся в собрании, используются компьютерные базы данных. В компьютерной терминологии, такой указатель местоположения документа называется уникальным идентификатором записи. Большинство программного обеспечения для баз данных имеют функцию, которая управляет автоматическим присваиванием уникальных номеров записи.

Библиографические записи в компьютерной базе данных зачастую получают уникальные идентификаторы записи и одновременно содержат другие указатели местоположения, которые указывают на основные документы. Главным образом, это имеет место в тех случаях, когда схема классификации используется для организации первичных документов.

Каталогизация равна заполнение стандартных библиографических форматов.